செலுத்தத்தக்க கணக்குகளை உகந்ததாக்குவதற்கான உத்திகள்

ஏதோ தவறு நடந்தால், பல வியாபாரங்களுக்கு, பணம் செலுத்த வேண்டிய கணக்கு கவனத்தை பெறாது. எனினும், நன்கு இயங்கும் கணக்குகள் செலுத்தத்தக்க துறையிலிருந்து பெறப்பட்ட நிறைய இருக்கிறது. மாறாக, வெறுமனே ஒன்றாக இணைக்கும் ஒரு இருந்து வரும் பிரச்சினைகள் நிறைய இருக்கிறது. இந்த துறையானது ஒரு வியாபாரத்தின் பணப் பாய்ச்சலில் ஒரு பெரும் விளைவைக் கொண்டிருக்கிறது, மேலும் சப்ளையர்களுடன் ஒப்பந்த ஒப்பந்தங்களைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம் பெறப்பட்ட அல்லது இழக்கப்படும் வாய்ப்புகள் உள்ளன.

ஒரு நல்ல ரன் கணக்கில் பணம் செலுத்தும் துறையானது தொகுதி தள்ளுபடிகள் மற்றும் ஆரம்ப கட்டண தள்ளுபடிகள் மற்றும் பிற செலவுகள் மற்றும் முதலீடுகளுக்கு ஒரு வியாபாரத்திற்கு மிகுந்த பணத்தை வைத்திருக்க சிறந்த வழியைத் தீர்மானிக்க முடியும். இந்த துறையானது உடன்படிக்கைகள் மற்றும் ஒப்பந்தங்களின் அடிப்படையில் தங்கள் கடமைகளைச் சந்திப்பதை உறுதி செய்ய முடியும், எனவே தொகுதி அல்லது தரநிலைகள் பூர்த்தி செய்யப்படாவிட்டால், பிரச்சினைகள் தீர்க்கப்படும் மற்றும் சரியான சரியான நடவடிக்கைகள் எடுக்கப்படும்.

பொது கணக்குகள் செலுத்த வேண்டிய சிக்கல்கள்

செலவுகளைக் குறைத்தல் மற்றும் பணத்தை விடுவித்தல் போன்ற பல வாய்ப்புகள் இருந்தாலும், இந்த இலக்குகளை அடைய முயற்சிக்கும் போது வணிகங்கள் எதிர்கொள்ளும் தடைகள் உள்ளன. கேனான் 2014 கணக்குகள் செலுத்தத்தக்க உகப்பாக்கம் ஆய்வு காகித நிறுவனங்கள், மிகப்பெரிய பிரச்சினையாக இருப்பதால், காகித நிறுவனமானது, பல நிறுவனங்களின் பிரச்சினைகளுக்கு மிகப்பெரிய ஆதாரமாக விளங்குகிறது.

கவலை மற்ற முக்கிய ஆதாரங்கள்:

• பணம் செலுத்தும் நேரத்தை உறுதிசெய்கிறது
• விலைப்பட்டியல் ஒப்புதல் செயல்முறையை விரிவாக்குகிறது
• சப்ளையர்களிடமிருந்து சிறந்த கட்டணம் செலுத்துதல் விதிமுறைகள் மற்றும் கடப்பாடுகள் இரண்டு பக்கங்களிலும் சந்திப்பதை உறுதிப்படுத்துகின்றன
• சப்ளையர் கணக்கியல் மற்றும் விலைமதிப்பீட்டு முறைமைகள் ஆகியவற்றைப் பொறுத்து
• தரவு மற்றும் பரிவர்த்தனைகளின் பாதுகாப்பை பதிவு செய்தல் மற்றும் சரிபார்க்கிறது

பட்டியலிடப்பட்ட பல சிக்கல்கள் மோசமானதாக அல்லது காகித விவரக்குறிப்பின் நம்பகத்தன்மையால் உருவாக்கப்படுகின்றன. லாஸ்ட் கடிதங்கள் பல நிறுவனங்களில் ஒரு அடிக்கடி பிரச்சனை, தாமதமாக அல்லது தவறிய பணம் செலுத்தும் வழிவகுக்கிறது. கூடுதலாக, பல தொழில்கள் தங்களது கடிதங்களை டிஜிட்டல் செய்வதில் ஆர்வம் காட்டுகையில், பெரும்பான்மையான விநியோகஸ்தர்கள் காகிதத் தகவல்களுக்கு அஞ்சல் அனுப்புகிறார்கள் அல்லது தொலைநகலில் அனுப்புகிறார்கள்.

