விடுமுறைக்கு அலுவலகம் மூட எப்படி

01 - ஊழியர்கள், வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் விற்பனையாளர்களை அறிவித்தல்

உங்கள் வலைத்தளத்தின் மூலம் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அறிவிக்க முடியும் மற்றும் உங்கள் தொலைபேசி அமைப்பில் தானியங்கு உதவியாளர் செய்தி அனுப்ப முடியும்.

விற்பனையாளர்கள் (குறிப்பாக reoccurring விநியோக அட்டவணைகளுடன்) மின்னஞ்சல், தொலைபேசி அல்லது வழக்கமான தபால் அஞ்சல் மூலம் அறிவிக்கப்பட வேண்டும்.

02 - பாதுகாப்பு பணியாளர்கள் அல்லது சேவைகளுக்கு அறிவி

உங்கள் வரவிருக்கும் இறுதி தேதி பற்றிய உங்கள் பாதுகாப்பு அதிகாரி அல்லது பாதுகாப்பு சேவையை அறிவிக்கவும். உங்கள் பாதுகாப்பு வழங்குநர்களுக்கு நீங்கள் மற்றும் உங்கள் முக்கிய பணியாளர்களுக்கான தொலைபேசி எண்கள் உள்ளிட்ட தொடர்பு தகவலைக் கொண்ட புதுப்பித்த அவசர தொடர்புப் பட்டியலைக் கொண்டிருப்பதை உறுதிசெய்யவும். அலுவலகத்திற்கு வணிக முடிவடைந்தபோதும், பணிநிறுத்தத்தின்போது கட்டிடத்தில் இருப்பதற்கு யார் அங்கீகாரம் பெற்றிருந்தாலும் பாதுகாப்பு விஷயத்தில் யாரை தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் என்பதை அவர்கள் அறிந்திருக்க வேண்டும்.

03 - தன்னியக்க அட்வைன்ட் வாழ்த்துக்களை மாற்றுங்கள்

மூடுவதற்கு முன் ஒரு வாரம் அல்லது இரண்டு நாட்களுக்குள், உங்கள் தொலைபேசி அமைப்பில் ஒரு ஆட்டோமேட்டேட் பார்ட்டி வாழ்த்து பதிவு செய்யுங்கள், அது அலுவலகத்திற்கு ஒரு நீண்ட காலமாக மூடப்படும் என்று விளக்குகிறது. நீங்கள் மூடுவீர்கள், நீங்கள் மீண்டும் திறக்க எதிர்பார்க்கும் தேதி அடங்கும். நீங்கள் கிளம்புவதற்கு சற்று முன், நீங்கள் திரும்பும் போது நீங்கள் வலியுறுத்துகின்ற இரண்டாவது தானியங்கு வாழ்த்துக்களை பதிவுசெய்து, சரியான நேரத்தில், யாரை அழைப்பவர்கள் உங்களிடம் எந்த கேள்வியையும் கேட்கக்கூடாது.

அவசர சேவைகள், சூடான மற்றும் குளிரூட்டும், பிளம்பிங் அல்லது பிற அத்தியாவசிய வாடிக்கையாளர் சேவைகளான நீங்கள் அவசர சேவைகளை வழங்கினால், உங்கள் அழைப்பாளர்களுக்கு அவசரநிலை ஏற்பட்டால், உங்கள் பதில் சேவை அல்லது உங்கள் செல் ஃபோன் எப்படி அடையலாம் என்பதைச் சொல்லுங்கள்.

04 - உங்கள் பதில் சேவைக்குத் தெரிவிக்கவும்

அலுவலகம் மூடப்படும் தேதிகளின் உங்கள் பதில் சேவைக்கு தெரிவிக்கவும், அழைப்பில் இருக்கும் பணியாளர்களின் தொலைபேசி எண்களுடன் உங்கள் தொடர்புப் பட்டியலை புதுப்பிக்கவும். குறிப்பிட்ட சூழல்களில் யார் யார் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் என்பது அவர்களுக்குத் தெரியுமா; உதாரணமாக ஒரு விநியோக பிரச்சினை ஏற்பட்டால், மேல் நிலை மேலாளர்கள் எச்சரிக்கை செய்ய விரும்பவில்லை.

