டிஜிட்டல் கோப்புகளுக்கான கோப்பு மேலாண்மை உதவிக்குறிப்புகள்
பணிமனைகள், மடிக்கணினிகள் அல்லது மொபைல் சாதனங்கள் ஆகியவற்றில் உள்நாட்டில் ஆவணங்களை சேமிப்பதோடு மட்டுமல்லாமல் மேலும் வணிக நிறுவனங்கள் அடிப்படை வணிக பயன்பாடுகள் மற்றும் கோப்பு சேமிப்புக்காக மேகத்தைப் பயன்படுத்துகின்றன. ( கிளவுட் கம்ப்யூட்டிங் ஏன் சிறிய வியாபாரங்களுக்கு சிறந்தது மற்றும் கிளவுட் கம்ப்யூட்டிங்கின் 5 குறைபாடுகள் ஆகியவற்றைக் காண்க . )
ஊழியர்களிடையே ஆவணங்களைப் பகிர்ந்து கொள்வதற்கான பல வியாபாரங்களுக்கான அவசியத்தை சேமிப்பதற்கும் சிக்கலாக உள்ளது.
ஒரு அலுவலகத்தில், இது ஒரு கோப்பு சேவையகம் அல்லது பிணைய இணைக்கப்பட்ட சேமிப்பக சாதனத்தை (NAS) பயன்படுத்தி நிறைவேற்றப்படுகிறது. பகிரப்பட்ட மொபைல் அணுகல் தேவைப்பட்டால், மேகக்கணிப்பில் ஆவணங்களை சேமித்து, அணுகல் அனுமதியை வழங்குவதன் மூலம் பகிரலாம். இதன் விளைவாக ஒரு கோப்பு நிர்வாகத்தின் கனவு மேகம் மற்றும் சில உள்நாட்டில் சேமிக்கப்பட்ட ஒரு நபரின் ஆவணங்கள் மற்றும் ஒரு இடத்தில் அல்லது மற்றொன்று மட்டுமே சேமித்து வைத்திருக்கும் தனிப்பட்ட ஆவணங்களைக் கொண்டிருக்கும்.
மின்னணு கோப்பு மேலாண்மைக்கு அமைப்பு முக்கியம்
ஆவணங்கள் சேமித்திருந்தால் அவற்றை ஒழுங்கமைக்க மற்றும் புதுப்பித்தலை வைத்திருப்பது அவசியம். எலக்ட்ரானிக் கோப்பு நிர்வாகத்தின் குறிக்கோள் , அதன் உருவாக்கம் முடிந்த சில வருடங்களுக்கு நீங்கள் தேடுகிறீர்களானாலும், அதை நீங்கள் தேடிக்கொண்டிருப்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும்.
பெரும்பாலான வணிக நபர்கள் ஒரு நேரத்தில் அல்லது மற்றொரு வாடிக்கையாளர் அழைப்பு கொண்ட சங்கடமாக நிலையில் உள்ளது மற்றும் விரைவில் தொடர்புடைய விலைப்பட்டியல் அல்லது முக்கிய வாடிக்கையாளர் ஆவணங்கள் கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை.
கணக்காளர் அல்லது மோசமாக வரி செலுத்துபவர் நிறுவனத்தின் கணக்குகள் தொடர்பான ஆவணங்கள் கண்டுபிடிக்க முயற்சிக்கும் ஆண்டு இறுதியில் இறுதியில் சமமாக எரிச்சலூட்டும்.
டிஜிட்டல் ஆவணங்களின் முறையான அமைப்பு பகிரப்பட்ட சூழலில் மிகவும் முக்கியமானது - உங்கள் ஊழியர்களில் ஒருவர் இல்லையெனில் (தற்காலிகமாக அல்லது நிரந்தரமாக!) நீங்கள் அந்த நபரால் உருவாக்கப்பட்ட அல்லது நிர்வகிக்கப்பட்ட ஆவணங்களை எளிதில் கண்டுபிடிக்க முடியும்.
