ஒழுங்கமைக்கப்படுவது, உங்களுடைய மேசை மீது இருக்கும் கடிகாரத்தை தூக்கிப் போடுவதைத் தவிர்த்து, காகிதங்களைப் பற்றிக் கூறுவதைக் காட்டிலும் அதிகமானவற்றை உள்ளடக்கியது. அமைப்பு உங்கள் வணிகத்தின் பல்வேறு பகுதிகளுக்கு உருவாக்கும் அமைப்புகள் மற்றும் நடைமுறைகளை உள்ளடக்கியது; இந்த நீங்கள் இன்னும் உற்பத்தி மற்றும் லாபம் ஆக உதவும் திறன் உள்ளது. கீழேயுள்ள கருத்துக்கள் உங்கள் சிறிய வியாபாரத்தில் நீங்கள் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட சிறந்த வழிகளில் சிலவற்றை உள்ளடக்குகின்றன. மெதுவான மற்றும் நீடித்த முன்னேற்றத்திற்காக ஒன்றை முயற்சிக்கவும் அல்லது இந்த ஆண்டு உங்கள் வணிகத்தில் ஒவ்வொரு மாதமும் ஒரு புதிய நிறுவன செயல்முறையை இணைப்பதற்கு ஒரு திட்டத்தை உருவாக்கவும்.
01 - பேப்பர்கள் மற்றும் ஆவணங்களின் கட்டுப்பாட்டை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்
இப்போது நீங்கள் பணிபுரியும் ஆவணங்களின் வகை பற்றி உங்களுக்கு நல்ல யோசனை உள்ளது, அது உங்கள் அலுவலக கோப்புறை அமைப்பு உருவாக்க - அல்லது மேம்படுத்துவதற்கான நேரம். சுசான் வார்டு உங்கள் ஆவணம் மேலாண்மை முறையை உருவாக்கும் ஒரு வழிகாட்டியான வழிகாட்டி ஒன்றை உருவாக்கியது, இது உங்கள் காகித செயல்முறையை உருவாக்கவும் அல்லது நன்றாக ஒழுங்கமைக்கவும் உதவும்.
காகிதம் இல்லாத அலுவலகத்தை நோக்கித் துவங்குவதற்கான நேரத்தை நீங்கள் முடிவு செய்திருந்தால் ( முதலில் இந்த சாதகங்களைப் படிக்கவும் ), பின்னர் உங்கள் ஸ்கிரிப்ட் மூலம் தொடங்கலாம் மற்றும் உங்கள் பெறுதல்களை டிஜிட்டல் செய்து, ஆன்லைன் பெறுதல் மற்றும் கட்டண சேவைகளை FreshBooks போன்றவை பயன்படுத்தி, DocuSign , மற்றும் தரவு காப்பு மற்றும் காப்பகத்திற்காக கிளவுட் பயன்படுத்தி. நீங்கள் வியாபார கார்டுகளை வருடத்தின் போது சேகரித்தால், வணிக அட்டை ஸ்கேனரில் முதலீடு செய்ய ஒரு நல்ல யோசனையாக இருக்கலாம், எனவே நீங்கள் உடனடியாக தொடர்புத் தகவலை டிஜிட்டல் செய்து காகித அட்டைகளைத் துண்டிப்பீர்கள்.
02 - சரியான உற்பத்தி சாதனங்களைப் பயன்படுத்துங்கள்
- தொடர்பு மேலாண்மை. நெட்வொர்க்கிங் போது நீங்கள் சந்திக்கும் மக்கள் நினைவில் உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள் கண்காணிக்க இருந்து, ஒவ்வொரு சிறிய வணிக உரிமையாளர் தொடர்பு தகவல் மேலாண்மை ஒரு அமைப்பு தேவை. Salesforce போன்ற ஒரு விரிவான வாடிக்கையாளர் உறவு மேலாண்மை (CRM) அமைப்பைத் தேர்வுசெய்யலாம் அல்லது சிறிய அளவிலான நிர்வாகத்திற்கான உங்கள் வணிகத்திற்கான உங்கள் ஏற்கனவே உள்ள தொடர்புகள் பயன்பாட்டை நீங்கள் அமைக்கலாம்.
