நீங்கள் W-2 படிவங்களை தயாரித்தல் மற்றும் பகிர்வதற்கு முன்

01 - நீங்கள் சரியாக வேலைபார்க்கும் தொழிலாளர்கள் பணியாளர்களாக இருப்பதை உறுதி செய்யுங்கள்

பணியாளர் ஒரு பணியாளராக பணிபுரிபவர் பணிபுரியும் திசையில் வேலை செய்கிறார். பொதுவாக, ஒரு நிறுவனத்திற்கு சேவை செய்யும் எவரும் ஒரு ஊழியர் என்றால் என்ன செய்வதென்பதையும், அது எவ்வாறு நடக்கும் என்பதையும் கட்டுப்படுத்த முடியும்.

மறுபுறம், சுயாதீனமான ஒப்பந்தக்காரர் ஒரு தனிநபரோ வணிகமோ, அது மற்றொரு தனிநபர் அல்லது வியாபாரத்திற்கு சேவை வழங்குகிறது. சுயாதீனமான ஒப்பந்தக்காரர் ஒரு தனி வியாபார நிறுவனம் மற்றும் ஊழியராக கருதப்படுவதில்லை. சுயாதீனமான ஒப்பந்தக்காரர்களுக்கான சில எடுத்துக்காட்டுகள் ஆலோசகர்கள், முகவர்கள் அல்லது தரகர்கள். சுயாதீனமான ஒப்பந்தக்காரர்களின் வேலை பெரும்பாலும் வியாபாரத்திற்கு அத்தியாவசியமான அல்லது அவசியமில்லை; உதாரணமாக, ஒரு சுத்தம் சேவை, ஊதிய செயலி, அல்லது தகவல் சேவை.

ஊழியர்கள் அல்லது சுயாதீன ஒப்பந்தக்காரர்களாக தொழிலாளர்களை வகைப்படுத்துவது பற்றி மேலும் அறிந்து கொள்ளவும் , உதவிக்காக ஒரு வேலைவாய்ப்பு வழக்கறிஞரைக் கலந்தாலோசிக்கவும்.

02 - நடப்பு ஆண்டிற்கான விநியோகம் மற்றும் பதிவு தேதிகளைப் பரிசோதித்தல்

W-2 செயல்முறைகளில் இரண்டு படிகள் உள்ளன. முதல் படி ஊழியர்களுக்கு W-2 படிவங்களை விநியோகிக்கிறது. இரண்டாவது படி இந்த படிவங்களை சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகத்துடன் இணைக்க வேண்டும். (எஸ்எஸ்ஏ)

SSA உடன் பணியாளர்களுக்கும் விநியோகத்திற்கும் இருவருக்கும் கடைசி நாள் அடுத்த ஆண்டு ஜனவரி 31 ஆகும். வரி மோசடிகளைத் தவிர்ப்பதற்கு SSA தாக்கல் செய்வதற்கு ஒரு புதிய முந்தைய காலக்கெடு இது. W-2 மற்றும் 1099 காலக்கெடுவைப் பற்றி மேலும் வாசிக்க .

ஜனவரி மாதத்தில் பணியாளர்களுக்கு அவர்களின் படிவங்களை நீங்கள் வழங்குவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், எனவே அவர்கள் பிழைகளைத் தடுக்க, அவற்றை மறுபரிசீலனை செய்ய நேரம் கிடைக்கும்.

03 - பணியாளர் W-4 படிவங்களை சரிபாருங்கள்

எல்லா ஊழியர்களுக்கும் கோப்பையில் W-4 படிவத்தை முதலாளிகள் வைத்திருக்க வேண்டும். படிவம் W-4 ஒரு ஊழியர் கூட்டாட்சி வருமான வரி விலக்குதல், திருமண நிலை, நம்பகத்தன்மையின் எண்ணிக்கையை, மற்றும் கூடுதல் கூடுதல் தொகைகளை நிறுவுதல் ஆகியவற்றின் அளவை தீர்மானிக்க தேவையான தகவல்களை கொண்டுள்ளது.