( வணிக தரவு பாதுகாப்பு 6 விதிகள் பார்க்கவும்), அதிருப்தி, புறப்படும் ஊழியர்களுக்கான தரவு சிக்கல்களின் சாத்தியமான இழப்பு உங்கள் வணிகத் தரவை பாதுகாப்பதற்கான மற்றொரு காரணம் ஆகும்.
இந்த கோப்பு மேலாண்மை குறிப்புகள் உங்கள் கோப்புகளை அணுகுவதற்கு உதவியாக இருக்கும்:
1. நிரல் கோப்புகளுக்கான இயல்புநிலை நிறுவல் கோப்புறைகளை பயன்படுத்தவும்.
பயன்பாட்டு நிரல்களை நிறுவும் போது இயல்புநிலை கோப்பு இடங்களைப் பயன்படுத்தவும். விண்டோஸ் கீழ், மாநாட்டில் பயன்பாட்டு நிரல் கோப்புகள் (டிரைவ் லெட்டர்:) கீழ் இருக்கும் -> நிரல் கோப்புகள் அடைவு. பிற பயன்பாடுகளை நிறுவுதல் குழப்பம் மற்றும் தேவையற்றது.
2. அனைத்து ஆவணங்களுக்கும் ஒரு இடம்.
ஒரு ஒற்றை "root" கோப்புறையின் கீழ் எல்லா ஆவணங்களையும் வைக்கவும். Windows சூழலில் ஒரு பயனருக்கு இயல்புநிலை இருப்பிடம் என்பது எனது ஆவணங்கள் கோப்புறை ஆகும்.
ஒரு கோப்பு பகிர்வு சூழலில் அதே செய்ய முயற்சி. ஒரு ரூட் கோப்புறையை உருவாக்கவும் (உதாரணமாக "பகிரப்பட்ட ஆவணங்கள்" என்று அழைக்கவும்) மற்றும் அனைத்து ஆவணங்களையும் ரூட் கோப்புறையில் உள்ள துணை கோப்புறைகளில் சேமிக்கவும். எல்லா மின்னணு ஆவணங்களுக்கும் தனி இடம் இருப்பதால், விஷயங்களைக் கண்டுபிடித்து, காப்புப்பதிவுகளையும் காப்பகங்களையும் இயக்குவது எளிதாகிறது.
ஒரு தருக்க படிநிலையில் கோப்புறைகளை உருவாக்கவும்.
இவை உங்கள் கணினியின் தாக்கல் கேபினட்டின் இழுப்பறைகளாக இருக்கின்றன. உங்கள் கோப்புறைகளை பெயரிடுவதற்கான எளிய மொழியைப் பயன்படுத்தவும்; நீங்கள் எதிர்காலத்தில் கோப்புறைகளை இந்த பட்டியலை பார்த்து விரும்பவில்லை என்ன "TFK" அல்லது என்ன நீங்கள் கண்டுபிடிக்கப்பட்டது மற்ற சுவாரஸ்யமான சுருக்கத்தை ஆச்சரியமாக.
4. கோப்புறைகள் உள்ள நெஸ்ட் கோப்புறைகள்.
தேவைப்படும் இந்த முதன்மை கோப்புறைகளில் உள்ள பிற கோப்புறைகளை உருவாக்கவும். உதாரணமாக, " இன்போசிஸ் " என்றழைக்கப்படும் கோப்புறையானது "2018", "2017" மற்றும் "2016" என்ற கோப்புறைகளைக் கொண்டிருக்கக்கூடும். ஒரு கிளையன்ட் பெயரிடப்பட்ட ஒரு அடைவு கோப்புறைகள் "வாடிக்கையாளர் தரவு" மற்றும் "கடிதங்கள்" ஆகியவற்றைக் கொண்டிருக்கக்கூடும். குறிக்கோள் ஒரு கோப்புறையில் ஒவ்வொரு கோப்பையும் கொண்டிருக்க வேண்டும், இது பட்டியலிடப்பட்ட அனாதை கோப்புகளின் கொத்து.
ஆயினும், சிக்கலான, ஆழமாக அடுக்கு அடுக்கு கோப்புறைகளை உருவாக்க வேண்டாம். எங்கு வேண்டுமானாலும் பயன்படுத்தக்கூடிய விளக்க கோப்பு பெயர்கள்.
