உங்கள் கோப்பு முறைமை மாஸ்டர்!
உங்கள் தாக்கல் முறையை ஒழுங்கமைக்க நேரம் எடுத்துக்கொள்வது முக்கியம். எல்லோரும் ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகத்தை விரும்புகிறார்களே தவிர , பல சிறு வியாபார நிறுவனங்கள் இன்னமும் பொருள் விவரங்கள் , ரசீதுகள் போன்றவற்றைக் காகித ஆவணங்களை சேமித்து வைத்திருக்க வேண்டும் மற்றும் தேவைப்படும் போது எளிதாக அவற்றை மீட்டெடுக்க முடியும்.
தாக்கல் செய்யப்பட்ட ரசீதுகள் மிக முக்கியம்; இல்லை இல்லாத அல்லது குழப்பமான தாக்கல் அமைப்பு நீங்கள் காணவில்லை ரசீதுகள் காரணமாக வரி கழிவுகள் வெளியே இழக்க விரும்பவில்லை என வருமான வரி நேரத்தில் கூடுதல் முயற்சி நாட்கள் சேர்க்க முடியும்.
உங்கள் வணிக எப்போதும் தணிக்கைக்கு உட்பட்டிருந்தால் , உங்கள் செலவினங்களுக்கு தேவையான ஆவணங்களை நீங்கள் தயாரிக்க இயலாது என்றால் உங்கள் கூற்றுக்கள் பெரும்பாலும் நிராகரிக்கப்படும், உங்கள் வரி வருவாய் மறு மதிப்பீடு செய்யப்படும் .
ஒரு சிறு வியாபார உரிமையாளராக , நீங்கள் விரைவாகவும், எளிதாகவும் உங்கள் மேஜையில் செயல்பட முடியும் . ஒரு தாக்கல் தாக்கல் அமைப்பை உருவாக்குவது சிரமமானதாக இருந்தாலும், இது ஒரு எளிதான பணியாகும், அது ஒரு சில தாக்கல் குறிப்புகள் மற்றும் தந்திரங்களை எளிதாக்கலாம்.
உங்கள் கோப்பு முறைமையை ஒழுங்கமைக்க எப்படி
(1) ஒரு சில நிமிடங்கள் உங்கள் மேசை உட்கார்ந்து நீங்கள் இயல்பாகவே விஷயங்களை பார்க்க எங்கே கண்டுபிடிக்க.
என் பணிநிலையத்தின் உரிமைக்கு நான் ஒரு இழுப்பறை இருக்கிறது. நான் முதலில் எனது தாக்கல் முறையை அமைத்தபோது, அதில் எனக்கு எதுவும் இல்லை. நான் பேனாக்கள், காகிதக் கடிகாரங்கள் அல்லது ஸ்டேர்லருக்காகப் பார்க்கும்போது, அது வெறுமனே தெரிந்திருந்தாலும், நான் பார்க்கும் முதல் இடமாக இருந்தது. எனவே இயற்கையாகவே நான் அந்த அலமாரியை உள்ள பேனாக்கள், paperclips மற்றும் stapler வைத்து. எனக்கு, அந்த பொருட்களுக்கான இயற்கை வீடாக இருந்தது.
எல்லோரும் இந்த வித்தியாசத்தை அணுகுவார்கள் மற்றும் ஒரு நபர் மற்றொரு வேலைக்கு வேலை செய்யக்கூடாது. உங்கள் முதன்மை பணியிடத்தில் உட்கார்ந்து, உபகரணங்கள், பொருட்கள் மற்றும் கோப்புகளை அடைய சில நிமிடங்கள் ஆகும். அந்த உருப்படிகளை தனிப்பட்ட முறையில் நீங்கள் ஏற்றுவதற்கு இது சிறந்த இடத்தை உருவாக்க உதவுகிறது.
(2) இப்போது நீங்கள் இயல்பாகவே தகவலைத் தேடிக் கொள்வீர்கள் என்று உங்களுக்குத் தெரியும், நீங்கள் அகரவரிசை, எண்முறை அல்லது பொருள் தாக்கல் செய்யும் முறைமை உங்களுக்கு சிறந்ததா என தீர்மானிக்க வேண்டும்.