படிவம் W-4 வேலைக்கு முடிக்கப்பட வேண்டும், எந்த நேரத்திலும் ஊழியர் ஒரு மாற்றத்தை செய்ய விரும்புகிறார். ஊழியர் தனிப்பட்ட தகவல் (திருமண நிலை மற்றும் நம்பகத்தன்மையின் எண்ணிக்கை உட்பட) மாற்றங்கள் அல்லது ஊழியர் முகவரி மாற்றங்கள் செய்தால் ஊழியர் W-4 படிவத்தை மாற்ற வேண்டும். ஊழியர் வாங்கும் அளவு மாற்றுவதற்கு எந்த நேரத்திலும் W-4 படிவத்தை மாற்றலாம் .

ஒவ்வொரு வருடமும் ஆண்டின் இறுதிக்குள், தனிப்பட்ட தகவல்கள் துல்லியமாக இருப்பதை உறுதி செய்வதற்காக, W-4 படிவத்தை மதிப்பாய்வு செய்ய அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் பணிபுரிய வேண்டும்.

ஊழியர்கள் துல்லியமானதாகவும், படிவம் W-4 இல் உள்ள தற்போதைய தகவலையும் W-2 படிவங்களை தயார் செய்து விநியோகம் செய்ய உதவுவதாக உறுதிசெய்கிறது.

04 - W-2 படிவங்களுக்கான சம்பளப்பட்டியல் தகவல்களை சேகரித்தல்

முதலாவதாக, அனைத்து W-2 படிவங்களுக்கும் உங்கள் நிறுவனத்தைப் பற்றிய சில அடிப்படை தகவல்கள் உங்களுக்குத் தேவைப்படும்:

• உங்கள் நிறுவனத்தின் முதலாளியின் அடையாள எண்
• வணிகத்தின் பெயர், முகவரி மற்றும் அஞ்சல் குறியீடு
• உங்கள் நிறுவனத்தின் மாநில வரி அடையாள எண்

பின்னர், நீங்கள் ஒவ்வொரு ஊழியரிடமும் தகவல்களை சேகரிக்க வேண்டும், தனிப்பட்ட தகவல் மற்றும் ஊதிய விவரங்கள் ஆகிய இரண்டும்:

• பணியாளர் பெயர் மற்றும் முகவரி மற்றும் சமூக பாதுகாப்பு எண் அல்லது பிற வரி அடையாள எண்
• அந்த ஊழியருக்கு செலுத்தப்படும் தொகை: மொத்த ஊதியங்கள், குறிப்புகள் மற்றும் பிற இழப்பீடு
• கூட்டாட்சி வருமான வரி விலக்கு
• சமூக பாதுகாப்பு ஊதியம் (வருடத்திற்கு சமூக பாதுகாப்பு அதிகபட்ச தொகை வரை)
• உயர் வருவாய் ஊழியர்களுக்கான கூடுதல் மருத்துவ வரி உட்பட, மருத்துவ ஊதியங்கள் மற்றும் உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் மருத்துவ வரி ஆகியவை அடங்கும்.
• ஒதுக்கப்பட்ட ஊழியர் உதவிக்குறிப்புகள் வழங்கப்பட்டன
• பணியிடங்களுக்கான நஷ்டஈடு சார்ந்த நன்மைகள் மற்றும் பணியாளர்களுக்கு வரி செலுத்தும் மற்ற நன்மைகள்
• ஊழியர் பணியாற்றும் ஒவ்வொரு மாநிலத்திற்கும், அரசு ஊதியங்கள் மற்றும் உதவிக்குறிப்புக்கள் மற்றும் அரசு வருமான வரி ஆகியவை அடங்கும்
• உள்ளூர் ஊதியங்கள் மற்றும் உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் உள்ளூர் வருமான வரி ஆகியவை விலக்கப்பட்டுள்ளன.

