நிகழ்வு மற்றும் கூட்டம் திட்டமிடுபவர்கள் கூட்டங்களுக்கு, ஊக்குவிப்பு பயணங்கள் மற்றும் அவர்கள் ஒழுங்கமைக்கும் பிற திட்டங்களுக்கு முறையான அழைப்பு கடிதங்கள் மற்றும் பொருள்களை எழுதுவதற்கு அல்லது எழுதுவதற்கு எதிர்பார்க்கப்படுகிறார்கள். இது ஒரு பெரிய பணியாகவே தோன்றுவது இல்லை, ஆனால் சரியான அழைப்பிதழை பின்பற்றுவதற்கு சில படிகளை பின்பற்ற வேண்டியது அவசியம் மற்றும் உங்கள் விருந்தினர்களுக்கான முக்கிய விவரங்களை காணாமல் தவிர்க்கவும்.
இங்கே எப்படி இருக்கிறது:
நிகழ்வை தீம் உருவாக்கவும். முறையான அழைப்பிதழ் கடிதங்கள் மற்றும் பொருள்களை எழுதுவதற்கு முன், திட்டமிடலாளர்கள் திட்டத்திற்கு ஒரு உற்சாகமான தீம் இருப்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும். பின்வரும் கேள்விகளுக்கு மூளையைத் தூண்டும் செயல்முறையைத் தொடங்க உதவுகிறது: இது ஒரு கல்வி மாநாடு, கருத்தரங்கு அல்லது ஊக்குவிப்பு பயணம் ஆகும்வா? அது எங்கே நடக்கிறது? அந்த இலக்கு அல்லது இடம் பற்றி தனிப்பட்ட என்ன? இந்த நிகழ்ச்சியின் கடினமான அட்டவணை என்ன? திட்டத்தின் பின்னால் சில இலக்குகள் எவை? ஏன் கலந்துகொள்ள விரும்புகிறீர்கள்? இந்த கேள்விகளுக்கு ஒரு பெரிய நிகழ்வு தீம் நிறுவ உதவும்.
ஒரு மின்னணு அழைப்பை உருவாக்கவும். முக்கிய நிகழ்வுகள் பல முறையான அழைப்பிதழ்கள் மற்றும் பொருட்கள் தற்போது ஆன்லைன் பதிவு முறைமைகளுக்கு மாற்றப்பட்டுள்ளன. ஏனெனில் RSVP செயல்முறையின் போது கைப்பற்றப்பட வேண்டிய முக்கியமான நிகழ்வு தளங்களின் அளவு: பெயர்கள், தொடர்புத் தகவல், உணவு தேவைகள், இயலாமை, போக்குவரத்து தேவை, திட்ட விவரங்கள், நடவடிக்கைகள் தகவல் மற்றும் பல. குறிப்பு: சிக்கலான நிகழ்வுகள் நிகழ்வு விவரங்கள் மற்றும் RSVP தொடர்புகளை அனுப்ப மின்னஞ்சல் மூலம் அனுப்பப்படும் ஒரு வலைப்பக்கத்தை அல்லது கிராஃபிக் வடிவமைப்பு படத்தைப் பயன்படுத்தலாம்.
அச்சிடப்பட்ட அழைப்பை உருவாக்கவும். உங்கள் நிரல் அல்லது நிகழ்வின் தன்மையைப் பொறுத்து, அழைப்பிதழ் எடிட்டட் நீங்கள் முறையான அழைப்பிதழ்கள் மற்றும் குறிப்புகள் எழுத வேண்டும் என்று உங்கள் விருந்தினர்களுக்கு நீங்கள் உண்மையிலேயே மதிப்பு இருப்பதை அறிந்திருக்க வேண்டும். நிகழ்வு பொருட்கள் விட இது வித்தியாசமானது; அதற்கு பதிலாக, விருந்தினர் மற்றும் அவரது / தலைப்பு, நிகழ்வின் தீம், தேதி (கள்) மற்றும் / அல்லது நேரம் (கள்), மற்றும் ஒரு RSVP தொடர்பு உள்ளிட்ட உங்கள் விருந்தினர் மதிப்புமிக்க தகவல்களை வழங்குகிறது என்று ஒரு எளிய அழைப்பு அட்டை கருத்தில்.