05 - குரல் அஞ்சலி வாழ்த்துகள்

உங்கள் தொலைபேசி அமைப்பு பணியாளர்களை தங்கள் மேசையில் வெளிப்புற அழைப்புகள் பெற அனுமதித்தால், "விடுமுறை நாட்களில் மூடப்பட்ட" செய்தியை அல்லது "அலுவலகத்திற்கு வெளியே" வாய்ஸ்மெயில் வாழ்த்துக்களை பதிவு செய்ய அவர்களுக்கு அறிவுறுத்துங்கள். ஊழியர்கள் அலுவலகத்திற்குத் திரும்பும்போது அவர்கள் அழைப்பாளர்களைத் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும், அலுவலகம் மூடப்பட்டிருக்கும் போது அவர்களுக்கு உடனடி உதவி தேவைப்பட்டால் என்ன செய்ய வேண்டும். பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், பணியாளர்கள் தனிப்பட்ட தொடர்பு தகவலை வழங்க விரும்பவில்லை.

06 - தெர்மோஸ்டாக்களைக் குறைத்தல், அலுவலக உபகரணங்கள் அணைக்க

Shutdown போது உங்கள் அலுவலக வெப்பநிலைப்படுத்தல்களை அமைக்க அல்லது reprogramming மூலம் ஆற்றல் மற்றும் பணத்தை சேமிக்கவும். நீங்கள் பெறும் செலவுகளில் நீங்கள் ஆச்சரியப்படுவீர்கள், அது ஒரு நல்ல PR வாய்ப்பாக இருக்கலாம்; உங்கள் நிறுவனம் ஆதாரங்களை பாதுகாப்பதில் உறுதியாக உள்ளது என்பதைக் காட்டுகின்றன.

மேசை விளக்குகள், நகலிகள், அச்சுப்பொறிகள் மற்றும் கணினிகள் உட்பட அனைத்து தேவையற்ற அலுவலக உபகரணங்களையும் திருப்புவதன் மூலம் நீங்கள் சக்தியையும் பணத்தையும் சேமிக்க முடியும்.

07 - காப்பு சேவையகங்கள்

நீங்கள் கணினிகள் மற்றும் சேவையகங்கள் இருந்தால், பின்சேமிப்பு சுழற்சியை முன்னிருப்பாகவும், பணிநிறுத்தத்திற்கு முன்பாகவும் இயங்கும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். வியாபாரத்தை மீண்டும் திறக்க காத்திருப்பதை விட, ஒரு ஆரம்ப இடத்திற்கு உங்கள் இருப்பிட காப்புப்பிரதி திட்டமிடுவதன் மூலம் ஒரு பேரழிவிற்கு உங்கள் வெளிப்பாட்டை குறைக்கலாம். இது ஒரு பிரச்சனை ஏற்பட்டால் யாருக்காக தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் என்பதற்கான தெளிவான வழிமுறைகளைப் பின்பற்ற விரும்பும் ஒரு பகுதியாகும், எனவே உங்கள் பதில் சேவை சரியாக உள்ளதா என்று உறுதிப்படுத்தவும்.

08 - அணைக்க வேண்டாம்

சில அலுவலக உபகரணங்கள் உள்ளன, அவை நீக்கம் செய்யப்படக்கூடாது:

• தொலைநகல் இயந்திரங்கள்
• தொலைபேசி அமைப்பு
• சர்வர்கள் மற்றும் காப்பு அமைப்புகள்
• குளிர்பதன அலகுகள்
• பாதுகாப்பு அமைப்புகள்