நீங்கள் செலவிடும் நேரத்தை குறைக்க 5 வழிகள்
ஆனால் துரதிருஷ்டவசமாக, நீங்கள் வெறுமனே ஒரு சிறு வியாபாரத்தை இயங்கும்போது அல்லது அதை வெறுக்கிறீர்கள், தாக்கல் செய்யப்பட வேண்டும், அல்லது நீங்கள் விரைவில் உங்கள் மேஜை கீழே விழுந்துவிடும், காகிதத்தை எடை போடுவதைக் காணலாம். செய்யவிருக்கும் ஒரு வெறுப்பு என்ன?
உதவக்கூடிய பிரச்சினைக்கு இரண்டு அணுகுமுறைகள் உள்ளன.
நீங்கள் முடிந்தவரை உங்கள் நேரத்தை தாக்கல் செய்ய முயற்சி செய்யலாம் (நான் ஒரு அலுவலகத்தை இயங்கும் பல ஆண்டுகளில் பல முறை செய்திருக்கிறேன்) அல்லது உங்கள் நேரத்தை முடிந்தவரை முடிந்தவரை மகிழ்ச்சியுடன் செய்து கொள்ளுங்கள் (நான் முயற்சி செய்ய முயற்சித்திருக்கிறேன்). நீங்கள் உண்மையில் முதலில் தாக்கல் செய்த நேரத்தை குறைப்பதற்கான உதவிக்குறிப்புகளை பார்க்கலாம்.
முடிந்ததும் கத்தரிக்கவும் மறுசுழற்சி செய்யவும்
நீங்கள் தாக்கல் செய்ய காத்திருக்கும் காகித எந்த துண்டு பற்றி முதல் கேள்வி, "இந்த ஆவணம் தாக்கல் செய்ய வேண்டும்?"
மின்னஞ்சலில் வரும் ஆவணங்கள் நிறைய நேரடியாக shredder இல் செல்லலாம். உதாரணமாக, மற்ற நிறுவனங்களிலிருந்து விளம்பரங்கள் அல்லது தகவல் கடிதங்களை தாக்கல் செய்வது என்ன? நீங்கள் அஞ்சல் மூலம் கையாளுகையில், ஒரு முறை அஞ்சல் படிப்பைப் படிக்கவும், இப்போதிலிருந்து ஒரு வருடம் உங்களுக்கு தேவை என்பதை முடிவு செய்யுங்கள் அல்லது அதற்கேற்ப அதை மாற்ற வேண்டும்.
நீங்கள் தாக்கல் செய்ய வேண்டிய ஆவணங்களின் கடின பிரதிகளை தாக்கல் செய்கிறீர்கள், மேலும் முதல் இடத்தில் கூட அச்சிடக்கூடாது.
உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் ஒழுங்கமைக்கப்பட்டிருந்தால், சரியான காப்புப் பிரயோகங்களை நீங்கள் பின்பற்றினால், எடுத்துக்காட்டாக, பொருள் அல்லது எழுத்துகளின் காகித நகல்களைத் தாக்கல் செய்ய வேண்டிய அவசியமில்லை.
எனவே, நீங்கள் தாக்கல் செய்யும் குவியலைச் சமாளிக்கும்போது, "காகிதத்தை நீங்கள் இல்லாமல் வாழலாம்".
மற்ற அலுவலக வேலைகளை எளிதாக்கும் ஒரு தாக்கல் முறையைப் பயன்படுத்துங்கள், கடினமாக அல்ல.
நான் தாக்கல் செய்ய வேண்டும் என்று பெரும்பாலான காகித வணிக செய்து செயல்முறை தொடர்பானது - இந்த ஆவணங்களை அவர்கள் வேறு எதுவும் செய்யவில்லை முன் கணக்கியல் அமைப்பு உள்ளிட்ட வேண்டும்.
ஒரு அச்சுப்பொறி டோனர் கார்ட்ரிட்ஜிற்கு அந்த ரசீதை எடுத்துக்கொள்வதற்கு பதிலாக, என் பிரதான தாக்கல் அமைப்பில் "பி" என்ற பெயரில் அதைப் பதிவு செய்வதற்குப் பதிலாக, இது என் முதல் "தாக்கல் முறைமையில், மாதம் மற்றும் வருடத்தில் பெயரிடப்பட்ட ஒரு கோப்புறைகளின் வரிசையில் உள்ளது.
