தேவையற்ற செலவுகளை குறைக்க எப்படி
எனினும், பல நிறுவனங்கள் தொழில்முறை கடன் அட்டை கொள்கைகளை எவ்வாறு அபிவிருத்தி செய்வது பற்றிய சிறந்த வழிகளை அறிந்திருக்கவில்லை. பல வணிக உரிமையாளர்கள் எப்போதும் இந்த கொள்கைகளை உருவாக்க விரும்புகின்றனர், ஆனால் அதை எப்படி செய்வது என்பது குறித்த திசை வழியினை எப்போதும் கொண்டிருக்கிறார்கள். இதன் காரணமாக, நிறுவனங்கள் எவ்வாறு பணியாளர் கிரெடிட் கார்ட் பாலிசிகளை திறம்பட உருவாக்க முடியும் என்பதற்கான தெளிவான விளக்கமாகும்.
அட்டைதாரரின் பொறுப்புகள்
ஒரு நிறுவனம் அதன் ஊழியர்களுக்கு கடன் அட்டைகளை வழங்கினால், அட்டையின் பயன்பாட்டை நிர்வகிக்கும் விதிகளை அமைக்க வேண்டும். ஊழியர்களின் பாதுகாப்புக்காகவும் நிறுவனத்துடன் தொடர்புடைய எந்தவொரு தகவலுடனும் தனியுரிமை வேண்டும். அட்டை பாதுகாப்பான இடத்தில் வைத்திருப்பதை உறுதிப்படுத்த வேண்டும், அட்டை மோசடி நடவடிக்கைகளில் இருந்து இலவசமாகவும், கார்டு அடையாள எண் பாதுகாக்கப்படும். வணிகக் கடன் அட்டையை ஊழியர் மற்றும் வேறு எந்தவொரு நபருடனும் மட்டுமே பயன்படுத்த வேண்டும் என்று நிறுவனம் கூற வேண்டும்.
செலவு வரம்புகளை எழுத்துப்பிழைத்தல்
கிரெடிட் கார்டு பயன்படுத்தப்பட வேண்டிய நடவடிக்கைகள் அல்லது பரிவர்த்தனைகளில் கட்டளையிடும் விதிமுறைகளை நிறுவனம் கொண்டு வர முடியும்.
உண்மையில், செலவினம் குறிப்பிட்ட ஊழியர்களின் தேவைகளுக்கு மட்டுப்படுத்தப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு துறையிலும் தங்கள் செலவு வரம்புகள் இருக்க வேண்டும். ஒரு நிறுவனம் என்ற முறையில், ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் செலவின வரம்பு பற்றிய அறிவிப்பு வழங்குவதில் நல்லது. கூடுதலாக, ஒவ்வொரு பணியாளரும் இந்த வரம்பை மீறக்கூடாது, ஒருவர் செய்தால், அவர்கள் வரம்புக்குட்பட்ட கட்டணத்தை செலுத்துவார்கள்.
இறுதியாக, நிறுவனத்தின் கடன் அட்டைகளை ஒருபோதும் பயன்படுத்த முடியாது.
வழக்கமான பயன்பாடு அறிக்கை
ஒவ்வொரு நிறுவனமும் கிரெடிட் கார்டின் எந்த நிறுவனத்திற்கும் பொறுப்பாக இருக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு மாதத்தின் இறுதியில், ஒவ்வொரு ஊழியரும், அனைத்து கட்டணங்கள், ரசீதுகள் மற்றும் சரியான கணக்கியல் குறியீடுகள் பற்றிய விரிவான விளக்கத்தை சமர்ப்பிக்க வேண்டும் என்று நாம் கூறலாம். சரிபார்ப்பு நோக்கங்களுக்காக நிறுவனத்திற்கு சமர்ப்பிக்கப்படுவதற்கு முன்னதாக மாத வருவாய்க்கு செலவினங்களைச் சேர்க்கும் ஒவ்வொரு பணியாளரும் உறுதி செய்ய வேண்டும். தாமதமாக பணம் செலுத்துவதைத் தவிர்ப்பதற்காக இவை அனைத்தும் செய்யப்பட வேண்டும். அவ்வாறு செய்யும்போது நிறுவனம் அதன் மாதாந்த செலவினத்தை சுலபமாக கண்காணிக்கும் மற்றும் தணிக்கை எளிமையானதாக இருக்கும் என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது.
தனிப்பட்ட செலவினங்களில் அட்டைகள் இல்லை
ஊழியர் கிரெடிட் கார்டின் பயன்பாட்டின் மீது கம்பனி மிகவும் கடுமையானதாக இருக்க வேண்டும், அதில் தனிப்பட்ட செலவினங்களுக்காக இதை யாரும் பயன்படுத்த அனுமதிக்கப்படவில்லை. சுருக்கமாக, அட்டை பயன்பாட்டை வணிக தொடர்பான நடவடிக்கைகள் மட்டுமே. தனிப்பட்ட பயன்பாட்டின் வரையறை, இந்த விஷயத்தில், வியாபாரத்தின் செயல்பாடு தொடர்பான ஒரு செலவினமாகும் . நிறுவனம் தனது சொந்த பணம் செலுத்தும் அட்டைகளை பயன்படுத்தும் எந்த ஊழியரிடமும் மிகவும் கடினமாக இருக்க வேண்டும்.
பயன்பாடு விமர்சனம்
ஒரு நிறுவனம் ஊழியர் கிரெடிட் கார்டுகளை வெளியிட்டால், ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு பிறகு கார்டின் மதிப்பாய்வு செய்ய பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.
நிறுவனத்தின் மதிப்பீட்டு துறையின் உறுப்பினருடன் சேர்ந்து ஊழியர் உடனடி மேற்பார்வையாளரால் அட்டை மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும். ஊழியர் மேற்பார்வையாளர் அட்டையின் பயன்பாட்டினைக் குறிக்க வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்த வேண்டும். மறுபுறம், கணக்கியல் துறை ஊழியரால் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட அனைத்து ரசீதுகளும் பிற செலவின ஆவணங்களும் உண்மையானதா என்பதை சரிபார்க்க வேண்டும்.
எனவே, ஒவ்வொரு நிறுவனமும் தனிநபர்களால் அட்டையை தவறாக பயன்படுத்துவதைத் தடுக்க பயனுள்ள மற்றும் நம்பகமான பணியாளர் கடன் அட்டை கொள்கையை வைத்திருக்க வேண்டும். எந்தவொரு பணியாளரும் தனிப்பட்ட செலவினங்களுக்காக தனது கார்டை தவறாக பயன்படுத்துவதால், அது ஒரு நல்ல நிதி நிலையில் வைக்கப்படும் . மேலும், நிறுவனத்தின் மேற்பார்வையாளர் மற்றும் கணக்கியல் துறை ஆகிய இரண்டும் கொள்கையின் அனைத்து அம்சங்களையும் புரிந்து கொள்ள வேண்டும்.