சிறிய வியாபாரங்களுக்கான ஒரு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு எவ்வாறு உருவாக்கப்படுகிறது
ஆவணங்களை நிர்வகிப்பது மற்றும் சேமித்தல் ஆகியவற்றில் பல வணிகங்களுக்கான ஆவண மேலாண்மை மையம் உள்ளது. ஆவணங்கள் ஆவணங்களை எளிதில் கண்டுபிடிக்க அனுமதிக்கும் ஒரு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட மற்றும் பாதுகாப்பான வழியில் சேமிக்க முடியும்.
இந்த கட்டுரையில் சரியாக ஒரு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு உருவாக்க எப்படி காண்பிக்கும்.
எந்தவொரு தேடு பொறியாகவும் "ஆவண மேலாண்மை" என நீங்கள் தட்டினால், நீங்கள் ஆவண மேலாண்மை "தீர்வுகளை" நீண்ட பட்டியல்களைப் பெறுவீர்கள், பல பெயரிடும் மென்பொருள்கள் அல்லது பயன்பாடுகள் ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்தைப் பெறும் நன்மைகள் விளம்பரம் செய்யும்.
ஆவண மேலாண்மை மென்பொருள் அல்லது பயன்பாடுகள், எனினும், உங்கள் வணிக மின்னணு கோப்புகளை கையாள மேம்படுத்த வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. பிரச்சனை என்னவென்றால் பல சிறு வணிகங்கள் காகிதம் மற்றும் மின்னணு கோப்புகளில் பழைய பாணியிலான கலவையை சமாளிக்க வேண்டியிருக்கும் - சில சந்தர்ப்பங்களில், காகிதத் தரவுகளின் விகிதம் மிகவும் அதிகமாக உள்ளது.
ஒரு கலவையான தரவு சூழலைப் பெறுவதற்கான ஒரு தீர்வாக உங்கள் வியாபார ஆவணங்களை மின்னணு வடிவத்தில் மாற்றுவதற்கு ஆவணம் இமேஜிங் முறையைப் பயன்படுத்த வேண்டும். ஆனால் இது பல சிறிய வியாபாரங்களுக்கான மிகவும் விலையுயர்வு மற்றும் நேரம் எடுத்துக்கொள்வது.
நல்ல செய்தி என்பது ஒரு ஆவண மேலாண்மை முறையின் அடிப்படைகளை எந்த சிறப்பு மென்பொருள் வாங்கும் அல்லது மொத்த ஆவணம் இமேஜிங் மூலம் போதாது.
கணினி சிக்கலானதாக இருக்கவில்லை; நீங்கள் அதை திட்டமிட்டு செயல்படுத்துவதில் சிறிது நேரம் முதலீடு செய்ய வேண்டும்.
ஒரு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு உருவாக்க எப்படி
ஒரு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பை அமைத்தல் மூன்று படிகள் ஆகும்;
- ஒரு ஆவண மேலாண்மை திட்டத்தை உருவாக்கும்,
- ஆவண மேலாண்மை திட்டத்தை செயல்படுத்துவது,
- மற்றும் மூலம் தொடர்ந்து.
முதல் படி, திட்டத்தை உருவாக்கி, இந்த நான்கு கேள்விகளுக்கு பதிலளிப்பது:
ஆவணங்களை உருவாக்குவதற்கான விதிகள் யாவை?
பொருள் , பணம் நினைவூட்டல் கடிதங்கள், விற்பனைப் பிரசுரங்கள், மின்னஞ்சல், இருப்புநிலை , விரிதாள்கள், அறிக்கைகள் - எல்லா வியாபாரங்களும் வணிகம் செய்யும் போது, மற்றும் விஷயங்களை ஏற்பாடு செய்ய, அனைத்து வணிக ஆவணங்களை உருவாக்க விதிகளை உருவாக்க வேண்டும்.
உதாரணமாக, கடிதங்கள் மற்றும் பொருள் போன்ற உங்கள் வழக்கமான வணிக ஆவணங்களில் சிலவற்றில் உள்-வார்ப்புருக்கள் உள்ளன, அவை எங்கே உள்ளன?
பின்பற்ற வேண்டிய ஒரு உள்ளுணர்வு வழிகாட்டி இருக்கிறதா?
புதிய ஆவணங்கள் தேதியிடப்பட்டதா அல்லது / அல்லது நேரம் முத்திரை குத்தப்பட வேண்டுமா?
