நல்ல அலுவலகம் மேலாண்மை உங்கள் பாட்டம் வரிக்கு நல்லது
1. அலுவலக நிர்வாக நடைமுறைகளை நிறுவுதல் மற்றும் அவர்களுக்கு ஒட்டிக்கொள்வது.
ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட பணிகள் ஒழுங்காக இயங்குவதற்கும் ஒழுங்காக இயங்குவதற்கும் நீங்கள் விரும்பினால், வழக்கமான நடைமுறைகள் தேவை.
கடித மற்றும் அலுவலக அமைப்புகளை கையாள்வதற்கான நடைமுறைகளை அமைத்தல். உதாரணமாக, முடிந்தால், உங்கள் அலுவலகத்திற்கு வரும் ஒவ்வொரு துண்டு காகிதமும் ஒரு முறை கையாளப்பட வேண்டும், செயல்பட வேண்டும், தாக்கல் செய்யலாம் - ஒரு மேசை மீது தடவப்பட்டிருக்காது. இதேபோல், மின்னஞ்சல்கள் போன்ற டிஜிட்டல் தகவல்தொடர்பு முன்னுரிமை அளிக்கப்பட வேண்டும், மேலும் முடிந்தால் உடனடியாக செயல்பட வேண்டும் அல்லது எதிர்கால நடவடிக்கைக்கு கொடியிட வேண்டும்.
பணிமனைகள், மடிக்கணினிகள், கோப்பு சேவையகங்கள், மல்டிஃபங்க்ஸ் பிரிண்டர்கள் மற்றும் மொபைல் சாதனங்கள் உள்ளிட்ட அலுவலக அமைப்புகள், நிர்வாக மற்றும் அவசர நடைமுறைகள் ஆகிய இரண்டும் தேவைப்படும். கணினியை செயலிழக்கச் செய்யும்போது அல்லது கணினியுடன் தொடர்புடைய உபகரணத் தோல்வியடைந்தால், உங்கள் அலுவலகத்தில் உள்ள அனைவருக்கும் யார் அழைக்க வேண்டும், என்ன செய்யக்கூடாது என்பதை அறிய வேண்டும் (பிரச்சனை தங்களை சரிசெய்ய முயற்சி செய்யுங்கள்). உங்கள் சிக்கலான வணிக தரவுகளைப் பாதுகாப்பதற்கான 3 படிகளைப் பற்றி அறியவும்.
தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்ட பொறுப்புகளை அமைக்கவும்.
நல்ல அலுவலக நிர்வாகமானது, எதைப் பொறுப்பேற்கிறாரோ அதைத் தெரிந்துகொள்ளும் மக்களைப் பொறுத்தது - இது விஷயங்களைச் செய்யும் பொறுப்புள்ளவர்கள் தான்.
உதாரணமாக, உங்களுடைய சிறு வணிகத்திற்கான வாங்குதல் எவர் எப்போது வேண்டுமானாலும் செய்யப்படும்? உங்களுக்கு தேவையான போது அச்சுப்பொறி காகிதத்தை கண்டுபிடிக்க முடியுமா? அனைத்து உபகரணங்கள் மற்றும் பொருட்களை வரிசைப்படுத்தும் பொறுப்பு ஒரு நபர் வைத்து பிரச்சனை தீர்க்கும் மற்றும் விஷயங்களை சீராக இயங்கும் வைத்திருக்கிறது. பணியாளர்களுக்கு நியமிக்கப்பட்ட நபர் பொருட்கள் வழங்குவதற்கு ஏதேனும் கோரிக்கைகளை அனுப்ப வேண்டும் அல்லது மக்களுக்குத் தேவையானவற்றை சேர்க்கக்கூடிய ஒரு கண்ணுக்கினிய இடத்தில் ஒரு கையால் எழுதப்பட்ட பட்டியலை இடுகையிடவும்.
இது கணினி (கணினி) அமைப்புகள் நிர்வாகத்துடன் தான். உங்கள் கணினி அமைப்புகளின் பாதுகாப்பிற்காக நீங்கள் பொறுப்பேற்க வேண்டும் மற்றும் கணக்குகள், கடவுச்சொற்கள், மற்றும் மென்பொருள் போன்ற விஷயங்களை கண்காணித்து கொள்ள வேண்டும். அலுவலக பயன்பாடுகள், கணக்கியல் மென்பொருள் மற்றும் தரவு சேமிப்பகத்திற்கான கிளவுட் அடிப்படையிலான கணினிகளைப் பயன்படுத்தி சிறு வணிகங்களுக்கு சிறந்த தீர்வாகும், ஆனால் பயனர்கள் சேர்ப்பது / நீக்குதல், அனுமதிப்பத்திரம் வழங்கல் போன்ற நிர்வாகப் பணிகளைச் செய்ய உங்களுக்கு நம்பகமான நபரை நியமிக்க வேண்டும்.
