விற்பனையாளர் RFP இல் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள தேவைகள் குறித்த அதன் புரிதலை அடிப்படையாகக் கொண்டு ஒரு முயற்சியைத் தோற்றுவிப்பார், மேலும் போட்டி விற்பனையாளரை தேர்ந்தெடுப்பதற்கு அல்லது போட்டியாளர்களை நிறுவனத்தின் விற்பனையாளர்களின் குறுகிய பட்டியலை தயாரிப்பதற்காக போட்டியிடும் ஏலங்கள் மதிப்பீடு செய்யப்படும் .
முன்மொழிவு ஆவணத்திற்கான கோரிக்கையை வரையறுத்தல்
RFP ஆவணம் வாடிக்கையாளரின் வணிகத் தேவைகளை நிறைவேற்றக்கூடிய ஒரு விற்பனையாளரைப் பெறுவதற்கு முக்கியமாகும். ஆவணம் தவறானது என்றால், தெளிவற்ற தேவைகள், காணாமல் போன தேவைகள் அல்லது விற்பனையாளரின் நியாயமற்ற தேவைகள் ஆகியவற்றால், பின்னர் RFP செயல்முறை முழுமையடையாத ஏலத்திற்கு வழிவகுக்கும், அல்லது சில சந்தர்ப்பங்களில், எந்தவொரு ஏலமும் செய்யாது. விற்பனையாளர்கள் அவர்கள் பெறும் ஒவ்வொரு RFP க்கும் ஏலத்தைச் சமர்ப்பிக்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை, RFP தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்ய முடியாவிட்டாலும் கூட, தற்காலிக பாணியில் தேவைகளை வழங்குவதற்கான திறன் இல்லை. ஒரு வாடிக்கையாளர் RFP யின் சிறிய விற்பனையாளர்களிடம் தங்கள் துறையில் தலைவர்கள் இருக்கலாம், ஆனால் வாடிக்கையாளர் தேவைகளை பூர்த்தி செய்வதற்கான வழிமுறை அல்லது திறனைக் கொண்டிருக்காதபோது, பின்னர் அடிக்கடி காணப்படுகிறது.
வரையறுக்கப்பட்ட தேவைகள் மற்றும் வாடிக்கையாளரின் குறிப்பிட்ட தேவைகளின் அடிப்படையில் ஒவ்வொரு RFP வேறுபட்டதாக இருக்கும். அதே கம்பெனிக்குள்ளேயே, ஒரு RFP ஆவணம் முதன்மை தேவைகளைப் பொருத்து கவனம் செலுத்துகிறது. சில RFP களுக்கு, கவனம் செலுத்தப்படலாம், மற்றவர்கள் விநியோக நேரங்களிலோ அல்லது தேவையான பொருட்களுக்கான தர தேவைகளிலோ கவனம் செலுத்தலாம்.
RFP ஆவணத்தின் குறிப்பிட்ட அம்சங்கள்
தேவைப்படும் RFP ஆவணத்தின் சில அம்சங்கள் உள்ளன. உதாரணமாக, ஒவ்வொரு RFP க்கும் ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியும், நேரமும் வாடிக்கையாளருக்கு அனைத்து முயற்சிகளும் ஒரு முயற்சியை சமர்ப்பிக்க வேண்டும். அந்த தேதிக்குப் பின்னர் ஏலங்கள் சமர்ப்பிக்கப்பட்டால், அவை நிராகரிக்கப்பட வேண்டும். ஒரு விற்பனையாளர் நேரம் ஒரு முயற்சியில் சமர்ப்பிக்க முடியாது என்றால், இது அமைப்பு மற்றும் ஒருவேளை விநியோக கவலைகளை ஒரு சாத்தியமான பிரச்சினை குறிக்க முடியும்.
எனினும், வாடிக்கையாளர் விற்பனையாளர்களுக்கு ஒரு முயற்சியைச் சமர்ப்பிக்க போதுமான நேரத்தை கொடுக்க வேண்டும். தேவைகள் மிகவும் சிக்கலானதாக இருந்தால், விற்பனையாளர்கள், தேவைகளைப் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய பகுதிகள், பின்னர் புரிந்து கொள்ளக்கூடிய பகுதிகள், பின்னர் ஒரு முயற்சியை வரிசைப்படுத்துதல் ஆகியவற்றைத் தடுக்க ஒரு பதிலளிப்பு குழுவைச் சேர்க்க வேண்டும். RFP இல் வரையறுக்கப்பட்ட காலவரிசை மிகவும் குறுகியதாக இருந்தால், மறுமொழிகள் விரைவாகவும் விற்பனையாளர்களிடமும் முழுமையாக புரிந்துகொள்ளாமல், திட்டத்தின் சிக்கலான தன்மையைக் கருத்தில் கொள்ளலாம். இது தவறான ஏலம் மற்றும் வீணான RFP செயல்முறைக்கு வழிவகுக்கும்.
RFP ஆவணத்தில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள தேவைகளின் மீது விற்பனையாளர்கள் கூடுதல் கேள்விகள் இருந்தால் RFP ஆவணம் செயல்முறையை குறிக்க வேண்டும். விற்பனையாளர்கள் வாடிக்கையாளரை அழைப்பதற்கு அனுமதிக்கப்படக்கூடாது, இது ஒரு விற்பனையாளருக்கு கூடுதல் போட்டியை வழங்குவதற்கு வழிவகுக்கும், இது அவர்களுக்கு ஒரு போட்டித் தன்மையை அளிக்கிறது.
ஒரு மாநாட்டின் அழைப்பை ஏற்பாடு செய்வது சிறந்தது, ஒவ்வொரு விற்பனையாளரின் பிரதிநிதிகளும் வாடிக்கையாளருக்கு மீண்டும் கேட்கும் கேள்விகளை கேட்கவும் கேட்கவும் முடியும். இது ஏலத் திட்டத்தில் நியாயத்தை உறுதிப்படுத்துகிறது.
ஒரு RFP ஆவணம், விற்பனையாளர்களான RFP பதில் வடிவமைப்பை தெளிவாக குறிப்பிட வேண்டும். இது தெளிவாக வரையறுக்கப்படவில்லை என்றால், வெவ்வேறு வடிவங்களில் இருக்கும் பதில்களை அனுப்பவும், விற்பனையாளரின் ஏலத்தை ஒப்பிடவும் சாத்தியமற்றதாக இருக்கும். பிரதி பிரிவில் ஒவ்வொரு பிரிவிலும் விற்பனையாளரிடமிருந்து என்ன தேவை என்பதை அடையாளம் காண வேண்டும், குறிப்புகள், சாத்தியமான குழு உறுப்பினர்கள் மீண்டும் வருவது, விற்பனையாளர்களின் தேவைகளை புரிந்து கொள்ளுதல் மற்றும் விலையினை வடிவமைத்தல் போன்ற ஆவணங்கள். ஒவ்வொரு விற்பனையாளரும் சரியான பிரதிபலிப்பு வடிவத்தில் கடைப்பிடித்தால், இது ஏலம் விடயங்களை எளிதாக்குகிறது.