சாதாரண நிகழ்வு அழைப்புகள் எழுதுதல். மின்னணு அழைப்பின் ஒரு பகுதியாக, நிரல் மற்றும் நிகழ்வைப் பற்றிய உயர் தர தகவல்களை நீங்கள் வெளிப்படுத்த வேண்டும். உதாரணமாக, இது ஒரு ஊக்கமளிக்கும் பயணம் அல்லது பல நாள் மாநாட்டில் இருந்தால், பின்வருவனவற்றை உள்ளடக்குவதற்கு நீங்கள் விரும்புவீர்கள்: இலக்கு, பிரதான ஹோட்டல் / மாநாட்டு இடம், முக்கிய தலைப்பு, பேச்சாளர்கள் (பயாஸ் உட்பட), அட்டவணை, நடவடிக்கைகள், தளவாடங்கள் மற்றும் விவரங்கள் பதிவு பற்றி. அழைப்பிதழ்கள் மற்றும் பொருட்கள் விருந்தினர்களுக்கு விருந்தாளிகளுக்கு ஒரு காரணத்திற்காக வழங்க வேண்டும், எப்போதும் நடவடிக்கைக்கு அழைப்பு.
அழைப்பிதழ் ஆசாரம் இலக்கு / இடம் கண்ணோட்டத்துடன் தொடங்குகிறது. முறையான அழைப்பிதழ்கள் மற்றும் பொருள்களை எழுதுகையில், நீங்கள் திட்டத்தை ஹோஸ்டிங் செய்யும் இடத்திற்கு யாருமே இல்லை என்று நினைத்துக்கொள்வது மிகவும் பாதுகாப்பானது. அதாவது குறிக்கோள் மற்றும் / அல்லது ஹோட்டல் / வசதி / இடம் ஆகியவற்றின் சுருக்கமான கண்ணோட்டத்தை எழுத வேண்டும். பல நாள் நிகழ்வை நீங்கள் திட்டமிட்டிருந்தால், இந்த தகவலை முடிந்தவரை அதிக அளவில் வைத்திருங்கள், ஆனால் விருந்தினரைப் பற்றிய தனிப்பட்ட நுண்ணறிவுகளைக் கொண்டு வழங்குவதற்கு போதுமான தகவல்கள் இருப்பதை உறுதிசெய்து கொள்ளுங்கள், மேலும் அவர்கள் உங்களுடன் நேரம் செலவழிக்க வேண்டும்.
அழைப்பிதழ் ஆசாரம் நிகழ்வு அட்டவணை தேவைப்படுகிறது. ஒரு ஊக்கத் திட்டம் போன்ற பல நாள் நிகழ்ச்சியை நீங்கள் திட்டமிட்டிருந்தால், விருந்தினர்கள் உங்களோடு நேரம் செலவிட நேரிடலாம். இது உங்கள் அழைப்பிதழ் வருகை முறைகள் மற்றும் அவர்கள் பங்கேற்க எதிர்பார்க்கப்படுகிறது போது முறை, வணிக கூட்டங்கள் மற்றும் நடவடிக்கைகள் (நடவடிக்கைகள் மற்றும் செயல்பாடுகள்), உணவு மற்றும் புறப்பாடு தகவல் பற்றிய தகவல்.
அழைப்பிதழ் அறிகுறிகளை நடவடிக்கைகள் விளக்கங்கள் தேவை. முறையான அழைப்பிதழ்கள் மற்றும் பொருள்களை எழுதுகையில், விருந்தினர்களுக்கு அவர்களின் நலனுடன் என்ன பொருந்துகிறது என்பதை விருந்தினர்கள் நன்கு அறிய உதவுவதற்காக பல்வேறு நடவடிக்கைகளின் கண்ணோட்டத்தை வழங்குகிறார்கள். உங்கள் கோல்ஃப் திட்டம் ஒரு 1/2 நாள் அல்லது முழு நாள் நிகழ்வுதானா? அந்த நதியின் நீரோட்டங்களின் "வர்க்கம்" என்னென்ன உள்ளது? நீங்கள் நிகழ்ச்சியை நடத்துகிறீர்கள் என்பதன் உயரம் என்ன, அந்த மலையில் பைக்கிங் திட்டத்தை எவ்வளவு தூரம் எடுத்துக் கொள்வீர்கள்? ஒரு ஓவியம் வகுப்புக்கு எவ்வளவு காலம் நீடிக்கும், அவர்கள் என்ன கற்றுக் கொள்வார்கள்?