பெரும்பாலான சிறு வணிகங்கள் தங்கள் கணக்குகளை செலுத்தக்கூடிய கடிதத்தை கையாளுகின்றன, மேலும் இது மிகவும் கைமுறையாக செய்யப்படுகிறது. சில சப்ளையர்கள் மின்னணு பில்லிங் மீது மாறிக்கொண்டு இருப்பதால், பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் மனிதவளத்துடனான அதிக எண்ணிக்கையிலான தரவுகளை உள்ளிட்டு தரவு ஆவணங்களை டிஜிட்டல் பிரதிகள் உருவாக்குகின்றன.

காகித ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துவது அடிக்கடி விலைப்பட்டியல் ஒப்புதல் செயல்முறையை குறைக்கிறது, ஏனெனில் பிரதிகளை தயாரிக்க வேண்டும் மற்றும் மதிப்பாய்வு செய்ய நிர்வாகத்தின் பொருத்தமான உறுப்பினர்களுக்கு அனுப்ப வேண்டும். ஒரு டிஜிட்டல் வடிவமைப்பில் காகிதப்பணி எளிதில் அணுக முடியாத அல்லது கிடைக்காவிட்டால், தரவுகளைப் பகுப்பாய்வு செய்வதற்கும் சிறந்த கட்டண ஒப்பந்தங்கள் பெறப்படுவதற்கும், கடமைகளை நிறைவேற்றுவதற்கும் ஒரு சவாலாக உள்ளது. வணிகங்கள் தேவைப்படும் போது பணம் செலுத்த முடியாவிட்டால் காலமும் ஆரம்ப கட்டண கட்டண ஒப்பந்தங்களும் எளிதாக இழக்க நேரிடலாம், எனவே கடிதத்துடன் தொடர்புடைய பிரச்சினைகள் விலை உயர்ந்தவை.

மேம்பாடுகள் மற்றும் உகப்பாக்கம்

அதே காரணங்களால், கணக்குகள் செலுத்த வேண்டிய துறைகள் சரியாக இயங்குவதற்கான பல சிக்கல்கள் காரணமாக, ஒரே நேரத்தில் பல கவலைகளை கவனித்துக்கொள்வதற்கு நிறுவனங்கள் சில மாற்றங்களைக் கொண்டிருக்கின்றன. வணிகங்கள் தங்கள் கணக்குகளை செலுத்தத்தக்க துறை செயல்முறைகள் ஓட்ட முடியும் என்று மிகவும் பயனுள்ள வழிகளில் மூன்று:

• காகிதத் தகவலை இலக்கமாக்க ஆப்ஜெக்ட் கதாபாத்திர அங்கீகாரத்தைப் பயன்படுத்தவும்
• சப்ளையர்களை அணுகக்கூடிய ஆன்லைன் போர்ட்டல்களைப் பயன்படுத்தி கொள்ளுங்கள்
• மேலாண்மை பணியிடங்களை உருவாக்கவும்

ஓசிஆர்

பல நிறுவனங்கள் வழக்கமாக ஸ்கேனர்களை பயன்படுத்தி கடிதத்தின் டிஜிட்டல் பிரதிகள் உருவாக்க வேண்டும், இது பொதுவாக ஒரு கணினியில் சேமித்த ஒரு ஆவணத்தின் ஒரு படத்தை உருவாக்கும். இதன் பொருள் தகவல் இன்னமும் ஒரு தரவுத்தளத்தில் கைமுறையாக நுழைகிறது, எனவே பதிவுகளின் இழப்பு குறைவாக இருப்பதால், இது இன்னும் நேரத்தை எடுத்துக்கொள்கிறது.

பொருள் எழுத்து அங்கீகாரம், அல்லது OCR, ஒரு ஆவணம் ஸ்கேனிங் மற்றும் அதன் தரவை மீட்டெடுக்க உள்ளடக்கியது. இந்த தரவு தானாக ஒரு தரவுத்தள அல்லது விரிதாள் சேர்க்கப்படலாம். OCR செயல்முறை கையேடு தரவு நுழைவு பிழைகள் பிரச்சினை குறைக்க உதவுகிறது மற்றும் காகித பெறப்பட்ட விரைவில் தகவல் நுழைய அனுமதிக்கிறது. ஒ.ச.ஆ. ஒரு பணியாளருக்கு ஒரு ஆவணத்தை ஸ்கேன் செய்வதற்கு அதே நேரத்தில் ஒரு படக் கோப்பை உருவாக்குகிறது, மேலும் அது பொதுவாக எந்த கூடுதல் நடவடிக்கைகளையும் தேவையில்லை. ஒவ்வொரு கார்டினரும், ஊழியர்களை நேரடியாக ஈடுபடுத்தாமல் 80 சதவிகிதம் அல்லது அதற்கும் அதிகமான விவரங்களை பதிவு செய்யக்கூடிய நிறுவனங்கள் உள்ளன.