05 - விமர்சனம் W-2 நடைமுறைப்படுத்துதல் - W-2 எவ்வாறு உருவாக்கப்படும்?

உங்கள் நிறுவனம் ஊதிய செயலாக்கத்தில் புதியதாக இருந்தால், உங்கள் ஊதிய நிலை சமீபத்தில் மாறியிருந்தால், பணியாளர்களுக்கான இறுதி ஆண்டு அறிக்கைகளை கண்டுபிடித்து, முடித்து, விநியோகிப்பதற்கான செயல்முறையை மதிப்பாய்வு செய்வது நல்லது. நீங்கள் ஒரு அலுவலக விநியோக அங்காடி, உங்கள் CPA, வரி அல்லது கணக்கியல் மென்பொருள் அல்லது ஐஆர்எஸ் இருந்து W-2 படிவங்களை பெற முடியும்.

குறிப்பு: IRS அல்லது வேறு இணையத்தில் W-2 படிவங்களை நீங்கள் பதிவிறக்க முடியாது. W-2 வடிவத்தில் ஒரு நகல் சிவப்பு மை ஒரு குறிப்பிட்ட நிறம் உள்ளது மற்றும் நகல் முடியாது. நீங்கள் சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகியுடன் ஒரு குறிப்பிட்ட IRS படிவத்தை நகலெடுக்க வேண்டும் (இது பிப்ரவரி இறுதியில் சமூக பாதுகாப்புடன் நீங்கள் வைத்திருக்கும் நகல் மற்றும் கோப்பில் உள்ளது).

W-2 படிவங்களைத் தயாரிப்பதற்கான சில விருப்பங்கள்:

• கணக்கியல் மென்பொருள் பயன்படுத்தி . நீங்கள் ஒரு சில ஊழியர்கள் மட்டுமே இருந்தால், நீங்கள் கணக்கியல் மென்பொருளைப் பயன்படுத்தினால், இந்த மென்பொருளைப் பயன்படுத்தி W-2 படிவங்களைத் தயாரிப்பதற்கு நீங்கள் கூடுதல் இணைப்பை வாங்கிக்கொள்ளலாம்.
• வரி தயாரிப்பு மென்பொருளைப் பயன்படுத்துதல். நீங்கள் பொதுவான வரி தயாரிப்பு மென்பொருள் நிரல்களில் ஒன்று, ஆன்லைனில் அல்லது டெஸ்க்டாப் பதிப்பில் பயன்படுத்தினால், இந்த மென்பொருளின் வணிக பதிப்பை நீங்கள் வாங்கியுள்ளீர்கள், W-2 செயலாக்கம் சேர்க்கப்பட்டுள்ளதா எனப் பார்க்கவும். ஷெர்லி எல்ப்ளாட், பைனான்சியல் மென்பொருளுக்கு வழிகாட்டி, வரி மென்பொருள் மதிப்புரைகளில் ஒரு கட்டுரை உள்ளது
• வாங்கிய W-2 வடிவங்களைப் பயன்படுத்துதல் . பிரதான அலுவலக விநியோக நிறுவனங்கள் ஒரு குறுவட்டு மென்பொருளுடன் உபயோகிக்க முன் அச்சிடப்பட்ட W-2 படிவங்களைக் கொண்டுள்ளன, அவை இந்த படிவங்களை கைமுறையாக உள்ளிடுவதற்கு உங்கள் அச்சுப்பொறியில் தகவலை உள்ளிடுவதற்கு அனுமதிக்கிறது.

W-2 படிவங்களை பூர்த்தி செய்வதற்கும், அச்சிடுவதற்குமான எந்தவொரு முறையும் W-3 பரிமாற்ற வடிவங்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும் .

