ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்தின் நன்மை தீமைகள் ஒரு பார்
காகிதம் இல்லாதது உங்கள் சிறிய வியாபாரத்திற்கான ஒரு ஸ்மார்ட் முடிவை நீங்கள் தீர்மானிக்க உதவுவதற்கு ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்தின் நன்மைகளைப் பார்க்க இங்கே இருக்கிறது.
ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்தின் நன்மை
1. சுற்றுச்சூழல்-நட்பு - தி டெய்லி பசுமைக் கூற்றுப்படி, 25% நிலக்கீல் கழிவுக்கான காகித கணக்குகள், மற்றும் ஐக்கிய மாகாணங்களில் காகித விவரங்களை வெறும் 10% குறைத்தால், அது 1.6 மில்லியன் டன் பசுமை இல்ல வாயுக்களின் உமிழ்வைத் தடுக்கும். அது காகிதத்திற்கு மட்டும் அல்ல, மை கார்ட்ரிட்ஜ்களின் உற்பத்தி மற்றும் அகற்றல் மற்றும் பிரிண்டர்கள் பயன்படுத்தும் ஆற்றல் ஆகியவற்றை எடுத்துக் கொள்ளவில்லை. காகிதமில்லாமல் போகும் ஒரு சுற்றுச்சூழல் உணர்வு முடிவு.
2. பயனுள்ள செலவு - சுற்றுச்சூழலுக்கான காகிதம் இல்லாத அலுவலகத்தின் நன்மைகள் இருப்பதால், சிறிய வணிக வரவுசெலவுத்திட்டத்திற்கான நன்மைகள் உள்ளன. ஒவ்வொரு மாதமும் எவ்வளவு காகிதத்தை, மை, அஞ்சல் மற்றும் மற்றவற்றுடன் எவ்வளவு பணம் செலவழிக்க வேண்டுமென்று சிந்தியுங்கள். பின்னர், உங்களுடைய அனைத்து உடல் பொருட்கள் மற்றும் உண்மையான ஆவணங்கள் அனைத்தையும் சேமிப்பதற்கான இடத்தை எடுத்துக்கொள்ளுங்கள். இது மிகவும் விலை உயர்ந்ததாக இருக்கும். காலப்போக்கில், காகிதம் குறைந்தது உங்கள் சிறிய வியாபாரத்திற்கான பெரும் சேமிப்புகளை விளைவிக்கலாம்.
3. எளிதான அணுகல் - காகிதமில்லாமல் இருப்பது உங்கள் முக்கியமான ஆவணங்களை டிஜிட்டல் செய்யப்படுகிறது. நீங்கள் மேகக்கணிக்கு அவற்றைத் திரும்பப் பெறலாம் அல்லது தொலைதூர டெஸ்க்டாப் பயன்பாட்டின் மூலம் அவற்றை அணுகலாம், ஒரு மொபைல் அலுவலகத்தில் இருந்து வேலைசெய்யும் திறன், அல்லது எங்கு வேண்டுமானாலும் அதைப் பெறுவீர்கள்.
4. கோப்பு அமைப்பு - நீங்கள் எப்போதாவது நேரத்தை வீணடித்து விட்டால், ஒழுங்கமைக்காத ஒரு தாக்கல் கேபினட் அல்லது காகிதங்களின் அடுக்குகளை நீங்கள் தேடுகிறீர்கள் என்பதைக் கண்டுபிடிக்க, நீங்கள் சிக்கலான காகித ஆவணங்கள் எவ்வாறு நிர்வகிக்க முடியும் என்பது உங்களுக்குத் தெரியும்.
நீங்கள் ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்தை உருவாக்கும் போது, நீங்கள் ஒரு டிஜிட்டல் கோப்பு முறைமை உருவாக்கலாம், இது காலப்போக்கில் ஒழுங்கமைக்க, தேடலாம் மற்றும் மாற்றங்களை எளிதாக்குகிறது. ஒரு முறை ஒரு தேடலை எளிதாகக் கையாளுவதற்கு ஒரு ஆவணத்தை கண்டுபிடிப்பதற்கான ஒரு வலிமையான செயல்முறையாக இது விளங்குகிறது.
ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்தின் கேஸ்
1. கணினி தோல்வி - டிஜிட்டல் விரைவு அணுகல் இருக்கலாம், ஆனால் அது விரைவான இழப்பு பொருள். உங்கள் கணினி விபத்துக்குள்ளானால், உங்கள் கணினியில் உள்நாட்டில் சேமிக்கப்படும் அனைத்து வணிக ஆவணங்களுக்கும் என்ன நடக்கும் என்பதைக் கவனியுங்கள். நீங்கள் எல்லாம் இழக்க நேரிடும். ஒவ்வொரு சிறு வியாபாரத்திற்கும் முக்கியமாக, காகிதத்திறன் கொண்டவை, தரவை ஆஃப்-சைட்டை ஆதரித்தல் மற்றும் பாதுகாப்பதற்கான ஒரு அமைப்பு வேண்டும் என்பதே முக்கியம்.
2. பாதுகாப்பு - டிஜிட்டல் கோப்புகளால் கோப்புப் பெட்டியிலோ அல்லது அலுவலக அலுவலகத்திலோ ஒரு பூட்டைப் பாதுகாக்க முடியாது, எனவே ஆவணங்களின் பாதுகாப்பு மற்றும் முக்கியமான தகவல்கள் காகிதத்தில்லாத அலுவலகங்களில் தீவிர அக்கறை கொண்டுள்ளது. தீர்வுகள் குறியாக்கம், உள்ளூர் சேவையகங்கள் மற்றும் தடைசெய்யப்பட்ட அணுகல் ஆகியவை அடங்கும், இவை அனைத்தும் அவற்றின் சொந்த செலவையும் நன்மையையும் கொண்டிருக்கின்றன. கூடுதலாக, சில வியாபாரங்களின் தன்மை மற்றும் தினசரி அடிப்படையில் கையாளும் பொருட்களின் உணர்திறனைக் கருத்தில் கொள்வது முக்கியம். உங்கள் கணக்காளரைப் பற்றித் தெரிந்து கொள்வது தாளில் செல்லுவதற்கு தங்களைக் கடமையாக்காது.
3. செயல்முறைகளை மாற்றியமைத்தல் - ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்திற்கு மாற்றுவதற்கான ஒரு பகுதி உங்கள் நடப்பு செயல்பாட்டு செயல்முறைகளை மறுபரிசீலனை செய்வதோடு போதுமான மாற்றீடுகளைக் கண்டறிவதும் உள்ளடங்கும்.
உதாரணமாக, நீங்கள் ஒரு மின்னணு கையொப்ப சேவை, ஆன்லைனில் விலைப்பட்டியல் மற்றும் கட்டணச் சேவைகளைப் பயன்படுத்துவது மற்றும் பிற ஆவணங்களுக்கான தேவைகளை மாற்றுவதற்கான பிற பயன்பாடுகளைப் பயன்படுத்த வேண்டும். உங்கள் ஊழியர்களில் ஒவ்வொருவரும் புதிய முறைமையில் பயிற்சி பெற்றிருக்க வேண்டும்.
4. நேரம் தீவிரமானது - காகிதம் எடுப்பது ஒரே இரவில் செயல்முறை அல்ல; கருத்தில் கொள்ள நிறைய காரணிகள் உள்ளன. காகித உலகத்தை விட்டு வெளியேறும் தாக்கங்கள் அனைத்தையும் கருத்தில் கொள்ள நேரம் எடுக்கிறது, காகிதங்களைத் தாங்களே ஆதரிக்கும் உங்கள் செயல்பாட்டிற்கு மாற்றங்கள் அனைத்தையும் செயல்படுத்துவதற்கு நீண்ட காலம் தேவைப்படுகிறது.
காகிதமில்லாமல் போகும் முடிவு வணிகத்தில் இருந்து வணிகத்திற்கு மாறுபடும், அது ஒவ்வொரு நிறுவனத்திற்கும் சரியான ஒரு உலகளாவிய முடிவை அல்ல. காகிதம் செய்ய முடிவெடுக்கும் மிக முக்கியமான பகுதியாக உங்கள் ஆராய்ச்சி செய்துள்ளது, எனவே நன்மைகள் சவால்களைவிட அதிகமாக இருந்தால் நீங்கள் முடிவு செய்யலாம்.
பின்னர், ஒரு முறையான செயல்முறையை உருவாக்கவும், இது காகிதமில்லாமல் இருப்பதற்கான நன்மைகள் மட்டுமல்ல, அதே நேரத்தில் உங்கள் உற்பத்தித்திறனை மேம்படுத்தவும் உதவும்.