வழங்குபவர் இணையதளங்கள்

ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட அமைப்புக்குள் பொருள் மற்றும் தரவுகளை நுழைப்பதற்கான செயல்முறையை விரிவாக்குவதன் மூலம் வணிகங்கள் வணிகத்திற்கும் அதன் வழங்குநர்களுக்கும் உத்தரவுகளை கண்காணிக்கும், பொருள் விவரங்களைப் பார்க்கவும் மற்றும் பணம் செலுத்தும் போது பார்க்கவும் ஒரு ஆன்லைன் போர்ட்டினை உருவாக்கவோ அல்லது பயன்படுத்தவோ முடியும். ஒரு நிறுவனத்தில் பல தனிநபர்களுக்கு இந்தத் தரவைப் பெற்றுக்கொள்வதன் மூலம், கணக்கில் செலுத்தக்கூடிய துறை சரியான மேற்பார்வைக்கு உள்ளதா என்பதை உறுதி செய்ய உதவுகிறது, மேலும் அது பொருள் விவரங்களை அங்கீகரிக்க எடுக்கும் நேரத்தை விரைவாக உதவுகிறது. விற்பனையாளர்களை அணுகுவதற்கு இந்த வணிகத்தை அணுகுவதற்கும், பொருட்கள் மற்றும் பணம் செலுத்தும் முறைகளையும் சமர்ப்பிக்கவும் அதேபோல் வழங்கப்பட்ட அல்லது வழங்கப்படும் விவகாரங்கள் தொடர்பான எந்தவொரு பிரச்சினையையும் பற்றி அறிந்து கொள்ளவும் இந்த வணிகத்தை உதவுகிறது.

பணியிடங்கள் மற்றும் செயல்முறைகளை நிறுவுதல்

எனினும், ஒரு நிறுவனம் தங்கள் தரவு மேலாண்மை முயற்சிகள் கையாள முடிவு, கணக்குகள் மற்றும் செலுத்தும் மேலாண்மை இடத்தில் ஒரு நிறுவப்பட்ட செயல்முறை உள்ளது முக்கியம். இது செயல்பாடுகளைச் செயல்படுத்துவதை உறுதிப்படுத்துவதற்கும், அவை சிக்கலானவையாகவோ அல்லது பிழைகள் அல்லது தாமதத்திற்கு வழிவகுப்பதாலோ மாற்றுகளை கண்டுபிடிப்பதற்கு வணிகங்களை இது உதவுகிறது. டெலாய்ட்டின் கூற்றுப்படி, இந்த செயல்முறைகள் விவரம் செலுத்த வேண்டிய துறைகள் என்னவென்றால், ஒரு விலைப்பட்டியல், தரவு உள்ளீடு மற்றும் பகிர்வு மற்றும் எவ்வாறு செயல்முறைகள் ஒப்புதல் பெறுவது என்பனவற்றை எவ்வாறு பெறுகிறது என்பதை விவரிக்க வேண்டும். சப்ளையர்கள் பல்வேறு வகையான பணம் செலுத்துவதில் சிறந்த வழிகளை தீர்மானிக்க வழிகாட்டுதல்களும் இருக்க வேண்டும்.

பல சப்ளையர்கள் 30 அல்லது 90 நாட்களுக்குள் பணம் செலுத்துவதற்கு தள்ளுபடியை வழங்கும்போது, ​​ஒரு நிறுவனத்தின் பணப்புழக்கத்தைத் தடுக்கினால் அது தள்ளுபடிக்கான மதிப்புக்குரியதாக இருக்காது. நிறுவனம் மற்றும் சப்ளையர்கள் இருவரும் ஒரு ஒப்பந்தம் அல்லது ஒப்பந்தத்தின் பரிந்துரைகளை சந்திப்பதை சரிபார்க்க ஒரு வழி உள்ளது. இந்த சிக்கல்களைக் கையாள்வதற்கான பணியிடங்களை நிறுவுதல் நிறுவனங்கள் சரியான தேர்வுகளை செய்ய உதவும்.

