பயனுள்ள கூட்டங்களை அமைப்பதற்கான படி-படி-எப்படி திட்டம்

நீங்கள் எனக்குத் தெரிந்தவர்களில் பெரும்பாலானவர்கள் என்றால், மீண்டும் மீண்டும் சந்திப்புகளில் ஒரு நாள் செலவழிக்கும் எண்ணம் அச்சம் கொண்ட உணர்வை தருகிறது. கூட்டங்கள் சலிப்பாக இருக்கலாம், பெரும்பாலும் தேவையற்றவை, நிச்சயமாக மற்ற வேலைகளிலிருந்து நேரத்தை ஒதுக்குகின்றன. ஆனால், திட்டமிடப்பட்டிருந்தால், கூட்டங்கள் மிகவும் திறமையானவையாகவும் பயனுள்ளதாகவும் இருக்கும். பயனுள்ள சந்திப்புகளை திட்டமிடுவதற்கான சில எளிய வழிமுறைகள் இங்கே

நீங்கள் உண்மையிலேயே சந்திப்பு தேவைப்பட்டால் முடிவு செய்யுங்கள்

முதலாவதாக, ஒரு சந்திப்பு திட்டமிட்டால் உண்மையிலேயே அவசியமா என்று முடிவு செய்யுங்கள்.

பெரும்பாலும், தகவலை பகிர்ந்து அல்லது ஒரு தலைப்பை விவாதிக்க சிறந்த வழியாக ஒரு முறையான சந்திப்பை நாங்கள் கருதுகிறோம். ஆனால் உங்கள் செய்தி மின்னஞ்சலை அல்லது மாநாட்டில் அழைக்கப்பட்டால், அல்லது உங்கள் அலுவலகத்தில் சில நிமிடங்களில் 15 நிமிடங்களை அனுப்பினால், முறையான சந்திப்பை தவிர்க்கவும்.

உண்மையில் அங்கு இருக்க வேண்டும் என்று மக்கள் மட்டும் அழைக்க

ஒரு சந்திப்பிற்கு எப்போது அழைக்கப்பட்டீர்கள் மற்றும் ஆச்சரியப்பட்டது - பாதி வழியில் - ஏன் நீ அங்கே இருக்கிறாய்? மக்களுக்கு நேரத்தை வீணடிக்க வேண்டாம், கூட்டத்தில் கலந்துகொள்ள வேண்டாம் என்று அவர்கள் அழைக்க வேண்டாம். அது ஒரு பயனுள்ள கூட்டமாக இருக்காது. பட்ஜெட் கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்க கூட்டத்தில் யாராவது கூட்டத்தில் இருக்க வேண்டும்? அந்த பணிக்காகப் பொருந்துகிற கணக்குப்பதிவிலிருந்து ஒரு நபரை அழைக்கவும்.

ஒரு கூட்டத்தில் விவாதித்ததைப் பற்றி ஒரு சக ஊழியரோ அல்லது மேற்பார்வையாளருக்கு அறிவிக்கப்பட வேண்டுமானால், உண்மையான சந்திப்பிற்கு அவர்களை அழைக்க வேண்டாம். வெறுமனே ஒரு சந்திப்புச் சுருக்கத்தை தயார் செய்து பின்னர் அவர்களுக்கு அனுப்பவும். அவர்கள் நேரம் பதனக்கருவி பாராட்ட வேண்டும் மற்றும் நீங்கள் உத்தரவாதம் என்று - நீங்கள் எழுத்துக்களை தகவல் ஏனெனில் - அவர்கள் விவாதங்கள் முழுமையாக அறிவிக்கப்படும் என்று.

கூட்டத்தை நினைவூட்டல்களை அனுப்பவும்

வாழ்க்கை பிஸியாகவும் காலெண்டுகள் விரைவில் திட்டமிடப்பட்ட செயல்களால் பதிவு செய்யப்படும். உங்கள் சந்திப்புக்கு இரண்டு நாட்களுக்கு முன் ஒரு பின்தொடரும் சந்திப்பு நினைவூட்டலை அனுப்புங்கள். இது அவர்கள் வருகைக்கு உட்படுத்தப்படுவதாகவும், கால அட்டவணையை மாற்றினால், முக்கிய பங்கேற்பாளர்கள் திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்பு நேரத்தை உருவாக்க முடியாவிட்டால், உங்களுக்கு முன்னர் அறிந்திருப்பதை இது உறுதிப்படுத்தும்.