அழைப்பிதழ் அறிகுறி சந்தித்தல் தளவாடங்களைப் பற்றிய தகவல் தேவைப்படுகிறது. மீண்டும், நீங்கள் ஒரு பல-நாள் திட்டத்தை வழங்குகிறீர்கள் எனக் கருதி, விருந்தினர்கள் பின்வரும் ஒவ்வொரு பொருட்களின் விவரங்களையும் வழங்க வேண்டும்:
- விமான முன்பதிவு
- நிகழ்வு பதிவு
- அறை ஒதுக்கீடு
- விமான இடமாற்றங்கள்
- உடுப்பு நெறி
- வானிலை
- செக்-இன் நடைமுறைகள்
- அல்லாத reimbursable பொருட்கள்
- ஹோஸ்ட் ஊழியர்கள் தொடர்புகள்
இறுதி நிகழ்ச்சி நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்குங்கள். இது ஆரம்ப அழைப்பிதழ்களை விட வித்தியாசமாக இருக்கும் ஆனால் அழைக்கப்பட்ட விருந்தினர்களுக்கு வருகை அல்லது ஒரு நிகழ்வைச் சந்திப்பதற்கு முன் வழங்கப்பட வேண்டும். இது எப்போது மற்றும் எங்கு திட்டமிடப்பட்ட என்பது பற்றி ஒரு மணி நேர மணி நேர மணிநேரத்தை (மணிநேரத்தை இணைப்பது நன்றாக இருக்கும்) இதில் அடங்கும். நீங்கள் ஒரே நேரத்தில் திட்டமிடப்பட்ட பல கல்வித் தடங்களைக் கொண்டிருப்பின், குழுக்களில் அந்த ட்ராக்குகளை வரிசைப்படுத்துவது உதவியாக இருக்கும்.
நிகழ்வு வரவேற்பு கடிதத்தை உருவாக்கவும். பல அறிவாளிகள் எதைத் தெரிவிக்க வேண்டும் அல்லது வரவேற்புக் கடிதங்களில் சேர்க்கக்கூடாது. சிறந்த ஆலோசனை வரவேற்பு செய்தி எளிமையானது மற்றும் விருந்தினர்கள் வரவேற்கப்படுவதையும் பாராட்டப்படுவதையும் விருந்தாளிகளுக்கு தெரிவிக்க வேண்டும். அழைப்பிதழின் உத்தியோகபூர்வ ஹோஸ்ட்டில் கடிதம் கையெழுத்திடப்பட வேண்டும் என்று அழைப்பிதழ்கள் தெரிவிக்கின்றன.
மிகவும் கவனிக்கப்படாத நிகழ்வு அழைப்பிதழ்கள் ஒன்று புறப்படும் அறிவிப்பு ஆகும். வரவேற்பு கடிதத்தின் பகுதியாகவும், வருகை தரும் வரங்களினாலும், விருந்தினர்கள் எவ்வாறு புறப்படுவார்கள் என்பதைப் பற்றிய விபரங்களை இணைக்க வேண்டியது அவசியம்.
மெனு கார்டுகளை உருவாக்கவும். நீங்கள் ஒரு காலை, மதிய உணவு அல்லது இரவு உணவைத் திட்டமிடுகிறார்களா என்பதை விருந்தினர்கள் உணர்ந்துகொள்கிறார்கள், ஒவ்வொரு உணவிற்கான பட்டி உருப்பொருட்களை வெளிப்படுத்தும் மெனு கார்டுகளை விருந்தினர்கள் எப்போதும் பாராட்டுகிறார்கள். இது அவர்களது மேசையில் மற்றவர்களுடன் கூடிவரும்போது பேசுவதற்கு ஏதோ ஒன்று கொடுக்கிறது, காத்திருப்பு ஊழியர்களை விருந்தினர்களிடமிருந்து பட்டி தேர்வுகள் விரைவாக பெற அனுமதிக்கிறது, பாதையில் அட்டவணையை வைத்திருக்க உதவுகிறது. குறிப்பு: சில தனித்துவமான பொழுதுபோக்கிற்கு ஒரு கருப்பொருள் இனிப்பு போன்ற உணவில் நீங்கள் ஒரு சிறப்பு ஆச்சரியத்தைத் திட்டமிடுகிறீர்கள் என்றால், சிறப்பு விளைவுகளை மேம்படுத்துவதற்கு மெனு கார்டிலிருந்து அந்த பொருட்களை வைத்திருக்க உதவுகிறது.