எப்படி உங்கள் ஆவணங்களை தாக்கல் செய்வது (அதாவது செலவுகள், நிதி, மார்க்கெட்டிங் )?
வங்கிக் கூற்றுகள், பயன்பாட்டு பில்கள், அலுவலக செலவுகள் ரசீதுகள், வாகன மைலேஜ் பதிவுகள் போன்றவை, வணிக செலவினங்களை நீங்கள் எவ்வாறு பெறுவீர்கள்? வாடிக்கையாளர் தகவலைப் பற்றி என்ன - வாடிக்கையாளரின் பெயரின் அடிப்படையில் விஷயங்களைத் தேடுகிறீர்களா? குறிப்பு எண் மூலம்? இது ஒரு முக்கியமான படி ஆகும், ஏனெனில் உங்கள் தாக்கல் முறையை நீங்கள் எவ்வாறு படியெடுக்கிறீர்கள் என்பதை இது தீர்மானிக்கும். நீங்கள் பயன்படுத்தும் பிரிவுகளைப் பற்றி நீங்கள் தீர்மானித்துவிட்டால், நீங்கள் தொடர்ந்து செல்ல வேண்டும் மற்றும் துணைப்பிரிவுகளை உருவாக்க வேண்டுமா என முடிவு செய்யுங்கள். உங்கள் தாக்கல் முறையை நீங்கள் எதையும் வாங்குவதற்கு முன் இதை செய்யுங்கள்.
(3) அடுத்து, உங்களின் சேமிப்புத் தேவைகளை தோராயமாக தீர்மானிக்கவும்.
நீங்கள் தினசரி அடிப்படையில் அணுகக்கூடிய பெரிய எண்ணிக்கையிலான கோப்புகளை வைத்திருக்கிறீர்களா? வாராந்தம் உங்கள் கோப்புகளை மட்டும் அணுக முடியுமா? நீங்கள் ஒரு டெஸ்க்டாப் கோப்பு வைத்திருப்பவர் தேவைப்பட்டால் பதில்களைத் தீர்மானிப்பார், இரண்டு மேசைக் கம்பளங்களை உங்கள் மேசைக்கு அருகில் அல்லது நான்கு இழுப்பறை பக்கவாட்டு தாக்கல் அறைக்கு அறைக்கு அருகில் வைக்க வேண்டும்.
கவனமாகத் தேர்ந்தெடுங்கள். தாக்கல் கேபினெட்டுகள் பார்க்கும் போது வளர்ச்சிக்கு அனுமதி - நீங்கள் இப்போது இருமடங்கு கோப்புகளை பொருத்து ஒன்று வாங்க. இது உங்கள் தாக்கல் முறையை ஏற்பாடு செய்து மறுசீரமைக்க வேண்டிய முறைகளின் எண்ணிக்கையை குறைக்கும்.
(4) தெளிவு மற்றும் எளிதாக அணுக ஒரு நல்ல பெயரிடல் அமைப்பு முதலீடு.
கோப்பு லேபிள்களைப் படிக்க முடிந்தால், வெளிப்படையாகத் தெரியும், ஆனால் லேபிளிடத்திலிருந்தே நீங்கள் நினைத்ததை விட அதிக தாக்கல் நேரம் சேமிக்கப்படும் .
மிகவும் பிரபலமான சொல் செயலாக்க மென்பொருளுடன் ஒருங்கிணைக்கும் வார்ப்புருவை லேபிள்களை உருவாக்கும் பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் வழங்குகின்றன. சிறிய அஞ்சல் லேபிள்களை உருவாக்கும் முறைகளை நீங்கள் இப்போது பரிசீலிக்கலாம், இது இப்போது தனிப்பட்ட அஞ்சல் லேபிள்களை அச்சிடலாம். இரட்டை கடமையைச் செய்யும் பொருட்கள் வழக்கமாக ஞானமான முதலீடு.