06 - ஊழியர்களுக்கான W-2 படிவங்களை எவ்வாறு விநியோகிப்பது என்பதைத் தீர்மானித்தல்

நீங்கள் W-2 படிவங்களை உருவாக்கியவுடன், உங்கள் அடுத்த முடிவு ஊழியர்களுக்கு எவ்வாறு விநியோகிக்க வேண்டும் என்பதுதான். ஊழியர்களுக்கான W-2 படிவங்களை விநியோகம் செய்வதற்கான காலக்கெடு ஆண்டின் ஜனவரி 31 ஆம் தேதியன்று வரி வருமானம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். உதாரணமாக, 2016 வரி ஆண்டு W-2s விநியோகிக்கப்பட வேண்டிய முதலாளிகள் ஜனவரி 31, 2017 வரை அவர்களுக்கு விநியோகிக்க வேண்டும்.

ஊழியர்களுக்கு அச்சிடப்பட்ட W-2 படிவங்களை விநியோகிப்பதற்கு உங்களுக்கு இரண்டு விருப்பத்தேர்வுகளைக் கொண்டுள்ளன: அவற்றை மின்னஞ்சல் அல்லது நபரிடம் பணியாளர்களுக்கு விநியோகிக்கவும். ஒரு பணியாளர் தமது W-2 படிவத்தை நபரிடம் எடுத்துக் கொண்டால், இது செய்யப்பட்டுள்ளதா என்பதைப் பற்றிய கேள்விகளைத் தவிர்க்க, நீங்கள் அந்தப் பணியாளர் எடுத்த எடுப்பில் பணியாளர் கையெழுத்திட வேண்டும்.

07 - ஊழியர்களுக்கான W-2 படிவங்களை அனுப்புவதற்கு முன்னர் பிழைகளை சரிபார்க்கவும்

சிக்கல்களைக் குறைத்தல் மற்றும் W-2 வடிவங்களை மீண்டும் அனுப்புதல், இந்த சரிபார்ப்புப் பட்டியலைப் பயன்படுத்தி, பிழைகளுக்கு W-2 படிவங்களை சரிபார்க்கவும். பொதுவான W-2 பிழைகள் தவறான ஆண்டு படிவத்தைப் பயன்படுத்தி, தகவலைச் சேர்க்க தவறிவிட்டன, தவறான பெட்டியில் தகவலை வைத்து, அதிகபட்சமாக சமூக பாதுகாப்பு நிறுத்துவதை நிறுத்தத் தவறிவிட்டன.

08 - நகல் W-2 படிவங்களுக்கு பணியாளர் கோரிக்கைகளை கையாளுதல்

ஊழியர்கள் அடிக்கடி W-2 படிவங்களை தவறாக அல்லது இழக்கிறார்கள் மற்றும் அவர்கள் உங்கள் W-2 படிவத்தின் நகலைக் கோருமாறு உங்கள் ஊதிய திணைக்களத்தில் வரலாம். நீங்கள் W-2 படிவங்களை விநியோகிக்க முன், இந்த கோரிக்கைகளை நீங்கள் எவ்வாறு கையாள்வீர்கள் என்பதை கவனியுங்கள்:

• உட்புற வடிவங்களை அச்சிட்டிருந்தால், W-2 படிவத்தை வெறுமனே மறுபதிவு செய்யலாம் அல்லது அதை கொடுக்கவோ அல்லது பணியாளருக்கு அதை அனுப்பவோ முடியும்.
• வெளிப்புற ஊதிய சேவை மூலம் படிவம் தயாரிக்கப்பட்டிருந்தால், அவை படிவத்தை மறுபதிப்பு செய்வதற்கும் அஞ்சல் அனுப்புவதற்கும் நீங்கள் கட்டணம் வசூலிக்கலாம். ஊழியர்களுக்கு முதலில் ஒரு போலிப் படிவத்தை அல்லது ஒரு வருடத்தின் இரண்டாவது நகல் (அது நடக்கும்!).

