கட்டிடங்கள் மற்றும் அலுவலக தளபாடங்களைப் போல, விலைமதிப்பற்ற பத்திரங்கள் நெருப்பு அல்லது பிற ஆபத்தில் சேதமடைந்தன அல்லது அழிக்கப்பட்டிருக்கலாம். இந்த ஆவணங்கள் முக்கியம், எனவே நீங்கள் அவற்றை மீட்டெடுக்க அல்லது மறுபடியும் உருவாக்க வேண்டும்.
இந்த உருப்படிகளை மாற்றுவது நேரத்தை எடுத்துக்கொள்வது மற்றும் விலையுயர்ந்தது. அதிர்ஷ்டவசமாக, நீங்கள் மதிப்புமிக்க ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகள் காப்பீட்டை வாங்குவதன் மூலம் இந்த செலவினங்களுக்கு எதிராக உங்கள் வணிகத்தை பாதுகாக்க முடியும்.
மதிப்புமிக்க ஆவணங்களின் பொருள்
மதிப்புமிக்க ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகளின் துல்லியமான பொருள் ஒரு சொத்துக் கொள்கையில் இருந்து மற்றொரு இடத்திற்கு மாறுபடும். சில கொள்கைகள் குறிப்பாக இந்த காலவரை வரையறுக்கின்றன. வரையறை , புத்தகங்கள், வரைபடங்கள், படங்கள், வரைபடங்கள், செயல்கள், அடமானங்கள் மற்றும் கையெழுத்துக்கள் உட்பட எழுதப்பட்ட, அச்சிடப்பட்ட அல்லது பொதிந்துள்ள ஆவணங்கள் அல்லது பதிவுகளை உள்ளடக்கியிருக்கலாம்.
மற்ற கொள்கைகளானது ஒரு வரையறைக்கு மாறாக காலத்தின் பரந்த விளக்கத்தை வழங்குகின்றன. உதாரணமாக, ISO சொத்து கொள்கை, மதிப்புமிக்க ஆவணங்களை உள்ளடக்கியது, ஆனால் கணக்கில்லாத புத்தகங்கள், கணக்குகள், கையெழுத்துப் பிரதிகள், சுருக்கங்கள், வரைபடங்கள் மற்றும் அட்டை குறியீட்டு முறைமைகள் ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியது. கொள்கையில் எவ்வளவு மதிப்புமிக்க ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகள் விவரிக்கப்பட்டுள்ளன என்பது பொருட்படுத்தாமல், இந்த காலப்பகுதி பணம் மற்றும் பத்திரங்களை உள்ளடக்குவதற்கு அல்ல .
மூடியது என்ன?
பல வணிக சொத்துக் கொள்கைகளின் கீழ், மதிப்புமிக்க ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகள் பற்றிய தகவலை மாற்றவோ அல்லது மீட்டெடுப்பதற்கான செலவினமோ சொத்து இல்லை உள்ளடக்கியது.
இருப்பினும், இந்த செலவுகள் குறைந்தபட்சம் சில வரம்பை உள்ளடக்கியது, பாதுகாப்புப் பாதுகாப்பு நீட்டிப்பு என்ற தலைப்பில் ஒரு பிரிவின் கீழ்.
மதிப்புமிக்க ஆவணங்களின் பாதுகாப்பு, இழப்புக்கள் உள்ளதா இல்லையா என்பதைப் பதிவுசெய்வதில் இழந்த தகவலை மாற்றவோ அல்லது மீட்டெடுக்கவோ செலவாகும். உதாரணமாக, நீங்கள் சொந்தமாக ஒரு கிடங்கை விரிவாக்க வேண்டும் என்று நினைக்கிறேன்.
உங்கள் கட்டடத்திற்கான மூன்று சாத்தியமான கட்டமைப்புகளின் வரைபடங்களை உருவாக்குவதற்கு ஒரு கட்டிடத்தை நீங்கள் நியமித்துள்ளீர்கள். ஒரு சூறாவளியால் அழிக்கப்படும் போது ஒரு வாரம் வரை மட்டுமே உங்கள் ஓவியங்கள் வரைந்திருக்கின்றன. நீங்கள் அல்லது கட்டிடக்காட்சி எந்த பிரதியும் இல்லை. வரைபடங்களை மாற்றுவதற்கு, அவற்றை மீண்டும் உருவாக்க கட்டடக்கலை செலுத்த வேண்டும். வரைபடங்கள் பதிலாக செலவு உங்கள் மதிப்புமிக்க பத்திரங்கள் மற்றும் பதிவு காப்பீட்டு மூலம் மூடப்பட்டிருக்கும்.