(5) இப்போது கோப்பு கோப்புறைகளை வாங்க நீங்கள் தயாராக உள்ளீர்கள்.
சிறந்த முதலீடு வண்ண தொங்கும் கோப்புறைகளை (பிளாஸ்டிக் லேபிள் தாவல்கள் சேர்க்கப்பட்டுள்ளது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்) மற்றும் எளிய மணிலா கோப்பு கோப்புறைகளை வாங்கவும். நிறப்புள்ளி தொடுப்புகள் இரண்டு காரணங்களுக்காக சிறந்தவை:
- அவை எளிதாக கிடைக்கின்றன
- அவை வகைகளை அடையாளம் காண எளிதாக்குகின்றன
உதாரணமாக, நீங்கள் மஞ்சள் தொடுகின்ற கோப்புறைகளில் உங்கள் அனைத்து கிளையன்ட் கோப்புகளையும் வைத்துள்ளீர்கள் என்றால், நீல கோப்புறைகளில் உள்ள நிதி விவரங்கள் மற்றும் சிவப்பு கோப்புறைகளில் சந்தைப்படுத்தல் தொடர்பான ஏதாவது ஒன்று, நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட கோப்பிற்காக நீங்கள் தேட வேண்டிய இடத்தைக் காணலாம்.
எளிமையானது சிறந்தது
KISS கொள்கை பயன்படுத்த எளிதானது மற்றும் வளர எளிதாக ஒரு தாக்கல் அமைப்பு அமைக்க பொருந்தும். இது எளிமையான அன்பே! நீங்கள் வளரச்செய்யும் விதமாக புதிய கோப்புகளை சேர்க்க, பரவலான உட்பிரிவு பிரிவுகள் உங்களை அனுமதிக்கின்றன, உங்கள் கோப்பு முறைமையை ஒரு வழக்கமான அடிப்படையில் மேம்படுத்த அல்லது மறுசீரமைக்க வேண்டும்.
எளிமையாக வைத்திருப்பது உங்கள் ஒட்டுமொத்த ஆவண மேலாண்மை அமைப்பின் ஒரு பகுதியாக உங்கள் காகித மற்றும் டிஜிட்டல் கோப்புகளைப் ஒருங்கிணைப்பதை எளிதாக்குகிறது.
சாத்தியமான எங்கே காகிதமற்ற செல்ல
நீங்கள் பச்சை வியாபாரத்திற்கு முயற்சி செய்து, "Paperless Office" க்கு மாற்றம் செய்யினால், நீங்கள் செலவு ரசீதுகளை ஸ்கேன் செய்து அவற்றை உங்கள் டிஜிட்டல் கணக்கியல் தகவலுடன் சேமிக்க முடியும். புதிய கிளவுட்-அடிப்படையிலான கணக்கியல் மென்பொருளைப் பயன்படுத்துவதற்கான சில பயன்பாடுகள் , மொபைல் பயன்பாடுகளைக் கொண்டிருப்பதால், ஒரு மொபைல் போன்களை எடுப்பதற்கான செலவினத்தை எடுத்துக் கொள்ளவும், ஈ-இல் பதிவு செய்யவும் (கனடிய சிறு வணிகங்களுக்கு சிறந்த கணக்கியல் மென்பொருள் பார்க்கவும்).
காகித ரசீதுகள் அல்லது டிஜிட்டல் படங்கள் செலவுகள் ரசீதுகள் கனடாவின் வருவாய் முகமை (CRA) ஆகியவற்றை தெளிவாக வெளிப்படையாகக் காட்டியுள்ளன என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். இல்லையெனில், சிஆர்ஏ ஆவணத்திற்கான தணிக்கை அல்லது வழக்கமான கோரிக்கையின் போது அசல் காகித ஆவணங்களைக் காணும்படி கோரலாம், எனவே அசல் ஆவணங்களை எப்போதும் பரிந்துரைக்கப்படும் நேரத்திற்கு வைக்க வேண்டும். (மேலும் தகவல்களுக்கு என் வணிக பதிவுகளை எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும் என்பதைக் காண்க).