இந்த கருத்தரங்கு திட்டமிட்டவாளர்கள் ஏற்பாடு செய்யும் மிகவும் பொதுவான நிகழ்வாகும். பெரும்பாலான கருத்தரங்குகள் ½ நாளாக அல்லது ஒரு முழு நாளாக திட்டமிடப்படுகின்றன. ஒரு கருத்தரங்கை திட்டமிடுவதற்கான ஒரு பட்டியலை உருவாக்குவதில் ஆர்வமுள்ளவர்களுக்கு, பின்வரும் கருத்தரங்கில் திட்டமிடுதல் மற்றும் செயல்படுத்துவதற்கு உயர் மட்ட கட்டமைப்பை வழங்குகிறது.
பல நாள் அல்லது பல-அமர்வு மாநாட்டைத் திட்டமிடுபவர்களுக்கு, இதேபோன்ற அணுகுமுறையை எடுத்துக்கொள்ளுங்கள். இருப்பினும், உங்கள் கருத்தரங்குத் திட்டமிடல் சரிபார்ப்பு பட்டியல் நீண்டதாக இருக்கும்.
01 - நிகழ்வு நோக்கத்தை உறுதிப்படுத்தவும்
- பார்வையாளர்கள் யார்?
- கருத்தரங்கின் தலைப்பு என்ன?
- எங்கே இருக்க வேண்டும்?
- ஏன் மக்கள் கலந்து கொள்வார்கள்?
- கருத்தரங்கு நிகழ்ச்சி என்ன?
02 - அபெக்ஸ் நிகழ்வு குறிப்புகள் கையேடு மதிப்பாய்வு
மாநாட்டுத் தொழில் கவுன்சில் , திட்டமிட நிகழ்வுகள் பற்றிய விபரங்களைக் கண்காணிக்கும் நிகழ்வை அல்லது சந்திப்பாளருக்கு உதவி செய்யும் சிறந்த நடைமுறைகளின் சிறந்த ஆதாரமாகக் கருதப்பட வேண்டிய ஒரு தொடர்ச்சியான கருவிகளை நிறுவியுள்ளது. இலவச பதிவிறக்கக் கருவிகளுடன், தொடர்புடைய விவரங்களின் பட்டியலை உருவாக்க எந்த நிகழ்வு திட்டத்தையும் இது உதவும். இதில் அடங்கும், ஆனால் இது வரையறுக்கப்படவில்லை:
- நிகழ்வு சுயவிவரம் (தேதி, நேரம், இருப்பிடம், தொடர்புகள், முதலியன)
- நிகழ்வு அமைப்பாளர் / ஹோஸ்ட் தொடர்பு தகவல்
- சப்ளையர் தொடர்பு தகவல்
- வருகையாளர் விவரங்கள்
- விண்வெளி தேவை
- உணவு மற்றும் குளிர்பானங்கள்
- A / V தேவைகள்
- செயல்பாடு / அறை அமைப்பு
03 - ஒரு நிகழ்வு சுயவிவரத்தை உருவாக்கவும்
ஒரு திட்டத்தை மூடியுள்ள நிகழ்ச்சியின் சில அடிப்படைக் கேள்விகளுக்குப் பிறகு, சந்திப்பிற்கான சாத்தியமான இடங்களை ஆய்வு செய்ய நேரம் கிடைக்கும். நிகழ்ச்சியின் ஏற்பாட்டாளர் / விருந்தினருடன் நெருக்கமாக பணியாற்றுவது மிகவும் முக்கியம், அங்கு நடைபெறும் வகையையும், கருத்தரங்கு மற்றும் விருந்தினருக்கான கருத்தரங்கையும் (கருத்தாக்கங்களின் பட்டியல் முடிவில்லாமல்) மிகவும் வசதியாக இருக்கும்:
- உள்ளூர் ஹோட்டல்
- உள்ளூர் மாநாடு வசதி
- தனியார் உணவகம் இடம்
- தனியார் கிளப் அருங்காட்சியகம் / கலைக்கூடம்
04 - கருத்தரங்கு தேவைகள் மற்றும் Reqeuest இடம் முன்மொழிவுகளை வடிவமைத்தல்.
சாத்தியமான கருத்தரங்கின் மதிப்பீட்டை வழங்குவதில் பெரும்பாலான இடங்கள் மகிழ்ச்சியடைகின்றன. கேட்டரிங் அல்லது விற்பனை தொடர்பு பின்வரும் BEO தகவல் வேண்டும்:
- நிகழ்வுக்கான சாத்தியமான தேதி (கள்)
- பங்கேற்பாளர்களின் எண்ணிக்கை
- அறை அமைப்பின் உடை (வகுப்பறை, u- வடிவம், முதலியன)
- நிகழ்வின் நேரம் (அமைப்பு / கணக்கைப் பற்றிய கணக்கு)
- உணவு மற்றும் குடிநீர் தேவை
- A / V தேவை (திரைகள் உட்பட, mics, முதலியன)
- அறை அமைப்பு
உதவிக்குறிப்பு: ஹோட்டலில் இருந்து உங்கள் நிகழ்ச்சிக்காக அர்ப்பணிக்கப்பட்ட ஒரு ஏ / வி தொழில்நுட்ப நிபுணரை நியமித்தல்.