- கூட்டங்கள் மற்றும் தொடர்பு. நீங்கள் சந்திப்புகளை நேருக்கு நேர் சந்திக்கிறதா, தொலைபேசியில் அல்லது வீடியோ அரட்டை சேவைகள் மூலம், செயல்முறை இன்னும் ஒழுங்கமைக்க ஒரு வழி உள்ளது. உங்கள் சந்திப்புகள் இன்னும் ஒழுங்கமைக்கப்படுவதற்கு முன்னர், எப்போது, எப்போது வேண்டுமானாலும் சேவை செய்யலாம்.
- கணக்கியல் மற்றும் வரவு செலவு கணக்கு. குவிக்புக்ஸில் ஆன்லைன், சீரோ மற்றும் அலை போன்ற கருவிகளுடன் நீங்கள் விலைப்பட்டியல், ஒழுங்குபடுத்துதல் மற்றும் பணப்புழக்கத்தை நிர்வகிக்கவும்.
- சுற்றுலா மற்றும் செலவு கண்காணிப்பு. பயண திட்டங்களை எளிதாக்க, Expedia மற்றும் TripAdvisor போன்ற பயன்பாடுகளைப் பயன்படுத்தலாம். பின்னர், ஒரு முறை சாலையில், Expensify போன்ற பயன்பாடுகள் நீங்கள் செலவுகள் கண்காணிக்க மற்றும் வீட்டில் நிறைய ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட போது புகார் செய்ய உதவும்.
- சமூக ஊடக மேலாண்மை. நீங்கள் ஒரு முறையான மற்றும் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட வழியில் அணுகி இல்லை என்றால், சமூக ஊடகத்தில் எவ்வளவு நேரத்தை வீணாக்கலாம் என்று அனைவருக்கும் தெரியும். Hootsuite மற்றும் Buffer போன்ற கருவிகள் சிறிய வியாபார உரிமையாளர்களுக்காக விலைமதிப்பற்றதாக இருக்கும்.
- மின்னஞ்சல் மேலாண்மை. உங்கள் சிறு வியாபாரத்தில் Gmail ஐப் பயன்படுத்தினால், உங்கள் இன்பாக்ஸ் ஒழுங்கமைக்கப்படக்கூடிய சில Google நீட்டிப்புகளுக்கான அணுகல் உங்களுக்கு உள்ளது. மற்றொரு மின்னஞ்சல் பயன்பாட்டை நீங்கள் பயன்படுத்தினால், தானியங்கி வடிகட்டுதல், நினைவூட்டல்கள் மற்றும் பலவற்றிற்காக SaneBox ஐ முயற்சிக்கவும்.
- திட்ட மேலாண்மை. ஒரு நல்ல திட்டம் மேலாண்மை பயன்பாடு நீங்கள் பணிகளை கண்காணிக்க உதவுகிறது, கோப்புகளை பகிர்ந்து மற்றும் சக ஒரு இடத்தில் சக தோழர்களுடன் ஒத்துழைக்க மற்றும் உங்கள் வேலை ஏற்பாடு பெற நீங்கள் பயன்படுத்த முடியும் சிறந்த கருவிகள் ஒன்றாகும். அனைத்திற்கும் ஒரு திட்ட மேலாண்மை தீர்வுக்கு Basecamp அல்லது Asana ஐ முயற்சிக்கவும்.
உற்பத்தித்திறன் மிகவும் தனிப்பட்ட செயல்முறையாகும் மற்றும் உங்களுக்கு தேவையான பயன்பாடுகள் நீங்கள் செய்யும் வேலையும் நீங்கள் வேலை செய்யக்கூடிய விதமாகவும் இருக்கும். உங்கள் செயல்பாட்டில் ஒரு புதிய கருவியை ஒருங்கிணைப்பதற்கு முன்பு உங்கள் தேவைகளை ஆராய்வதற்கு நேரத்தை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் நினைப்பதுபோல் பலருக்குத் தேவையில்லை. மேலும் உற்பத்தி கருவி உத்வேகம், இந்த கட்டுரை வாசிக்க 101 சிறு வணிக உற்பத்தி பயன்பாடுகள் மற்றும் இந்த 27 நேரம் சேமிப்பு பயன்பாடுகள் ஆராய.