ஒரு நிகழ்ச்சிநிரல் உள்ளது

திறமையான சந்திப்புகளை திட்டமிடுவதற்கு, முதலில் விவாதிக்கப்படுவதை நீங்கள் திட்டமிட வேண்டும். கூட்டத்தின் நோக்கம் என்ன? நீங்கள் சாதிக்க என்ன தேடுகிறீர்கள்? ஒரு சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலை முன்னெடுக்க மற்றும் பங்கேற்பாளர்களுக்கு விநியோகிக்கவும். தொடக்க நேரத்தைக் குறிக்கவும் மற்றும் உரையாடல்களின் தலைப்புகள் பற்றிய சிறு பட்டியலைக் குறிப்பிடவும். ஒரு நீண்ட, மிக விரிவான நிகழ்ச்சி நிரல் உங்கள் சொந்த கூட்டத்தை மூடுவதற்கு வேண்டாம். ஒரு குறிப்பிட்ட பகுதி குறித்து புகாரளிக்கும் எந்தவொரு நபருடனும் பெயரைக் குறிக்கவும்.

எதிர்பார்ப்புகளைப் பற்றி தெளிவாக இருக்கவும்

சந்திப்பின் அறிவிப்பை நீங்கள் முதலில் அனுப்பும்போது, ​​அதன் நோக்கம் மற்றும் உங்கள் எதிர்பார்ப்புகளைப் பற்றி தெளிவாக இருக்கவும். கூட்டம் ஒரு விளக்கக்காட்சியைச் சுற்றி சுழலும் மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் குறிப்புகள் எடுக்க தயாராக இருக்க வேண்டும்? அல்லது இது ஒரு சிந்தனையுறும் அமர்வு ஆகும், அங்கு கலந்துரையாடல்கள் மற்றும் ஆலோசனையுடன் கலந்துரையாடல்கள் எதிர்பார்க்கப்படுகின்றனவா?

சில கார்ப்பரேட் கலாச்சாரங்களில், ஊழியர்கள் மட்டுமே கேட்க, பின்னர் தங்கள் பணியிடங்களுக்கு மீண்டும் செல்கின்றனர். மற்ற நிறுவனங்களில், ஊழியர்கள் சுதந்திரமாக பங்கேற்கின்றனர். இன்றைய கூட்டு பணியிடங்களில், ஒருங்கிணைப்பு மற்றும் சிந்தனைகளின் பகிர்வு கூட்டங்களில் வரவேற்கப்படுவதில்லை; இது பெரும்பாலும் சந்திப்பின் நோக்கம்.

நேரம் தொடங்கும்

காலப்போக்கில் பொதுவாக கூட்டங்களைக் காண்பிக்கும் நபராக நீங்கள் இருந்தால், உண்மையான சந்திப்பு 15 நிமிடங்களுக்குப் போகவில்லை, அது உங்களை அறியாமலேயே எவ்வளவு ஏமாற்றமடைகிறது என்பதை அறிகிறீர்கள்.

என்ன தவிர்க்கமுடியாமல் நடக்கிறது, முன்னோக்கி செல்லும், அனைவருக்கும் இந்த கூட்டங்கள் நேரத்தை துவங்குவதில்லை என்று அனைவருக்கும் தெரியும், எல்லோரும் தாமதமாகத் தொடங்குகிறது. உங்கள் சந்திப்புக்கு பொறுப்பேற்கவும். கொடுக்கப்பட்ட தொடக்க நேரத்தில் உடனடியாகத் தொடங்கவும். கதவை மூடிவிட்டு தொடங்குங்கள். அந்த stragglers விரைவாக அவர்கள் தாமதமாக வருகிறார்கள் என்று செய்தி கிடைக்கும் மற்றும் அவர்கள் ஒரே ஒரு முறை மட்டுமே செய்ய வேண்டும்.

இது குறுகிய மற்றும் எளிமையானது

பல சந்தர்ப்பங்களில் - ஒரு மணி நேரத்திற்கு பல கூட்டங்கள் திட்டமிடப்படுகின்றன - 30 நிமிடங்கள் அல்லது 45 நிமிடங்கள் போதும். அதிக நேரம் ஒதுக்கப்படும் போது, ​​வழக்கமான விளைவு வீணாகிவிட்டது. சந்திப்பிற்குப் பிறகு மக்கள் ஒலித்துக்கொண்டே இருக்கிறார்கள் அல்லது கொடுக்கப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரலில் அதிக நேரம் செலவழிக்கிறார்கள். சந்திப்புகள் குறுகிய மற்றும் புள்ளி வைத்து.