ஆவணங்கள் பகிர அல்லது மறுபரிசீலனை செய்ய என்ன வழிமுறைகளை பின்பற்ற வேண்டும்?
சில சிறு தொழில்களுக்கு, பல்வேறு வணிக ஆவணங்களுக்கு வார்ப்புருக்கள் அமைந்துள்ளன மற்றும் எவ்வாறு அவற்றைப் பயன்படுத்துவது என்பதன் முக்கியத்துவத்தை ஆவணப்படுத்தும் ஆவணங்களைப் பற்றிய ஒரே புள்ளி. ஆனால், உங்கள் வியாபாரத்தில் ஆவணம் உருவாக்கியால், வெவ்வேறு நபர்கள் ஒத்துழைக்கிறார்கள், மறுஆய்வு செய்வது அல்லது ஆவணங்களைப் புதுப்பித்தல், நீங்கள் செயல்திறன் மற்றும் நிலைத்தன்மையை உறுதிப்படுத்த இந்த விஷயங்களை எவ்வாறு செய்ய வேண்டும் என்பதை தீர்மானிக்க சில நேரம் செலவிட வேண்டும்.
ஆவணங்களை எவ்வாறு சேமிப்பது?
இந்த கேள்விக்கு இரண்டு அம்சங்கள் உள்ளன.
முதலில் சேமிப்பகத்தின் உடல் அம்சங்களை உள்ளடக்கியது. உங்கள் சிறு வணிக அட்டை பெட்டிகளுக்கு ஆவணங்களை சேமித்து வைத்திருந்தாலும், சேமிப்பகத்துடன் தொடர்புடைய செலவுகள் உள்ளன; தாக்கல் பெட்டிகளுக்கான செலவு மட்டும் அல்ல, ஆனால் நீங்கள் மற்றும் / அல்லது உங்கள் பணியாளர்கள் ஆவணங்களை தாக்கல் செய்யும்போது அல்லது அவற்றை மீட்டெடுக்க செல்லும் நேரத்தின் செலவு. உண்மையில், சேமிப்புடன் தொடர்புடைய மிகப்பெரிய செலவினம், பெரும்பாலான சிறு வணிகங்களுக்கு, மக்கள் ஆவணங்கள் தேடும் போது நேரத்தை வீணடிக்கக்கூடும்.
சேமிப்பக ஆவணங்களின் இரண்டாவது அம்சம் நிறுவனமாகும்; ஆவணங்கள் எவ்வாறு சமர்ப்பிக்கப்படும்? தாக்கல் செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள் நல்ல கோப்பு மேலாண்மை நடைமுறைகளைப் பின்பற்றுதல் ஆகும்.
ஆவணங்களை எவ்வாறு காப்பகப்படுத்த வேண்டும் என்பதை நீங்கள் அறிந்து கொள்ள வேண்டும். உங்கள் ஆவண மேலாண்மை முறைமையில் மீண்டும் மீண்டும் எடுக்கப்பட்ட கோப்புகள் அல்லது தேதிக்கு வெளியே இருக்கும் கோப்புகளை எப்படி நீங்கள் கையாள்வீர்கள்?
உதாரணமாக, ஒவ்வொரு வருடத்தின் தொடக்கத்திலும், என் கணினியில் உள்ள பல்வேறு வேலை தொடர்பான கோப்புகளைப் பயன்படுத்தி, இனி நடப்பவைகளை களைந்தெறிந்து, ஆண்டுதோறும் அல்லது / அல்லது தலைப்பு மூலம் பெயரிடப்பட்ட புதிய கோப்புறைகளை உருவாக்கவும் தேவையான கோப்புகளை நகர்த்துகிறேன்.
காகித ஆவணங்களுடன் அதே செய்யலாம்; ஒரு கோப்பு கோப்புறை மற்றும் லேபிலிடமிருந்து பழைய (எர்) ஆவணங்களை அகற்றுவது கடினம் அல்ல, தலைப்பில் "பழையது" என்ற புதிய ஒன்றை உருவாக்கவும். சில மென்பொருள் தானியங்கு காப்பக விருப்பங்கள் வழங்குகிறது. மைக்ரோசாப்ட் அவுட்லுக், உதாரணமாக, பழைய மின்னஞ்சலை காப்பகப்படுத்த அனுமதிக்கிறது.
ஆவணங்களை எவ்வாறு மீட்டெடுப்பது எளிது?