5. கோப்பு பெயரிடும் மாநாடுகள் பின்பற்றவும்.
சில இயக்க முறைமைகள் (யூனிக்ஸ் போன்றவை) கோப்பு அல்லது அடைவு பெயர்களில் இடைவெளிகளை அனுமதிக்காது, எனவே உங்கள் கணினி சூழல் கலந்தால் இதை தவிர்க்கவும். அதற்கு பதிலாக அடிக்கோளிட்டர்களைப் பயன்படுத்தவும் (எ.கா. Doe_John_Proposal.doc.) / போன்ற பிற எழுத்துக்கள். <> \: * | "^ மேலும் விண்டோஸ் கீழ் கோப்பு அல்லது கோப்புறை பெயர்களில் தடை செய்யப்பட்டுள்ளது.
எளிதில் அடையாளம் காணும் மற்றும் மீட்டெடுப்பதற்காக விளக்கப்படக் கோப்பு பெயர்களைப் பயன்படுத்தவும், ஆனால் புறக்கணிக்க வேண்டாம் - கோப்பு / பாதை பெயர்கள் இயக்க முறைமைகளுக்கு இடையில் வேறுபடும் நீளம் வரம்புகள் உள்ளன. விண்டோஸ் கீழ் ஒரு கோப்பு அதிகபட்ச முழு பாதை நீளம் (எ.கா. டிரைவ் கடிதம் + கோப்புறை பெயர்கள் + கோப்பு பெயர்) 260 எழுத்துக்கள். ஜனவரி ஜனவரி அல்லது மாநகராட்சிக்கான கார்ப் போன்ற பொதுவான சுருக்கங்களைப் பயன்படுத்தலாம்.
6. குறிப்பிட்ட இரு.
மின்னணு கோப்புகள் தருக்க, குறிப்பிட்ட பெயர்களைக் கொடுங்கள் மற்றும் முடிந்தால் கோப்பு பெயர்களில் தேதிகள் அடங்கும். கோப்புகளை பெயரிடும் போது இலக்கு கோப்பைத் திறந்து, அதைத் திறக்காது என்பதைக் கூற முடியும். ஆவணம் வாடிக்கையாளருக்கு ஒரு கடிதத்தை அனுப்பியிருந்தால், பணம் செலுத்துதல் தாமதமாகிவிட்டால், அதை "overdue_20180115" என்று அழைக்கவும்; மாறாக "கடிதம்" போன்றது. கடிதம் திறக்கப்படாமல் இருப்பதை நீங்கள் எப்படி அறிவீர்கள்?
மின்னஞ்சல் அல்லது சிறிய சாதனங்கள் வழியாக நீங்கள் கோப்புகளை பகிர்ந்து இருந்தால் கோப்புப்பெயர் பகிரப்பட்ட கோப்பில் சேர்க்கப்படாது என்பதால், நீங்கள் கோப்பு பெயரை மேலும் குறிப்பிட்ட தகவலை சேர்க்க விரும்பலாம். உதாரணமாக, உங்கள் ஆவணம் எனது ஆவணங்கள் \ Invoices \ 2017 \ வாடிக்கையாளர்கள் \ Doe_John_20180416.doc ஆகியவற்றில் வசிக்கப்பட்டிருந்தால், கோப்பு அனைவரையும் பகிர்ந்து கொள்ளவோ அல்லது மின்னஞ்சல் அனுப்பவோ செய்யுங்கள். Doe_John_20170416.doc என்பது கோப்பினைக் குறிக்கும். அது திறக்காமல் விலைப்பட்டியல்.
7. நீங்கள் போகும் கோப்பு.
நீங்கள் முதலில் உருவாக்கும் போது ஒரு ஆவணத்தை பதிவு செய்ய சிறந்த நேரம். எனவே உங்கள் ஆவணத்தை "Save As" உரையாடல் பெட்டியைப் பயன்படுத்துவதற்கான பழக்கம் மற்றும் அதைப் பெயரிடவும், முதலில் அதை சரியான இடத்திலேயே வைக்கவும்.