தலைப்பு மீது தங்கியிருங்கள்

ஒரு நிகழ்ச்சி நிரல் உங்கள் கூட்டத்தை திறமையாக செயல்படாது. நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு ஒட்டிக்கொண்டு, தொடுப்புகளைத் தவிர்த்து விவாதங்களைத் தொடரவும்.

வேறு எந்த சந்திப்பிற்கும் இது ஒரு தலைப்பு என்று கூறி, எந்தவொரு தலைப்பைக் கொண்ட கேள்விகளைக் கேட்கவும், அது தனிப்பட்ட முறையில், அல்லது போன்றது. கூட்டத்தின் நோக்கம் மற்ற உரையாடல்களுக்கு ஒரு பின்னடைவை எடுத்த ஒரு ரன்வே கூட்டத்தை யாரும் விரும்பவில்லை.

மாநாடு அறைக்கு வெளியே சிறிய கூட்டங்கள் எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்

அதே பழக்கமான அட்டவணை சுற்றி கூடி அதே பிரபலமான மாநாட்டில் உட்கார்ந்து தான் - பழக்கமான. ஊழியர்கள் ஊக்குவிக்க, ஆக்கப்பூர்வமாக சிந்திக்க, மற்றும் உற்சாகமான விவாதங்களைக் கொண்டிருப்பது, மாநாட்டின் மாநாட்டிற்கு வெளியே நிலையான மாநாட்டின் அறையை எடுத்துக்கொள்ளுங்கள்.

இடம் மற்றும் வானிலை அனுமதித்தால் வெளியே ஒரு மேசைக்கு கூட்டம் இருப்பதை கவனியுங்கள். ஒரு பெரிய மாநாடு அட்டவணை மற்றும் திரும்புதல் நாற்காலிகள் பதிலாக சோஃபாக்கள் மற்றும் சிறிய அட்டவணைகள் கொண்ட ஒரு பொதுவான பகுதியில் சேகரிக்க முயற்சி.

ஒரு வித்தியாசமான அணுகுமுறையை எடுக்க பயப்படாதீர்கள்

சந்திப்புக்கான அணுகுமுறை வேலை செய்யாவிட்டால், நிச்சயமாக மாறுவதற்கு பயப்படாதீர்கள். உதாரணமாக, ஒரு மூளையதிர்ச்சி அமர்வு மிக சிறிய உரையாடலில் ஒரு அமைதியான அறையை வழங்கினால், திசையை மாற்றவும். நெகிழ்வான மற்றும் ஒட்டுமொத்த கூட்டம் முன்னேறும் எப்படி கவனம் செலுத்த வேண்டும்.

தொழில்நுட்பத்தை பயன்படுத்தவும்

பங்கேற்பாளர்கள் ஈடுபட தொழில்நுட்பத்தை பயன்படுத்த திட்டம். இன்றைய டிஜிட்டல் உலகில், பெரும்பாலான மக்கள் கிராபிக்ஸ் அல்லது வீடியோக்களை அவர்கள் கேட்கும் வார்த்தைகளுக்கு ஆதரவாகப் பயன்படுத்துகிறார்கள். அந்த மனப்போக்குக்கு மேல் மேல்முறையீடு செய்யுங்கள் மற்றும் உங்கள் சந்திப்புக்கு திட்டமிடும் போது ஆடியோவரிசைகளை இணைக்கவும்.

கணினிகள் பெரிய திரைகள் மற்றும் ஸ்மார்ட் போர்டு விளக்கக்காட்சிகள் மீது பரஸ்பர செயல்திறன் ஊக்குவிக்கும் நிலையான நீளமான PowerPoint விளக்கக்காட்சிகள் ஒரு வரவேற்கத்தக்க மாற்றம் ஆகும்.

ஒரு கூட்டத்தின் சுருதியை அனுப்புங்கள்

சந்திப்பிற்கு ஒரு நாள் கழித்து, விவாதிக்கப்படும் ஒரு சுருக்கமான சுருக்கத்தை அனுப்பவும். கலந்துரையாடலில் கலந்துகொள்ள முடியாத அனைவருக்கும் மின்னஞ்சல் வழியாகவும், சந்திப்பில் கலந்துகொள்ளாதவர்களுக்கும், தகவல் தெரிவிக்கப்பட வேண்டியவர்களுக்கும் மின்னஞ்சல் வழியாக அதைத் தீர்த்துவைக்கவும். ஒவ்வொரு உருப்படியைப் பொறுத்தவரையும், சரியான தேதிக்குமானவர் யார் என்பதைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம், எந்தவொரு செயல் உருப்பையும் உள்ளடக்குகிறது.