03 - உங்கள் கம்ப்யூட்டர் ஒழுங்கமைக்கப்படவும்
உங்கள் கணினியை ஒழுங்கமைத்து, வேலை வடிவத்திற்கு திரும்புவதற்கு நீங்கள் இப்போது செய்யக்கூடிய ஒரு பட்டியல் இங்கே உள்ளது:
- உங்கள் டெஸ்க்டாப் சுத்தம். நீங்கள் இங்கு செல்லக்கூடிய சில வழிகள் உள்ளன, அது உங்கள் பணி பாணியைப் பொறுத்து, உங்கள் கணினியை எவ்வாறு பயன்படுத்துகிறது என்பதைப் பொறுத்தது. உங்கள் குப்பையைத் தவிர உங்கள் டெஸ்க்டாப்பில் இருந்து எல்லாவற்றையும் நீக்கிவிடலாம் (உங்கள் டெஸ்க்டாப்பில் பயன்பாட்டு சின்னங்கள் குறுக்குவழிகளைக் குறிக்கின்றன - உங்கள் உண்மையான பயன்பாடுகள் அனைத்தும் வழக்கமாக உங்கள் பயன்பாடுகள் கோப்புறையில் வாழ்கின்றன). அல்லது உங்கள் மிகவும் அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் பயன்பாடுகள் மற்றும் கோப்புகளை ஒரு சில குறுக்குவழிகளை சேர்க்க முடியும். நான் முதல் விருப்பத்தை நோக்கி தவறாகப் போகிறேன், முடிந்தவரை நெறிப்படுத்தப்பட்டதாக, ஆனால் நான் தற்போது பணிபுரியும் கோப்புகளை எளிதில் அணுகுவதற்காக எனது டெஸ்க்டாப்பைப் பயன்படுத்துகிறேன். நான் முடிந்தபின், அவர்கள் நிரந்தர வீட்டிற்குள் செல்லுகிறார்கள்.
- ஒரு டிஜிட்டல் தாக்கல் முறையை அமைக்கவும். உங்கள் ஆவணங்களை ஒரு நிரந்தர இல்லமாக வழங்குவதைப் பற்றி பேசுகையில், நீங்கள் ஒரு தாக்கல் செய்யும் அமைப்பு ஒன்றை உருவாக்குகிறீர்கள், இது உங்களுக்கு முழுமையான அர்த்தத்தைத் தருகிறது, எனவே உங்களுக்கு தேவையான ஆவணங்கள் உங்களுக்குத் தேவைப்படலாம். கோப்பு மற்றும் கோப்புறை அமைப்புக்கான இந்த வழிகாட்டி நீங்கள் தொடங்குவதற்கு உதவக்கூடிய சிறந்த உதவிக்குறிப்புகளை வழங்குகிறது.
- மென்பொருள் புதுப்பிக்கவும். பயன்பாட்டு மற்றும் இயக்க முறைமை புதுப்பிப்புகளை தானாகவே நிறுவ உங்கள் கணினி அமைக்கப்பட்டிருந்தால், பெரியது. இது ஒரு கையேடு செயல்முறை என்றால், பல பாதுகாப்பு இணைப்புகளை உள்ளடக்கி இருப்பதால், நீங்கள் புதுப்பித்தலுக்கு குறைந்தபட்சம் இருமுறை சரிபார்க்க வேண்டும். பின்னர், ஒரு வருடத்திற்கு ஒருமுறை, நீங்கள் பயன்படுத்தும் மென்பொருளின் தற்போதைய பதிப்பை மறுபரிசீலனை செய்யுங்கள் மற்றும் அதன் நேரம் மேம்படுத்தப்பட்டால் முடிவு எடுக்கலாம்.