3. பதிவுகளை வைத்திருங்கள் - உங்கள் வணிக பதிவுகளை மேம்படுத்தவும்.
பதிவுகள் வைத்திருப்பது நல்ல அலுவலக நிர்வாகத்தின் மிகச்சிறந்த பகுதியாகும் - நீங்கள் அந்த ஆவணங்களை அணுகும் மற்றும் புதுப்பித்துக்கொள்ள வேண்டியது அவசியம் என்பதை நீங்கள் கருதுகிறீர்கள். ஆனால் ஒரு நல்ல அலுவலக மேலாளர் என்ற முதல் விதி உங்களுக்கு ஒரு பிடியில் உதவுகிறது; பதிவு அலுவலக அலுவலகத்தை புதுப்பித்துக்கொள். ஒரு புதிய வாடிக்கையாளர் அல்லது கிளையன் கிடைத்தால், உங்கள் தொடர்புத் தரவுத்தளத்தில் அவரை நுழைய ஒரு கணம் தேவை. நீங்கள் ஃபோனில் பேசிய பிறகு, அதைப் பதிவு செய்ய மற்றொரு நிமிடம் அல்லது இரண்டு நிமிடங்கள் மட்டுமே ஆகும்.
(குறிப்பு, மேலும் பெரும்பாலான அதிகார எல்லைகள் வாடிக்கையாளர் தகவலை கையாளும் முறையை ஒழுங்குபடுத்தும் தனியுரிமை சட்டங்களைக் கொண்டுள்ளன.)
4. உங்கள் அலுவலகத்தில் நடந்து, உட்கார்ந்திருங்கள்.
உங்களுடைய அலுவலகம் ஸ்பேஸ் மேனேஜ்மென்ட் அல்லது ஸ்பேஸ் தவறான நிர்வாகத்தின் உதாரணம் தானே?
நீங்கள் அலுவலகத்திற்குச் செல்லும்போது, தடைகளைச் சுற்றிக் கொண்டிருக்கிறீர்களா அல்லது எதையாவது ஓட்டிச் செல்வதற்கான அபாயத்தைச் செய்ய வேண்டுமா?
நீங்கள் ஒரு மேஜையில் உட்கார்ந்தால், அங்கே உண்மையில் வசதியாக வேலை செய்யலாமா? விஷயங்களை தர்க்கரீதியாக ஏற்பாடு செய்தால், நீங்கள் மேசைக்கு மிக அதிகமாகப் பயன்படுத்தும் விஷயங்கள் மிக நெருக்கமாக இருக்கின்றனவா?
இப்போதெல்லாம் அலுவலகங்கள் மீது நெரிசலான நிறைய விஷயங்கள் உள்ளன, அச்சுப்பொறி இருந்து பெட்டிகளும் தாக்கல் மூலம் உள்ளது. நல்ல அலுவலக நிர்வாகத்திற்காக, அலுவலகத்தில் உள்ள அனைத்து பொருட்களும் அதிகபட்ச திறன் மற்றும் அதிகபட்ச பாதுகாப்புக்காக ஏற்பாடு செய்யப்பட வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்த வேண்டும். சிறிய அல்லது வீட்டு அலுவலகம் வடிவமைப்பு அடிப்படைகள் உங்கள் அலுவலக இடத்தை சக்தி, விளக்கு மற்றும் காற்றோட்டம் தேவைகளை பாதுகாப்பாக உதவிக்குறிப்புகளை வழங்குகிறது.
5. கடினமான பணியைத் திட்டமிடுங்கள்.
நீங்கள் செய்ய விரும்பாத விஷயங்களை அணைக்க மிகவும் எளிதானது, பெரும்பாலான வணிகர்கள் தாக்கல் , கப்பல் மற்றும் பெறுதல் போன்ற பணிகள் அனுபவிக்கவில்லை, அல்லது கணக்கு மேலாளர்கள் - கூட அலுவலக மேலாளர்கள்.
துரதிருஷ்டவசமாக, ஒரு சமையலறையைப் போன்ற அலுவலகம், வேலைகளை செய்யாமல் நன்றாக செயல்படாது.