8. உங்கள் வசதிக்காக உங்கள் கோப்புகளை ஆர்டர் செய்யவும்.
நீங்கள் நிறையப் பயன்படுத்த வேண்டிய கோப்புறைகள் அல்லது கோப்புகள் இருந்தால், அவற்றை கோப்புப் பட்டியலின் மேல் வையுங்கள். அல்லது கோப்பு பெயரின் தொடக்கத்தில் ஒரு ஏஏ.
9. உங்கள் கோப்புகளை அடிக்கடி பயன்படுத்துங்கள்.
சில நேரங்களில் பழையது என்னவென்றால், மேலே உள்ள "சரக்குகள்" என்ற கோப்புறையின் உதாரணம் போன்றது. அது இல்லையென்றால், உங்கள் கோப்புறைகளை பழைய கோப்புகளை அகற்றுவதன் மூலம் பிரித்தெடுக்கவும்.
நீங்கள் ஒருபோதும் மறுபடியும் கோப்பின் தேவையைப் பெற மாட்டீர்கள் என்பதில் சந்தேகமில்லை. அதற்கு பதிலாக, உங்கள் ரூட் கோப்புறையின் கீழ் உங்கள் முக்கிய கோப்புறைகளில், "பழைய" அல்லது "செயலற்ற" என்றழைக்கப்படும் ஒரு கோப்புறையை உருவாக்கவும், அவற்றை நீங்கள் காணும்போது பழைய கோப்புகளை நகர்த்தவும்.
( சி.ஆர்.ஏ. அல்லது ஐ.ஆர்.எஸ்-க்காக வணிக ரீதியிலான பதிவுகளை எவ்வளவு காலம் நீங்களாகவே வைத்திருக்க வேண்டும் ? வணிக வரிகளை உங்கள் வரிக் கடமைகளைச் சந்திக்க எவ்வளவு காலம் தேவை என்பதை விளக்குகிறது.)
10. உங்கள் கோப்புகளை வழக்கமாக காப்புப் பிரதி எடுக்கவும்.
நீங்கள் உங்கள் கோப்புகளை மற்றொரு டிரைவில் அல்லது டேப் மீது நகலெடுக்கிறீர்களோ இல்லையோ, ஒரு வழக்கமான பின்புலத்தை ஒழுங்குபடுத்துதல் மற்றும் பின்பற்றுவது முக்கியம். ஒரு வெற்றிகரமான காப்பு அமைப்புக்கு 3 படிகள் பார்க்கவும்.
நல்ல கோப்பு மேலாண்மை நீங்கள் எளிதாக என்ன கண்டுபிடிப்பது செய்கிறது
மின்னணு ஆவணங்களை நிர்வகிப்பது உங்கள் வியாபாரத்திற்கான ஒட்டுமொத்த ஆவண மேலாண்மை மூலோபாயத்தின் ஒரு பகுதியாக இருக்க வேண்டும். சரியான ஆவண மேலாண்மை திட்டத்தில் சேமிப்பு, மீட்பு, மீட்பு மற்றும் பாதுகாப்பு உட்பட ஆவணங்களை கையாளும் அனைத்து அம்சங்களையும் உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும்.
தேடல் செயல்பாடு ஒரு அற்புதமான விஷயம் ஆனால் ஒரு அடைவு அல்லது கோப்பு நேரடியாக செல்ல முடியும் எளிதாக பொருந்தவில்லை. இந்த கோப்பு மேலாண்மை குறிப்புகள் தொடர்ச்சியாக நீங்கள் பின்பற்றினால், ஏதேனும் எங்கே என்று தெரியாவிட்டால் கூட, அது எங்கே இருக்க வேண்டும் என்று உங்களுக்குத் தெரியும் - நீங்கள் தேடுவதைக் கண்டுபிடிக்கும் போது ஒரு பெரிய நன்மை. நல்ல கோப்பு மேலாண்மை நடைமுறைகள் உங்கள் வணிக நேரத்தையும் பணத்தையும் சேமிக்கும்.