கணக்கியல் பரிவர்த்தனையில் உள்ள மூல ஆவணம்

மூல ஆவணத்தில் காணப்படும் முக்கிய தகவல்கள் பற்றி அறியவும்

ஒரு நிறுவனம் ஒரு நிதி பரிவர்த்தனை செய்யும் ஒவ்வொரு முறையும், காகிதத் தடங்கள் சில வகையான உருவாக்கப்படுகின்றன. அந்த தாளில் மூல ஆவணம் எனப்படுகிறது. உதாரணமாக ஒரு சிறிய வியாபார அலுவலகம், அதன் அலுவலக கணக்கைப் பரிசோதித்து பார்க்கும்போது, ​​மூல ஆவணங்கள் காசோலை மற்றும் அலுவலகம் விநியோகம் ரசீது.

ஏன் மூல ஆவணங்கள் முக்கியம்

ஒரு நிதி பரிவர்த்தனை ஏற்பட்டதற்கான சான்றுகள் இருப்பதால், ஆதார ஆவணம் கணக்குப்பதிவியல் மற்றும் கணக்கியல் செயல்முறைக்கு அவசியம்.

ஒரு நிறுவனம் தணிக்கை செய்யப்பட்டிருந்தால், ஆதார ஆவணங்கள் கணக்கியல் பத்திரிகைகள் மற்றும் பொதுவான லெட்ஜெர் ஆகியவை மறுக்க முடியாத தணிக்கைத் தடையாக ஆதரிக்கின்றன.

ஒரு வணிகத்திற்கான ஆதார ஆவணத்தை வைத்திருப்பது உங்கள் தனிப்பட்ட வரிகளுக்கு வரி விலக்களிக்கப்பட்ட பொருட்களுக்கான ரசீதுகளை வைத்திருப்பது போலவே. உங்கள் வரிகளை தணிக்கை செய்தால், அந்த வாங்குதல்களை நீங்கள் செய்துள்ளீர்கள் என்பதற்கான ஆதாரத்தை அவர்கள் வழங்குகிறார்கள். உங்கள் வணிகத்திற்கும் இதுவே உண்மை, ஆனால் வியாபாரத்தில், நீங்கள் வரி விலக்கு செலவினங்களுக்காக மட்டுமே ரசீதுகளை வைத்திருக்கவில்லை. நீங்கள் ஒவ்வொரு நிதி பரிவர்த்தனைக்கும் அசல் ஆவணங்களை வைத்திருக்க வேண்டும்.

என்ன மூல ஆவணங்கள் வழங்குகின்றன

பரிமாற்றத்தின் அளவு, பரிவர்த்தனைக்கான நோக்கம், பரிவர்த்தனை தேதி போன்ற பரிவர்த்தனை அளவு போன்ற பரிவர்த்தனை அனைத்து அடிப்படை உண்மைகளையும் மூல ஆவணம் விளக்குகிறது.

பொதுவான மூல ஆவணங்களின் சில எடுத்துக்காட்டுகள்:

• ரத்து செய்யப்பட்ட காசோலை
• விலைப்பட்டியல்
• ரொக்க பதிவு ரசீது
• கணினி உருவாக்கிய ரசீது
• வாடிக்கையாளர் பணத்தை திருப்பிச் செலுத்துவதற்கான கடன் குறிப்பு
• ஊழியர் நேர அட்டை

• வைப்பு சீட்டு
• கொள்முதல் ஆணை

ஆதார ஆவணங்களை எப்படிக் கையாளுவது

மூல ஆவணம் பரிவர்த்தனைக்குப் பிறகு சீக்கிரத்தில் கணக்கு வைத்திருப்பதைப் பதிவு செய்ய வேண்டும். பதிவுசெய்த பிறகு, அனைத்து மூல ஆவணங்களும் ஒருவிதமான முறைமையில் தாக்கல் செய்யப்பட வேண்டும், அங்கு அவர்கள் தேவைப்பட்டால், அவற்றை மீட்டெடுக்க முடியும்.

சில சந்தர்ப்பங்களில், காவலில் உள்ள சங்கிலி ஆவணத்தை உங்கள் கட்டுப்பாட்டுக்குள் வைத்திருப்பதைத் தீர்மானிக்க முடிந்தால், அது காவலில் வைக்கப்பட வேண்டும்.

மூல ஆவணங்கள் எதிராக ஒளிநகலங்கள்

பெரும்பாலான சூழ்நிலைகளில், ஆதார ஆவணங்களின் நகல்கள் சட்டபூர்வமாக ஏற்கத்தக்கவை. எடுத்துக்காட்டாக, உள் வருவாய் சேவை, 1997 ஆம் ஆண்டு முதல் ரசீதுகளின் நகல்களை ஏற்றுக்கொண்டது, அவை வெளிப்படையாக இருக்கும் வரை, அசல் மற்றும் அனைத்து ஸ்கேனிங் செயல்பாட்டின் எல்லைக்குள் உள்ள தகவல்களையும் உள்ளடக்கி, அசல்.

வாங்கிய பொருட்கள் மற்றும் விலையிடப்பட்ட பொருட்கள் குறிப்பிடப்பட்ட பொருட்கள் ரசீது, ஆனால் சப்ளையரின் பெயர் இல்லாமல் ஸ்கேன் செய்யப்படவில்லை. அசல் பெறுதலில் உள்ள அனைத்து தகவல்களையும் வழங்கிய ஒரு ஆவணம், ஆனால் அது வேர்ட் அல்லது எக்செல் வடிவத்தில் மறுபரிசீலனை செய்யப்பட்டு தகுதி பெறாது.

ஐ.ஆர்.எஸ் தரநிலை - முழுமையான, தெளிவான மற்றும் அசல் ஒரு துல்லியமான இனப்பெருக்கம் - பல தொழில்கள் மற்றும் அரசாங்க முகவர் பயன்படுத்தப்படும் அதே தரநிலை ஆகும். மற்ற நிறுவனங்கள், எனினும், இந்த பொது தேவைகளை சேர்க்க.

உதாரணமாக, வாஷிங்டன் பல்கலைக்கழகம், அசல் ஆவணம் ஒளிப்பதிவுகளுக்கு குறைந்தபட்ச அடர்த்தி 300 டிகிரி (dpi) ஸ்கேன் செய்யப்பட்டு, PDF அல்லது TIFF வடிவமைப்புகளில் வழங்கப்படுகிறது; இது JPEG பிரதியை அனுப்பாது.

நீங்கள் சேமிப்பிட வசதிக்காக கணக்கியல் அல்லது சட்ட ஆவணங்களை ஸ்கேன் செய்ய திட்டமிட்டுள்ளீர்கள் என்றால், நீங்கள் பயன்படுத்த திட்டமிட்டுள்ள வடிவமைப்பில் ஆவணங்களை ஏற்றுக்கொள்வீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்துவதற்கு பொருத்தமான நிறுவனத்துடன் சரிபார்க்கவும்.