நீங்கள் ஒரு சிறிய வியாபார உரிமையாளராக இருந்தால், நீங்கள் வேறொருவரிடம் சலிப்பு அல்லது விரும்பத்தகாத வேலையைச் செய்ய முடியாவிட்டாலும், ஒவ்வொரு வாரமும் நேரத்தை திட்டமிடுவதன் மூலம் தொடர்ந்து அதைப் பெற உங்களை கட்டாயப்படுத்துங்கள். உதாரணமாக காலை அல்லது பிற்பகுதியில் எடுத்துக் கொள்ளுங்கள், மேலும் குளிர்ந்த அழைப்புகளை மேற்கொள்வது, முன்னுரிமை அல்லாத மின்னஞ்சல் விசாரணைகள், சமூக ஊடக இடுகைகளை உருவாக்குவது , கணக்கியல் அல்லது பதிவுகளை புதுப்பித்தல் ஆகியவற்றை செய்வதற்கு செலவழிக்கின்றன.
6. பிரதிநிதி மற்றும் அவுட்சோர்ஸ்.
பரிபூரண உலகில், அனைவருக்கும் அவர் என்ன செய்ய வேண்டும், என்ன செய்தார், நன்றாக செய்தார். உலகம் சரியானது அல்ல, மாறாக, நிறைய பேர் மக்கள் நலனுக்காக நேரம் அல்லது திறமை இல்லை என்று செய்கிறார்கள்.
ஒப்படைத்தல் மற்றும் அவுட்சோர்ஸிங் உங்கள் சிறு வியாபார அலுவலக நிர்வாகத்தை மேம்படுத்துவது மட்டுமல்லாமல், உங்கள் திறமைகளில் கவனம் செலுத்துவதன் மூலம் இலவசமாகவும், அதையொட்டி உங்கள் கீழே வரி மேம்படுத்தவும் முடியும். ஒரு பகுதி நேர அல்லது மெய்நிகர் உதவி உங்கள் அலுவலக அல்லது நிர்வாக பணிகள் பல கையாள முடியும். Delegating பற்றி மேலும் அறிய, Delete to Decide .
7. வியாபார திட்டமிடல் ஒரு முன்னுரிமை.
பல சிறிய வணிக உரிமையாளர்கள் தங்கள் நாட்களை நடித்து, செயல்படுகிறார்கள் - அவர்கள் சக்கரங்களை ஏன் சுழற்றுவது போல் தெரியவில்லை. வியாபார திட்டமிடல் என்பது நல்ல அலுவலக நிர்வாகத்தின் ஒரு முக்கிய அங்கமாகும், உங்கள் வழக்கமான அலுவலக மேலாண்மை வழக்கமான பகுதியாக இருக்க வேண்டும்.
வெற்றிகரமான சிறு வியாபார உரிமையாளர்கள் ஒவ்வொரு வாரமும் வியாபார திட்டமிடலில் நேரத்தை செலவிடுகின்றனர், மேலும் தினசரி வணிக திட்டமிடல் அமர்வுகள் இலக்கு மற்றும் வளர்ச்சிக்கு ஒரு கருவியாக பயன்படுத்துகின்றன.
இந்த வணிக திட்டமிடல் வழிகாட்டி உங்கள் வணிக திட்டமிடல் முயற்சிகளை மேற்கொள்வதற்கான சிறந்த அறிமுகம் ஆகும்; இது உங்கள் சிறு வியாபாரத்திற்கான வியாபார திட்டமிடல் கட்டமைப்பை வழங்குகிறது மற்றும் வணிக இலக்குகளை அமைப்பதற்கான விதிகள் மூலம் ஒரு பார்வை அறிக்கையை எழுதுவதில் இருந்து எல்லாவற்றையும் ஆதாரமாக வழங்குகிறது.
நீங்கள் ஊழியர்கள் இருந்தால், வணிக திட்டமிடலில் அவற்றை முறையாக அல்லது முறைசாரா முறையில் ஈடுபடுத்த வேண்டும்.
நீங்கள் வித்தியாசத்தை நேசிப்பீர்கள்
குழப்பம் வியாபாரம் செய்வதில் தலையிட வேண்டாம். நல்ல அலுவலக நிர்வாகத்தின் இந்த ஏழு கொள்கைகளை நீங்கள் பயன்படுத்துவதை ஆரம்பித்துவிட்டால், நல்ல அலுவலக நிர்வாகத்தை நீங்கள் வியப்பாகக் கருதுவீர்கள் - மேலும் எவ்வளவு தொழில் செய்கிறீர்கள்.
மேலும் காண்க:
கிளவுட் கம்ப்யூட்டிங் ஏன் சிறிய வணிகங்களுக்கு சிறந்தது