இந்த கேள்வி உங்கள் ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு இதயம். Xerox கனடாவின் Leger மார்க்கெட்டிங் நடத்திய ஒரு ஆய்வில், கனடிய SMB உரிமையாளர்கள் மற்றும் மேலாளர்கள் சராசரியாக $ 2,152 ஆவணங்களை நிர்வகிக்கவும், சேமித்து வைக்கவும், ஒரு மணி நேரத்திற்கு ஒரு மணி நேரம் இந்த ஆவணங்கள் (globeandmail.com) தேட நிர்ணயித்துள்ளனர்.
மீண்டும், நல்ல தாக்கல் நடைமுறைகள் சிக்கலை தீர்ப்பதில் நீண்ட தூரம் செல்லலாம். இந்த தளத்தின் தரவு மேலாண்மை கட்டுரைகள் உலாவ ஆரம்பிக்கும். நீங்கள் கண்டிப்பாக கண்டிப்பான பெயரிடும் மாநாடுகளை பின்பற்றினால், எடுத்துக்காட்டாக, ஆவணங்கள் கண்டுபிடிக்க மிகவும் எளிதாக இருக்கும்.
நீங்கள் ஒரு தனி உரிமையாளர் அல்லது பணியாளர்களுடன் ஒரு வியாபார உரிமையாளராக பணியாற்றி வருகின்றார்களா , கோப்புப் பட்டியல் பட்டியல் ஒன்றை உருவாக்க நான் பரிந்துரை செய்கிறேன், இது கோப்புகளின் குறிப்பிட்ட வகையான வகைகளை எங்கே நினைவுபடுத்துகிறது - குறிப்பிட்ட ஆவணங்களை எங்கே கண்டறிவது. உங்கள் வணிக மிக அதிகமாக இருந்தால், கோப்பு உங்கள் கணினியில் இருக்கும்போது இல்லையா என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள், ஒரு உள் சேவையகம், மேகக்கணிப்பில் , அல்லது தாக்கல் செய்யப்பட்ட காபினெட் போன்ற படிமுறை வடிவத்தில் தாக்கல் செய்யப்பட்ட படிவத்தில் சமர்ப்பிக்க வேண்டும். உதாரணமாக, நீங்கள் வணிகத்தில் படங்களை, வீடியோ அல்லது காகித புகைப்படங்களைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்று நினைக்கிறேன். உங்கள் கோப்பு இருப்பிடங்கள் பட்டியலில் ஒரு நுழைவு இருக்கலாம்:
டிஜிட்டல் படங்கள் / வீடியோ: கணினி (அல்லது சர்வர்) - இயக்கி மின்: / புகைப்படங்கள் - பொருத்தமான பொருள் கோப்புறையில் கோப்பு
காகித புகைப்படங்கள்: தாக்கல் அமைச்சரவை 3 - புகைப்படங்கள் - பொருள் மூலம் ஆல்பா
பகிரப்பட்ட நெட்வொர்க் அல்லது கிளவுட் டிரைவ்கள் அமைச்சரவை இழுப்பறைகளை தாக்கல் செய்ய வேண்டும் என உள்ளடக்கங்களைப் பொருத்திக்கொள்ள வேண்டும்.
எங்களது ஆவணங்களை எவ்வாறு பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க முடியும்?
ஆவணம் பாதுகாப்பிற்கான முதல் வரி பாதுகாப்பு வணிக வளாகத்தை உடல் ரீதியாக பாதுகாக்கிறது. அனைத்து வணிகத்திற்கும் பாதுகாப்பு அமைப்புகள் இருக்க வேண்டும், அலாரம் அமைப்புகள் போன்றவை, நிறுவப்பட்டவை - வீட்டுத் தொழில்கள் கூட.
சாளரங்கள் / கிரில்ஸ், பாதுகாப்பு காமிராக்கள் மற்றும் / அல்லது ரோந்து சேவைகள் போன்ற பிற பாதுகாப்பு சாதனங்களில் முதலீடு செய்ய அல்லது தேவைப்படலாம். உங்கள் மின்னணு கோப்புகளைப் பாதுகாக்கும் முயற்சியில் கடவுச்சொற்களை உருவாக்கி கோப்புகளைப் குறியாக்க நீங்கள் விரும்பும் எல்லா நேரத்தையும் செலவழிக்க முடியும், ஆனால் யாரோ ஒருவர் அலைந்து, உங்கள் கணினியைத் திருடச் செய்யலாம் மற்றும் வன்வடனோடு இணைந்தால் அது மிக முக்கியமானது அல்ல.
