மேலும் முக்கியமாக, வியாபாரத்தில் யாராவது ஒருவர் தொடர்பு கொள்ளுவது பற்றிய தகவலை வழங்க வேண்டியது அவசியம்.
ஒரு வாடிக்கையாளர் திருப்பி விடப்படுவதற்கும் உங்களை எவ்வாறு தொடர்பு கொள்வது என்பது தெரியாமலும் மிகவும் வெறுப்பாக இருக்கும். உங்கள் நிலைப்பாடு விற்பனை, சேவை அல்லது தயாரிப்பு வளர்ச்சியில் இருந்தால், அது தேவையில்லை. அனைத்து வாடிக்கையாளர் அழைப்புகள் முக்கியம் மற்றும் ஒரு தொழில்முறை முறையில் கலந்து கொள்ள வேண்டும்.
மின்னஞ்சல் மூலம் நீங்கள் தொடர்பு கொள்ள முயற்சிக்கும் வாடிக்கையாளர்களும் சக ஊழியர்களும் எச்சரிக்கை செய்யும் மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கம் அழைப்பாளர்களை வாழ்த்தும் குரல் செய்தியின் உள்ளடக்கத்துடன் ஒத்திருக்க வேண்டும். நீங்கள் அவுட்லுக் 2010 ஐப் பயன்படுத்தி, மைக்ரோசாப்ட் எக்ஸ்சேஞ்ச் சேவையகம் வழியாக இணைக்கப்பட்டிருந்தால், முதலில் கோப்பு தாவலில் சொடுக்கவும், பின்னர் தானியங்கு பதில்கள் ஐகானைக் கிளிக் செய்யவும்.
இது நீங்கள் அலுவலகத்திலிருந்து வெளியேறும்போது மின்னஞ்சலை அனுப்பிய அனைத்திற்கும் அனுப்பப்படும் தற்காலிக மின்னஞ்சலை உருவாக்கும் செயல்முறையைத் துவக்கும். இந்த தற்காலிக செய்தியை நீங்கள் செயல்படுத்தியதால் தானாக பதில் அனுப்பப்படுகிறது. இந்த மின்னஞ்சலை உருவாக்குவதற்கான வழிமுறைகளின் படி படிப்படியாக இங்கே காணலாம்: அவுட்லுக் பரிவர்த்தனைக்கு அலுவலக மின்னஞ்சல் அவுட்
நீங்கள் ஒரு மைக்ரோசாப்ட் எக்ஸ்சேஞ் சர்வர் வழியாக இணைக்கப்படவில்லை எனில், செயல்முறை சற்று வித்தியாசமானது, ஏனெனில் மின்னஞ்சல் கணக்குகளின் இந்த வகைகளில் "தானியங்கு பதில்கள்" ஐகான் இல்லை. அல்லாத பரிமாற்ற பயனர்களுக்கு இந்த மின்னஞ்சலை உருவாக்கும் படி வழிகாட்டி மூலம் ஒரு படி இங்கே காணலாம்: எல்லாவற்றிற்கும் அலுவலகத்திற்கு வெளியே
அடுத்த கட்டமாக, அலுவலகத்திலிருந்து நீங்கள் தொலைவில் இருக்கும் மின்னஞ்சல்களை அனுப்பும் மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கத்தை உருவாக்க வேண்டும். உங்கள் மின்னஞ்சலை எவ்வளவு காலம் நீடிக்கும் என்பதை இந்த மின்னஞ்சலுக்கு தெரிவிக்க வேண்டும், நீங்கள் இல்லாத நேரத்தில் நீங்கள் எப்படி அடைந்து கொள்ளலாம் (பொருத்தமானது என்றால்) மற்றும் உங்கள் வணிகத்தில் நீங்கள் உங்கள் நேரத்தைத் தொடர்பு கொள்ள விரும்பினால் அலுவலகம்.
உதாரணமாக:
வணக்கம்,
உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு நன்றி. நான் தற்போது அலுவலகத்திலிருந்து வெளியே வந்து திங்கள், டிசம்பர் 1 ம் தேதி மீண்டும் வருகிறேன். இந்த நேரத்தில் மின்னஞ்சலில் எனக்கு மட்டுப்படுத்தப்பட்ட அணுகல் இருப்பதால், என் பதில் சிறிது தாமதமாகிவிடும். உங்களுக்கு உடனடி உதவி தேவைப்பட்டால், என் உதவியாளர், பார்பரா கோலன்சிற்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பவும். அவளுடைய மின்னஞ்சல் முகவரி bcolson@xyz.com.
மகிழ்ச்சியான விடுமுறை நாட்கள்!
Shahira
மைக்ரோசாப்ட் இங்கே காணக்கூடிய வார்ப்புருக்கள் மற்றும் பிற உதாரணங்கள் வழங்குகிறது: அலுவலகம் வார்ப்புருக்கள் மற்றும் எடுத்துக்காட்டுகள். நீங்கள் அலுவலகத்திற்குத் திரும்பும்போது இந்த தற்காலிகச் செய்தியை அணைக்க மறக்காதீர்கள், இல்லையெனில், அலுவலகத்திற்குத் திரும்பிய பின் உங்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும் எவரும் இதே செய்தியைப் பெறுவார்கள்.
இப்போது வெளிச்செல்லும் மின்னஞ்சலை உருவாக்கியுள்ளீர்கள், உங்கள் அழைப்பாளர்களை அனைவரும் வரவேற்கக்கூடிய ஒத்த, நிலையான வெளிச்செல்லும் குரல் செய்தியை உருவாக்குவது எளிது. மின்னஞ்சலில் இருந்து அதே சொற்கள் பயன்படுத்தவும், நீங்கள் இல்லாத நிலையில் உங்கள் இல்லாத நிலையில், தொடர்பு கொள்ளப்பட வேண்டிய குறிப்பு.
குரல் செய்திக்கு, அவர்களின் மின்னஞ்சல் முகவரிக்கு பதிலாக, நபரின் தொலைபேசி எண்ணை வழங்க வேண்டும்.
உதாரணமாக:
வணக்கம்,
நீங்கள் ஷாஹிரா ரெனரி மேசை அடைந்திருக்கிறீர்கள். இந்த முழு செய்தியைக் கேளுங்கள். நான் திங்கட்கிழமை வரை ஜனவரி 5 வரை அலுவலகத்திலிருந்து வெளியேற மாட்டேன். உடனடி உதவி தேவைப்பட்டால், தயவுசெய்து என் உதவியாளர், சார்ள் கோன்சன் என அழைக்கவும். அவரது தொலைபேசி எண் 212-555-xxxx ஆகும்.
நான் திரும்பி வரும்போது உங்களுடன் பேசுவதற்கு எதிர்பார்த்திருக்கிறேன். நன்றி.