- வைரஸ்கள் மற்றும் செயல்திறன் சிக்கல்களுக்கு ஸ்கேன். நீங்கள் எந்த வகை கணினியைப் பொருட்படுத்தாமல், அனைவருக்கும் வைரஸ்கள் அல்லது தீம்பொருளைப் பெறலாம் (ஆம், கூட Mac கள்!). நீங்கள் விண்டோஸ் அடிப்படையிலான கணினி வைத்திருந்தால், PCWorld இலிருந்து இந்த PC பராமரிப்பு குறிப்புகள் உங்கள் கணினியை ஆரோக்கியமாக வைத்துக்கொண்டு மென்மையாக இயங்க உதவும்.
- உங்கள் தரவு காப்புப்பிரதியின் முழுமையை சரிபார்க்கவும். உங்கள் தரவை காப்புப் பிரதி எடுக்கிறது, சரியானதா? இல்லையெனில், எல்லாவற்றையும் விட்டுவிட்டு, எல்லாவற்றையும் தவிர்க்கவும். நீங்கள் கார்பனைட், பின்னொளி அல்லது க்ராஷ் பிளானைப் போன்ற கிளவுட் அடிப்படையிலான தரவு காப்பு சேவையைப் பயன்படுத்தலாம் அல்லது உங்கள் கணினியில் நீங்கள் இணைக்கும் வெளிப்புற ஹார்ட் டிரைவையும் (நான் இருவரும் செய்கிறேன்) பயன்படுத்தலாம். ஒன்று விருப்பத்துடன், சேவை அல்லது டிரைவை தொடர்ச்சியான தானியங்கு காப்புப் பிரதிகளை நடத்துவதற்கு நீங்கள் கட்டமைக்க வேண்டும், எனவே நீங்கள் கைமுறையாக எதையும் செய்ய வேண்டியதில்லை. பின்னர், ஒரு வருடத்திற்கு ஒருமுறை அல்லது இருமுறை, உங்கள் காப்பு சேவையிலோ அல்லது இயக்ககத்திலோ சென்று, அனைத்தையும் உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள், உங்கள் உள்ளூர் கணினியில் நகல்களை இழுக்க வேண்டும்.
- உங்கள் இன்பாக்ஸை சமாளிக்கவும். பல சிறிய வணிக உரிமையாளர்கள் தங்கள் மின்னஞ்சல் இன்பாக்ஸுடன் காதல்-வெறுப்பு உறவு கொண்டுள்ளனர். இது மிகவும் நாகரீகமான மற்றும் பயனுள்ள தகவல் கருவியாகும், ஏனெனில் அவர்கள் அதை விரும்புகிறார்கள்; அது தேவையற்ற மன அழுத்தத்தை ஏற்படுத்துவதால் விரைவாக கட்டுப்பாட்டுக்குள் வரமுடியாது என்பதால் அவர்கள் அதை வெறுக்கிறார்கள். உங்கள் இன்பாக்ஸை தினசரி அடிப்படையில் பெறும் வகையிலும், மின்னஞ்சலை எப்போதாவது நீங்கள் சரிபார்க்கும் அளவையும் கட்டுப்படுத்துவதன் மூலம் உங்கள் மின்னஞ்சலை வரிசையில் வைத்திருக்க நீங்கள் செய்யக்கூடிய விஷயங்கள் உள்ளன. உங்கள் இன்பாக்ஸ் ஒரு சக்திவாய்ந்த உற்பத்தி கருவி மற்றும் ஒரு பெரிய நேரம் சக் இல்லை என்று மின்னஞ்சல் மேலாண்மை குறிப்புகள் இந்த கட்டுரை வாசிக்க.
மேலே உள்ள உதவிக்குறிப்புகள், உங்கள் சிறிய வியாபாரத்தை உடனடியாக ஒழுங்கமைக்க உதவுகிறது, ஆனால் கட்டுப்பாடுகள் எவ்வளவு விரைவாக வெளியேறும் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். இந்த நிகழ்வை உங்கள் ஆவணங்களை விரைவாகவும் எளிதாகவும் ஆய்வு செய்ய ஒரு தீர்மானத்துடன் ஒரு மாதத்திற்கு ஒரு முறை சில மாதங்களுக்கு ஒரு முறை ஏற்பாடு செய்யுங்கள், மேலும் ஒழுங்கமைக்கப்பட்டு, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட நிலைகளை அடைவதைத் தடுக்க முடியும்.