ஒரு ஆவணம் அழிக்கப்பட்டால், நீங்கள் அதைக் கொண்டுள்ள மற்ற ஆவணங்களிலிருந்து அதை மறுகட்டமைக்கலாம். உதாரணமாக, உங்களுடைய கணக்கியல் லெட்ஜெர் ஒரு தீயினால் அழிக்கப்பட்டிருக்குமென நினைக்கிறேன். மகிழ்ச்சியுடன், உங்கள் வாடிக்கையாளர் கோப்புகள் மற்றும் விற்பனையாளர் பதிவுகளை பயன்படுத்தி உங்கள் கணக்கு பதிவுகள் புனரமைக்க முடியும். உங்கள் மதிப்புமிக்க பத்திரங்கள் மற்றும் பதிவு காப்பீடுகள் காலியாக பொருட்கள் (ஒரு புதிய கணக்கியல் லெட்ஜர்) மற்றும் கணக்கியல் தரவை மீண்டும் உருவாக்க உழைப்பின் செலவு ஆகியவற்றை உள்ளடக்கும்.
மதிப்புமிக்க ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகள் அனைத்திற்கும் பல சொத்து கொள்கைகளை அபாய பாதுகாப்பு வழங்குவதில்லை என்பதைக் கவனியுங்கள். அதற்கு பதிலாக, இத்தகைய பதிவுகள் பெயரிடப்பட்ட ஆபத்துக்கள் மட்டுமே. பொதுவாக மூடப்பட்டிருக்கும் ஆபத்துகளின் எடுத்துக்காட்டுகள் தீ, மின்னல், வெடிப்பு, புயல், வீழ்ச்சி மற்றும் சினோஹோல் சரிவு ஆகியவையாகும் .
உங்களுக்கு என்ன வரையறை தேவை?
மதிப்புமிக்க ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவேடுகள் கவரேஜ் ஒரு உட்பிரிவுக்கு உட்பட்டது.
ஒரு இழப்பு ஏற்பட்டால், உங்கள் காப்பீட்டாளர் உங்கள் கொள்கையில் காட்டப்படும் பதட்டத்தை விட அதிகமாக செலுத்த மாட்டார். இந்த பதக்கம் குறைந்தபட்சம் $ 2,500 ஆக இருக்கலாம். இழப்புகளுக்கு எதிராக உங்கள் வணிகத்தை பாதுகாக்க, நீங்கள் கூடுதல் பாதுகாப்பு வாங்க வேண்டும்.
ஒரு வரம்பை தேர்ந்தெடுக்கும்போது, ஆபத்து உள்ள ஆவணங்களின் வகைகளை கவனியுங்கள். அவர்களுக்கு பதிலாக எவ்வளவு செலவாகும்? நீங்கள் தற்காலிக பணியாளர்களை நியமிக்க வேண்டுமா? பதிவுகளை இனப்பெருக்கம் செய்வதற்கு எத்தனை மணி நேரம் ஆகும்? நீங்கள் மூலங்களைப் பெற வேண்டுமா? அசல் வேலை (மேலே கூறப்பட்ட கட்டடக்கலை வரைபடங்கள் போன்றவை) மீண்டும் உருவாக்கப்பட வேண்டுமா?
மதிப்புமிக்க பத்திரங்கள் ஒப்புதல்
உங்கள் வணிக சொத்துரிமை கொள்கை மதிப்புமிக்க ஆவணங்களை மறைக்கவில்லையெனில், இந்த பொருட்கள் ஒரு ஒப்புதலுடன் காப்பீடு செய்யப்படும். ஒப்புதல் பொதுவாக ஒரு பொதுவான சொத்துக் கொள்கையில் சேர்க்கப்பட்டதை விட அதே அல்லது பரந்த அளவிலான பரவலாக்கத்தை வழங்குகிறது. சில சான்றுகள் மதிப்புமிக்க ஆவணங்களை ஒரு பெயரிடப்பட்ட ஆபத்துக்களை விட அபாயகரமானதாகக் கருதுகின்றன.
அதாவது, அவை எந்தவொரு ஆபத்தும் ஏற்படுவதால் அவை மூடப்பட்ட சொத்துகளுக்கு சேதமடையாதவை.
மின்னணு ரெக்கார்டுகளுக்கான பாதுகாப்பு இல்லை
மதிப்புமிக்க ஆவணங்களைக் கொண்டிருக்கும் பெரும்பாலான கொள்கைகளும் (மற்றும் ஒப்புதல்கள்), குறிப்பாக மின்னணு தரவுகளாக இருக்கும் மதிப்புமிக்க ஆவணங்களுக்கு எந்தவொரு பாதுகாப்புக்கும் பொருந்தாது என்று குறிப்பிடுகின்றன. வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், மின்னணு ஆவணங்கள் மதிப்புமிக்க ஆவணங்களாக கருதப்படவில்லை.
பல நிறுவனங்கள் மின்னணு வடிவத்தில் முக்கிய பதிவுகளை வைத்திருக்கின்றன. துரதிருஷ்டவசமாக, சொத்துரிமை கொள்கைகள் பொதுவாக மின்னணு தரவு சேதம் மிக சிறிய பாதுகாப்பு வழங்குகிறது. மின்னணு தரவு செயலாக்கம் கவரேஜ் வாங்குவதன் மூலம் உங்கள் மின்னணு கோப்புகளை சேதப்படுத்தும் இழப்புகளுக்கு எதிராக உங்கள் நிறுவனத்தை நீங்கள் பாதுகாக்க முடியும்.