அனைத்து தாக்கல் பெட்டிகளும் வணிக நேரத்திற்குப் பிறகு பூட்டப்பட்டிருக்க வேண்டும் மற்றும் எந்த நேரமும் நம்பகமானதாக இருக்க முடியாது எனில், மதிய நேரத்திலேயே பூட்டப்படும்.
மின்னணு ஆவணங்கள் பொது பாதுகாப்பு நடைமுறைகளை ஆவணங்களை தொடர்ந்து ஆதரவு மற்றும் அசல் ஆவணங்களை அமைந்துள்ள அதே வன் தவிர வேறு எங்கும் ஆவண காப்பு எடுத்து. உங்கள் வியாபார தரவு இயற்கை பேரழிவுகளால் அழிக்கப்படுவதோடு, கிளவுட் வணிகக்கு சிறந்தது ஏன் இன்னொரு காரணத்திற்காகவும் ஆஃப் சைட் சிறந்தது.
அதே கணினி நெட்வொர்க்கை பகிர்ந்து கொண்ட சக ஊழியர்களுடனோ அல்லது ஊழியர்களுடனோ இருக்கும் சிறு வணிகங்கள் சில பயனர்களின் அணுகலை கட்டுப்படுத்த விரும்பலாம், எனவே அவர்கள் சில பிணைய வளங்களை மட்டுமே பயன்படுத்தலாம் அல்லது பார்க்க முடியும். உதாரணமாக, அணுகல் கொண்டிருக்கும் "கணக்கியல்" என்ற பெயரில் ஒரு நெட்வொர்க் அல்லது மேகக்கணி பங்கு அடைவு உங்களிடம் இருந்தால் மட்டுமே நிர்வாகத்திற்கு ஒரு பயனர் அணுகல் அனுமதிக்கப்படலாம், பயன்பாடு போன்ற குறிப்பிட்ட ஆவணங்களை கடவுச்சொல் பாதுகாக்க முடியும். ஆவணங்களின் பொருளடக்கம் மறைகுறியாக்கப்படலாம், தேவையான குறியாக்க விசையை வைத்திருப்பவர்களுக்கு மட்டுமே அவற்றை அணுக முடியும்.
ஊழியர் திருட்டு என்பது தரவு பாதுகாப்புக்கு மற்றொரு அச்சுறுத்தலாகும். பணியாளர்களுடன் சிறு தொழில்கள் மீண்டும் ஒரு முறை சரிபார்க்கப்பட வேண்டும் மற்றும் பணியாளர்களிடையே பின்னணி காசோலைகளை பாலிசி எடுக்க வேண்டும்.
உங்கள் ஆவண மேலாண்மை முறைமையை செயல்படுத்துதல்
மேலே உள்ள கேள்விகளுக்கு பதிலளித்ததன் மூலம் உங்கள் ஆவண மேலாண்மை திட்டத்தை நீங்கள் உருவாக்கியவுடன், நீங்கள் அதை செயல்படுத்துவதற்குத் தயாராக இருக்கிறோம், உங்கள் ஊழியர்களின் ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு பற்றிய விவரங்களை உங்கள் அனைவருக்கும் தெரியும் என்பதை உறுதிசெய்து, ஆவணங்களை உருவாக்கி சேமித்து, சேமித்து, மீட்டெடுக்கும்போது அதற்கான நடைமுறைகளை பின்பற்றுவோம்.
உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள ஆவணங்கள் அணுகும் மற்றும் பயன்படுத்தும் அனைவருக்கும் பின்வருவதைப் பொருத்து, ஆவணங்களை பெயரிடுதல் மற்றும் சேமித்தல் போன்ற விஷயங்களைச் செய்வதன் மூலம் நீங்கள் உறுதியாக இருக்க வேண்டும். குறிப்பிட்ட கோப்புகளை எளிதில் கண்டுபிடிக்க முடியுமா மற்றும் தவறான வழியில் இருந்து பாதுகாக்க வேண்டுமா என்பதை சோதிக்க ஒரு வழக்கமான அடிப்படையில் சோதனை.
நீங்கள் ஒரு ஆவணத்தில் ஒரு நிர்வாக கட்டுப்பாட்டு அமைப்பை ஒரு நாளில் அமைக்கலாம், ஆனால் காலப்போக்கில் தொடர்ந்து செயல்படுத்துவது அதன் வெற்றிக்கான முக்கியமாகும். வெகுமதிகளும் மிகப்பெரியது - நீங்கள் விரும்பும் போது மனதை அமைதியையும், சமாதானத்தையும் விரும்புவதைக் கண்டுபிடிக்க முடியுமா?