உதாரணமாக, நான் செப்டம்பர் 2017 ல் டோனர் கார்ட்ரிட்ஜ் வாங்கியிருந்தால், அந்த மாதத்திற்குள் ஏற்பட்ட மற்ற அனைத்து பில்கள், ரசீதுகள் மற்றும் பிற வணிக ஆவணங்களுடன் சேர்த்து அந்த கோப்பு செல்லுகிறது. பின்னர் மாதத்தின் இறுதியில் கோப்புறையின் மூலம் பணியாற்றுவதற்கும், செய்ய வேண்டிய அனைத்து கணக்கியல் உள்ளீடுகளையும் (அல்லது அதை நீங்கள் செய்யவில்லை என்றால், உங்கள் கணக்காளர் அல்லது புத்தகக்கடையில் மாதாந்திர கோப்புறைக்கு ஒப்படைக்க) .
நாங்கள் ஒரு சேவை வணிகத்தை நடத்துகிறோம் , ஒரு சில்லறை வியாபாரத்தை அல்ல, ஒரு மாதத்திற்கு ஒரு முறை செயல்படுவதன் மூலம் கணக்கில் பணியாற்றுவோம். உங்கள் கணக்குகளை இன்னும் அடிக்கடி தேதியிட வேண்டும் என்றால் மாதாந்திர கோப்புறை யோசனையை நீங்கள் மாற்ற வேண்டும்.
கோப்பை முன் யோசி
கணக்கை செய்ய மாதாந்திர கோப்புறைகளை நான் பயன்படுத்திய பிறகு என்ன நடக்கிறது? ஆவணங்களை "பிரதான" தாக்கல் முறைக்கு மாற்ற வேண்டும். ஆனால், ஒவ்வொரு ஆவணத்தையும் தனித்தனியாக அதன் தலைப்பைப் பொருத்துவதற்கு பதிலாக, குழுவின் படி தர்க்கரீதியாக நான் பதிவு செய்கிறேன்.
அச்சுப்பொறியின் டோனர் கார்ட்ரிட்ஜின் எடுத்துக்காட்டுக்கு மற்றொரு தோற்றத்தைக் காண்போம்.
பிரிண்டர் டோனர் கார்ட்ரிட்ஜிற்கு "பி" என்ற பெயரில் இந்த ரசீதைத் தாக்கல் செய்வதற்குப் பதிலாக, அலுவலக ஆவணங்களின் கீழ் இந்த ஆவணத்தைச் சமர்ப்பிப்பேன் - ரசீதுகள், பிந்தைய ஆவணங்களைப் பெறுவதற்கான ரசீது போன்ற ஆவணங்கள் அல்லது அச்சுப்பொறிக்கான ரசீது காகித. இது விரைவாக தாக்கல் செய்வது மட்டுமல்லாமல் ஆவணங்களைக் கண்டுபிடிப்பது மிகவும் எளிதானது.
எழுத்துகள் மட்டுமல்ல, உங்கள் கோப்பு கோப்புறை லேபிள்களில் முழு வார்த்தைகளையும் சொற்றொடர்களையும் பயன்படுத்தவும்
உங்களுடைய தாக்கல் முறையின் பிரிவுகளை உருவாக்கும்போது நீங்கள் ஒற்றைக் கடிதங்களுக்கு மட்டும் மட்டுமே வர வேண்டும் என்று எந்த ஆட்சிக்கும் இல்லை. நீங்கள் செய்தால், உங்கள் தாக்கல் தேவையில்லாமல் மெதுவாகவும் சிக்கலானதாகவும் இருக்கும். உங்கள் தாக்கல் முறையைத் தனிப்பயனாக்குங்கள், இதனால் ஒரு குழுவினரால் தாங்கள் பயனடையலாம், மேலும் சரியான ஆவணத்தை ஒரு ஆவணத்தை விரைவாக வைக்கலாம்.
உதாரணமாக, "சி" என்று பெயரிடப்பட்ட என் தாக்கல் முறையின் ஒரு பகுதியைக் கொண்டிருப்பதற்குப் பதிலாக, "கிளையண்ட் கோப்புகள்" என்று பெயரிடப்பட்ட ஒரு பிரிவும் உள்ளது.
"கிளையன்ட் கோப்புகள்" இல் உள்ள கோப்புகள் அகரவரிசைப்படி ஏற்பாடு செய்யப்படுகின்றன. உங்கள் தாக்கல் முறையைத் தனிப்பயனாக்குவதன் அழகு இந்த வழியில் நீங்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் உப பிரிக்கப்பட்டு ஒழுங்கமைக்க முடியும். எனவே ஒரு பெரிய கிளையன்ட் தனது கோப்புடன் "கிளையண்ட் கோப்புகள்" பிரிவில் தனது பெயருடன் பெயரிடப்பட்ட ஒரு கோப்பு முறைமை பிரிப்பாளரை எளிதாகக் கொண்ட ஆவணங்களை கண்டுபிடிக்கும்.