சப்ளையர்கள் காலப்போக்கில் விநியோகிக்கப்படாத போது, ​​போதுமான அளவு அல்லது சரியான அளவிலான பங்குகளில், இந்த விஷயங்கள் தீர்க்கப்படும் வரை நிறுவனங்கள் பணம் செலுத்தத் தேவையில்லை. இந்த பிரச்சினைகள் எழும்பும்போது என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிப்பதில் ஒரு பணிப்பங்கு முக்கியம். கூடுதலாக, சப்ளையர்களுக்கான பணம் செலுத்துதல், நேரத்தைத் தாமதமாக செலுத்துவதற்கு தள்ளுபடி அல்லது இழப்பு அபாயங்களைத் தடுக்க தற்காலிகமாக செய்யப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு சப்ளையர் உடன்படிக்கையும் விஷயங்களை மாற்றியமைக்க வேண்டும் மற்றும் புதுப்பிக்க வேண்டும், ஒவ்வொரு கணக்கு சரியான முறையில் கையாளப்படுவதை உறுதிப்படுத்த வேண்டும்.

பணியிடங்களை உருவாக்குவது ஒரு நிறுவனத்திற்கு உதவலாம்:

அவுட்சோர்ஸிங்

பதிவுகளை டிஜிடல் செய்து, ஓ.ஆர்.ஆரை அமல்படுத்துவதோடு, சப்ளையர்கள் அணுகுவதற்கான ஒரு போர்ட்டைப் பயன்படுத்தி சிறிய வியாபாரங்களுக்கான தேவையற்றதாக இருக்கக்கூடாது, ஆனால் நிறுவனங்கள் வணிகத்தை தங்களின் சாதகத்தைத் தக்கவைத்து கொள்ளுவதை தடுக்கிறது என்று நிறுவனங்கள் நினைக்கக்கூடாது. மின்னணு அமைப்புகளை அமைப்பதற்கும் பராமரிப்பதற்கும் பல சிறிய மற்றும் நடுத்தர அமைப்புகளுக்கு தடை விதிக்கப்படலாம், அதே சமயத்தில் உள்நாட்டில் செய்ய வேண்டிய அவசியம் இல்லை. மூன்றாம் தரப்பு வழங்குநர்கள் நிறுவனங்கள் இந்த பணிகளை அவுட்சோர்ஸ் செய்ய முடியும். நிறுவனங்கள் ஒரு OCR செயல்முறையை அமைப்பதில் இருந்து எல்லாவற்றிற்கும் அவுட்சோர்சிங் உதவி பெற முடியும், ஒரு நிறுவனம் சப்ளையர் ஒப்பந்தங்களை பகுப்பாய்வு செய்ய பணிப்பாய்வுகளை உருவாக்க உதவுகிறது.

நிறுவனங்கள் பல்வேறு வகையான ஐடி அமைப்புகளை தங்கள் சொந்த செலவில் செயல்படுத்த முடியாமல் போகலாம், மூன்றாம் தரப்பு கைப்பிடியைக் கொண்டிருக்கும், அவை மிகவும் மலிவுடையதாக இருக்கும். பணத்தை விடுவிப்பதற்கான சாத்தியமான சேமிப்பு மற்றும் மதிப்புக்கு எதிராக இந்த அமைப்புகளை உருவாக்க வெளிப்புறக் கட்சிகளைப் பயன்படுத்துவதற்கான செலவை ஒப்பிட்டுப் பார்க்க வேண்டும், ஆனால் அவுட்சோர்சிங் நிறுவனங்கள் தொழில்நுட்பம் மற்றும் அமைப்புகளை மிகவும் விலையுயர்வாக இருக்கும் வகையில் பயன்படுத்திக்கொள்ள அனுமதிக்கிறது.

• ஒவ்வொரு புதிய வரிசையிலும் வாங்குவதற்கான ஆர்டர்கள் உருவாக்கப்படுகின்றன என்பதை உறுதி செய்யவும்
• பொருள் பொருந்தப்பட்ட பொருட்கள் பொருந்தும் மற்றும் உடன்படிக்கை ஒப்பந்தங்களை சந்திக்கவும்
• பணம் செலுத்துவதை உறுதி செய்ய பதிவுகளை சரிபார்க்கவும், அவர்கள் காலப்போக்கில் செய்யப்பட்டு, அவர்கள் நகல் செய்யப்படவில்லை என்று உறுதிப்படுத்தவும்
• EFT கள் அல்லது கிரெடிட் கார்டுகள் போன்ற பணம் செலுத்துவதற்கான சிறந்த முறையைத் தீர்மானித்தல்