05 - உறுதிப்படுத்துதல் மற்றும் / அல்லது நிகழ்ச்சித்திட்டத்தை அபிவிருத்தி செய்தல்
நிகழ்வு ஏற்பாட்டாளர் / விருந்தினருடன் நெருக்கமாக பணிபுரியும் நிகழ்ச்சி திட்டத்தின் முக்கிய நிகழ்வு, நிகழ்வு நிகழ்ச்சி நிரலில் இருந்து ஆரம்ப நிகழ்வில் இருந்து நிகழ்வின் உண்மையான நாள் வரை மாறும். நிகழ்வு திட்டமிடல் திட்டம் சரிசெய்ய தயாராக இருக்க வேண்டும் மற்றும் எல்லாம் சீராக இயங்கும் என்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும்.
06 - BEO ஒப்பந்தத்தை உறுதிப்படுத்துக
கருத்தரங்கில் பங்கேற்பாளர்களின் இலக்கு எண்ணிக்கையையும் கருத்தரங்கிற்கான லாஜிஸ்டிக் தேவைகளையும் அறிந்தவுடன், அவர் நிகழும் நிகழ்வு மற்றும் தொடர்புடைய தேவைகளைப் பாதுகாக்க வேண்டும். பெரும்பாலான உடன்படிக்கைகள் திட்டமிடப்பட்ட நிகழ்வுக்கு ஒரு சில நாட்களுக்கு முன்பே உணவு / பானத்தை அதிகரிப்பதற்கான / குறைக்க வாய்ப்பை அனுமதிக்க வேண்டும். எவ்வாறாயினும், பல குழுக்கள் அளவுக்கு குறைவான அளவைக் குறைக்க அனுமதிக்கின்றன, அதனால் மதிப்பிடப்படுகின்றன.
07 - நிகழ்வு தகவல்தொடர்பு மற்றும் பொருட்கள் உருவாக்குதல்
இது சில திட்டமிடுபவர்கள் தொடர்பு கொள்ளக்கூடிய ஒரு உருப்படியாகும், மற்றவர்கள் இல்லாதிருந்தால். அடிப்படையில், சில கூட்டம் திட்டமிடுபவர்கள் பின்வரும் ஒவ்வொருவருக்கும் பொறுப்பாக இருப்பார்கள்:
- நிகழ்வு அழைப்பிதழ்களை உருவாக்குதல்
- அச்சிடும் நிகழ்ச்சிநிரல் மற்றும் பிற பொருள்
- பங்கேற்பாளர் பரிசுகளை / raffles பாதுகாத்தல்
- பெயர் பதக்கங்களை உருவாக்குதல்
- கப்பல் நிகழ்வு விளம்பரம் மற்றும் காட்சிகள்
08 - லாஜிஸ்டிக்ஸ் முடிவுக்கு நிகழ்வு நிகழ்வுடன் நெருக்கமாக பணிபுரியுங்கள்
நிகழ்விற்கு முன்னர், சந்திப்பு திட்டத்தை நிகழ்வுக்கு முன்னரே முடிக்கும் ஒரு முக்கியமான இரண்டு வழிமுறைகள் உள்ளன. இதில் பின்வருவனவற்றை உறுதிப்படுத்துகிறது:
- நிகழ்வு ஸ்பீக்கர்கள்
- நிகழ்வு A / V தேவைகள்
- நிகழ்வு பங்கேற்பாளர் எண்ணிக்கை
- ஹோஸ்ட் பாத்திரங்கள் மற்றும் பொறுப்புகள்
- நிகழ்வு பொருட்கள் தேவை (பல முறை சரிபார்க்கவும்)
09 - நிகழ்வு அமைப்பு
நிகழ்வு அமைப்பிற்கான BEO அட்டவணையில் நேரத்தை அனுமதிக்க, மற்றும் நிகழ்வுக்கு சுமார் இரண்டு மணி நேரத்திற்கு முன்னர் வர பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.
உதவிக்குறிப்பு: காலையில் திட்டமிடப்பட்டிருந்தால், உங்கள் குழுவை இரவோடு இரண்டாக அமைக்க அனுமதிக்க வேண்டும். (ஆனால் பொது தளத்தில் எந்த விலையையும் விடாதீர்கள்).
அனைத்து நிகழ்வுகளும், கையேடுகளும், விளம்பரம், காட்சிகள், பரிசுகள், பதிவு அட்டவணைகள் , பெயர் பதக்கங்கள் மற்றும் இன்னும் நிகழ்வுக்கு தயாராக இருக்க வேண்டும்.
எச்சரிக்கை: பேச்சாளர்கள் சிலநேரங்களுக்கு முன் ஸ்லைடுகளை மாற்றிக் கொண்டு, நிகழ்விற்கு 10 நிமிடங்களுக்கு முன்னால் சக்தி புள்ளியில் சேர்க்க வேண்டிய புதிய விளக்கக்காட்சிகளை வழங்கவும்.
10 - நிகழ்வு நிறைவேற்றுதல்
நீங்கள் தயாரிக்கப்பட்ட பிறகு, இது கருத்தரங்கிற்கு நேரம். பின்வருவதை எதிர்பார்க்கவும்:
- சில பங்கேற்பாளர்கள் எப்போதுமே ஆரம்பத்தில் வருவார்கள்.
- சில பங்கேற்பாளர்கள் எப்போதும் தாமதமாக வருவார்கள்.
- சில முறை தொழில்நுட்ப தடுமாற்றம் உள்ளது.