இந்த எடுத்துக்காட்டில், தாக்கல் செய்யும் முறையின் அடையாளங்கள் "B", "C", "கிளையன்ட் கோப்புகள்", "D" ... என்று வாசிப்பது எப்படி?
உங்கள் தாக்கல் வேகப்படுத்த மற்றொரு தாக்கல் முனை: எழுத்துக்களைத் தனிப்பயனாக்க மறக்க வேண்டாம். அதற்கு பதிலாக ஒரு "எம்" பிரிவில், லேபிள் ஒரு "எம்" கூட.
உங்கள் "முதல்" தாக்கல் அமைப்பை நெருக்கமாகவும் வசதியாகவும் வைத்திருங்கள்
மேலே குறிப்பிட்டுள்ள ஒரு இரண்டு-படி தாக்கல் முறையைப் பயன்படுத்துவதைப் பற்றிய பிற பெரிய விஷயம் உங்கள் பணித்தளத்தின் முதல் கட்டத்தை (மாதாந்திர கோப்புறைகள்) உங்கள் பணியிடத்திற்கு நெருக்கமாக வைக்க மிகவும் எளிதாகிறது. உங்களிடம் நெருங்கிய, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட இடங்களைக் கோப்பொன்றை வைத்திருந்தால், அவற்றைத் துடைப்பதை விட நீங்கள் உடனடியாக ஆவணங்களைத் தாக்கல் செய்வதற்கு அதிக ஆர்வம் காட்டுவீர்கள்.
உங்கள் கடைசி, தற்போதைய மற்றும் அடுத்த மாத மாதாந்திர கோப்புறைகளை ஒரு தட்டில் வைக்கவும் அல்லது கன்செர்டினா கோப்பைப் பயன்படுத்தி உங்கள் பணியிடத்தில் கை நீளத்திற்குள் வைக்கவும். உங்கள் தாக்கல் முறையின் பெரும்பகுதி ("பிரதான" தாக்கல் அமைப்பு, மேலே குறிப்பிட்டபடி, அறையில் அல்லது முற்றிலும் வேறுபட்ட அறையில் இருக்கலாம், ஆனால் நேரத்தை சேமிப்பதற்கான நலன்களில், நீங்கள் உங்கள் முதல் நிலை தாக்கல் செய்யுங்கள்.
தாக்கல் செய்வது எப்படி?
மூளை முடக்கம் தடுக்க நீங்கள் செலவிடும் நேரத்தை குறைக்க உதவுவதன் மூலம் நான் இதுவரை உங்களுக்கு வழங்கிய தாக்கல் உதவிக்குறிப்புகள் உதவும். ஆனால் உங்கள் நேரத்தை இன்னும் சிறப்பாக செய்வதைப் பற்றி என்ன?
உண்மையாக, நான் இங்கே வந்திருக்கிறேன் ஒரே மூலோபாயம் சரியான நேரத்தில் லஞ்சம், நான் ஒரு குறிப்பிட்ட அளவுக்கு தாக்கல் செய்தால் குக்கீயை எனக்கு பரிசாக அளிக்கிறேன். இது வேலை செய்யும், ஆனால் உங்களுக்கு நிறைய தாக்கல் செய்திருந்தால் நிறைய பவுண்டுகளை வைத்துக் கொள்ளலாம்.
அல்லது உங்கள் கோப்பு கோப்புறைகளுக்கான வெவ்வேறு வண்ணங்களைப் பயன்படுத்தி, அசாதாரண எழுத்துருக்கள் அல்லது லேபிள்களுக்கான கூலிகாரைப் பயன்படுத்தி இன்னும் கலைத்துவ அணுகுமுறையை நீங்கள் எடுக்கலாம். இந்த உங்கள் தாக்கல் இன்னும் வேடிக்கை செய்கிறது இல்லையா, அது நிச்சயமாக அது மிகவும் கவர்ச்சிகரமான செய்து செய்யும்.
யாருக்கு தெரியும்? ஒருவேளை உங்கள் தாக்கல் மிகவும் வேகமாக இப்போது ஒழுங்கமைக்கப்பட்டுள்ளது என்று உண்மையில் அதை செய்ய மிகவும் வேடிக்கையாக செய்யும்.