நீங்கள் எதை முடிவு செய்தாலும், பணியாளர்களுக்கான போலி படிவங்களைப் பற்றி உங்கள் கொள்கைகளைத் தெரிவிப்பது நல்லது. போலி வடிவங்களுக்கான கட்டணம் வசூலிக்கப்பட்டால், தீவிரமானதாக தோன்றலாம், ஆனால் நீங்கள் சமாளிக்க வேண்டிய இழந்த வடிவங்களின் எண்ணிக்கையை குறைக்கலாம்.

09 - சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகத்துடன் W-2 மற்றும் W-3 படிவங்களை தாக்கல் செய்தல்

நீங்கள் W-2 படிவங்களை எவ்வாறு தயாரிப்பது மற்றும் பணியாளர்களுக்கு (வரி ஆண்டுக்குப் பிந்தைய வருடம் ஜனவரி 31 ஆம் தேதிக்குள்) இந்த படிவங்களை எவ்வாறு விநியோகிப்பது என்பதை முடிவு செய்த பின்னர், உங்கள் அடுத்த முடிவை சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகத்துடன் (SSA) .

அனைத்து W-2 படிவங்களும் சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகத்தில் தாக்கல் செய்யப்பட வேண்டும், மேலும் பரிமாற்ற வடிவமான W-3 உடன் இணைக்கப்பட வேண்டும் . இந்த படிவங்களை சமர்ப்பிக்க இரண்டு விருப்பங்கள்:

• சமூக பாதுகாப்பு வலைத்தளத்தின் வணிக சேவைகள் ஆன்லைன் பிரிவில் நீங்கள் ஆன்லைனில் பதிவு செய்யலாம். நீங்கள் முதலில் பதிவு செய்ய வேண்டும், பின்னர் ஆன்லைனில் பொருத்தமான படிவங்களை பூர்த்தி செய்ய வேண்டும். நீங்கள் BSO உடன் ஆன்லைனில் பதிவு செய்தால், W-3 படிவங்களை நீங்கள் சேர்க்க வேண்டியதில்லை.
• நீங்கள் சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகத்திற்கு W-2 படிவங்களை படிவம் W-3 உடன் சேர்த்து அனுப்பலாம்.

W-3 படிவத்தை எவ்வாறு தயாரிப்பது என்பது பற்றிய கூடுதல் தகவல்கள் இங்கே.

10 - W-2 படிவங்களை விநியோகம் செய்ய மாநில விதிமுறைகளை சரிபார்க்கவும்

ஒரு பணியாளருக்கு W-2 படிவத்தை பூர்த்தி செய்யும்போது, ​​அந்தப் படிவத்தின் ஒரு பகுதி (நகல் 1) பணியாளர் வேலை செய்யும் மாநிலத்திற்கு சமர்ப்பிக்க வேண்டும். ஊழியர் ஒருவர் ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட மாநிலங்களில் வேலை செய்தால், நீங்கள் ஒவ்வொரு மாநிலத்திற்கும் W-2 படிவத்தின் நகலை சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.

ஒவ்வொரு மாநிலத்திலும் W-2 படிவங்கள் மற்றும் எந்த டிரான்மிட்டல் படிவங்களையும் சமர்ப்பிப்பதற்கான வேறுபட்ட தேவைகள் உள்ளன. மாநிலத்தின் தேவைகள் அறிய உங்கள் மாநிலத்தின் வரிவிதிப்பு ஆணையம் அல்லது மாநில வருவாய்த் துறையுடன் சரிபார்க்கவும்.

புதுப்பிப்பு: பல மாநிலங்கள் SSA உடன் W-2 களை தாக்கல் செய்ய ஜனவரி 31 ம் திகதிக்கு முன்பே புதியதாக உறுதி செய்யப்படுகின்றன.

மாநில ஊதிய வரிகள் பற்றி மேலும் வாசிக்க .