அன்பளிப்பு பரிசு குறிப்பு அட்டைகளை உருவாக்கவும். இது ஒரு வருகையை பரிசு அல்லது ஒரு தலையணை பரிசு என்பதை, ஒவ்வொரு பாராட்டு பரிசு அதன் பரிசு குறிப்பு அட்டை இருக்க வேண்டும். இது "நன்றி" செய்திகளை வலுவூட்டும் மற்றும் உங்கள் விருந்தினர்கள் கூடுதல் சிறப்பு உணர செய்ய ஒரு வாய்ப்பு. நிகழ்வின் கருப்பொருளைப் பிரதிபலிப்பதாக இருக்கும் வார்த்தைகளையும், செய்திகளையும் இணைப்பது பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
தனிப்பட்ட புறப்பாடு அறிவிப்புகளை உருவாக்கவும்.
புறப்படுவதற்கு முன்னதாக, விமான எண் மற்றும் புறப்படும் நேரம் உட்பட அவர்கள் புறப்படும் போது அவர்களுக்கு நினைவூட்டும் விருந்தினர் அறைகளுக்கு அறிவிப்புகளை வழங்கவும். தளவமைப்புகள் திட்டமிடல் போது கண்காணிக்கப்படக்கூடிய எந்த கடைசி நிமிட பிழைகளையும் சரிசெய்யும் வாய்ப்பை இது வழங்குகிறது.
குறிப்புகள்:
- உங்களுக்கு ஒரு பெரிய கிராபிக் டிசைனர் மற்றும் ஆன்லைன் பதிவு செயல்முறை உள்ளது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். இன்றும் சவால் பல ஆன்லைன் நிகழ்வு பதிவு அமைப்புகள் உள்ளன, ஆனால் அவர்கள் தனிப்பயனாக்கம் நிறைய தேவை அல்லது மூன்றாம் தரப்பு அமைப்புகள் பயன்பாடு இன்னும் ஒரு அழைப்பு அடிப்படையில் ஒரு பிட் pricey கருதப்படுகிறது. அதனால்தான் பல திட்டமிடுபவர்கள் தங்களுடைய வீட்டில் வளர்ந்த கருவிகள் மற்றும் ஆதாரங்களில் தங்கியுள்ளனர்.
- உங்களை ஒரு பெரிய அலுவலக கடையில் கண்டுபிடி. மின்னணுவியல் தொடர்பு வடிவங்களின் பயன்பாடுகளுக்கு நிறுவனங்கள் மேலும் நகரும் போதிலும், அச்சிடப்பட்ட அழைப்புகள் மற்றும் நிகழ்வுப் பொருட்களை வழங்குவதற்கான தாக்கத்தை இன்னமும் மாற்ற முடியாது. உங்கள் நிகழ்வு கருப்பொருளை பாராட்ட வேண்டும், மேலும் அதிகமான வட்டி மற்றும் நாடகத்தை உருவாக்க காகித மற்றும் அளவுகள் ஆகியவற்றின் பாணியை வேறுபடுத்துக. உங்கள் விருந்தினர்கள் முயற்சி செய்வர்.
- ஒரு டெம்ப்ளேட்டை உருவாக்கவும், அங்கு இருந்து பிரதி எடுக்கவும். திட்டமிடலாளர்கள் டெம்ப்ளேட் அழைப்பிதழ் கடிதங்கள் மற்றும் பொருள்களை உருவாக்க வேண்டும், மேலும் முந்தைய நிகழ்வுகள் மற்றும் நிகழ்வுகளின் டெம்ப்ளேட்களில் இருந்து புதிய நிகழ்வை வெறுமனே புதுப்பிக்கவும். நிச்சயமாக, புதிய எழுதுபொருள், வரைகலை, உரை, முதலியவை தேர்வு செய்யப்பட்டு பயன்படுத்தப்பட வேண்டும், எனவே ஒவ்வொரு முறையும் தனிப்பயனாக்கத்திற்கான ஒரு குறிப்பிட்ட அளவு தேவைப்படுகிறது.